2010年是档案馆深入学习实践发展观，促进档案工作又好又快发展最见成效的一年；也是我校深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》，全面启动档案工作规范管理达标升级和干部人事档案达标，实现高起点跨越式发展的关键性一年。一年来，在学校党委行政的正确领导下，在全校各单位部门的大力支持和协助下，档案馆紧紧围绕达标工作中心，直面落后，克难奋进，励精图治，争先创优，彻底改变了我校档案工作多年来一直处于馆藏基础薄弱、规范管理水平较低的落后局面，全面完成了档案工作规范管理AA达标的各项备检工作（我们自评分94分，95分及以上为AAA，省档案局答复元月十号前后来校验收），圆满实现了年初责任书规定的预期目标。现总结汇报如下：

一、加强思想武装，树立高度的责任感和使命感，凝聚精气神，全力以赴确保达标目标实现。

从去年12月25日学校召开达标工作动员大会到今年12月25日，我们用了整整一年的时间完成AA达标的各项备检工作。我们从抓政治理论学习统一思想认识入手，紧密结合工作实际，扎实开展学习实践科学发展观活动和干部作风能力建设，激励和调动大家干事创业的斗志和士气，全馆员工积极投身达标工作，凝聚精气神，立足岗位，建功立业。这一年，全馆同志们几乎没休过一个完整的双休日和五一、十一、中秋等长短假，甚至整个暑假也有三分之二的时间在加班，下半年更是每天工作到晚上9点半以后才回家。馆内好几位同志家中老人或小孩手术住院，他们因为任务紧迫而不能在病床边守护，他们心中虽然也有对家人的愧疚，但他们并没有丝毫对工作的抱怨。是强烈的事业心和崇高的使命感驱使他们以工作为重，把任务一天一天地往前赶！

二、采取切实有效措施，清除归档工作死角，根治“断档”问题，摸清馆藏家底。

主要措施：①效法本科教学评估迎评做法，给全校各单位部门下达收集指令，限期移交进馆；②采取“零报告存档”措施，督促少数配合不积极，移交不彻底的单位部门必须一次性交清属立卷归档范围内的所有材料；③花大气力抢救补充归档案卷内缺失材料；④充分发挥达标工作督导员作用，由督导员带领收集与整理业务指导部的同志多番深入各单位部门上门帮教，现场指导；⑤请求纪检监察协助，强化问责追究。

完成情况：从文件到档案一般需要20余道整理工序，在这一过程中，共整理打印归档文件目录3814页；补充案卷内缺失正本文件及处理笺1000余份；修改“三色笔”文件4000余份；补盖发文印章500余份；编印近五年学校党政文件汇编文件500余份。对过去散存于人事、教务、科研、继续教育学院和各二级学院的历史档案材料进行了彻底清收，集中存馆，基本实现了“当收则收，一年补齐”的预期设想，使过去不足万卷的馆藏量猛增到现在的近1.8万卷（盒），目前，《高等学校档案管理办法》中规定的11大类档案除产品档案外我们应有尽有，彻底清除了全校范围内立卷归档移交进馆工作的死角。  

现有馆藏总量17962卷（盒），共包括5个全宗。

按照全宗进行统计，其中襄阳师范高等专科学校档案 5385卷（盒），襄樊职业大学档案1386卷（盒），襄樊教育学院档案1397卷（盒），湖北省工艺美术学校档案390卷（盒），襄樊学院档案7612卷（盒），另加照片档案85 卷（盒）、录像带60盒，干部人事档案1647卷（盒）。

按照《高等学校档案实体分类法》进行归类统计，其中党群类档案843卷，行政类档案1071卷，学生类档案1128卷，教学类档案924卷，科研类档案252卷，基本建设类档案701卷，仪器设备类档案90卷，出版类档案74卷，外事类档案46卷，财会类档案11041卷，声像档案145卷。

三、加强档案信息化建设，从零起步，实现数字化档案与校园网对接。

（一）工艺流程：该项工程工序繁多，组织实施过程有很高的技术含量：

（一）软件平台搭建

  ①硬件平台搭建和软件安装

  ②档案管理软件设置规则制定

  ③档案管理软件系统设置与测试

  ④档案管理软件用户培训

（二）纸质档案数字化加工

1、目录级扫描加工

①目录整理与汇总：根据十一大类的不同归档方法，对原2133个不同规格的电子目录表格，按照标准系统导入格式进行信息填充、分类汇总成23个电子目录表格，共计21314条目录。

②目录格式转换系统导入

③目录校对与修改

④目录打印： 2133个目录，共计3814页。

⑤目录装订、制作检索工具共计35册。

2、原文级扫描加工

①原文扫描共计 1391卷（盒） 20余万 张；

②原文除污与合并，生成8576件电子档案文件；

③原文挂接；

④原文核对与修改

（二）完成效果：本年度我馆积极争取学校各方面支持，随着专业人才的引进和专业软件、服务器的逐步到位，我们积极配合档案数字化扫描加工专业公司，突击2个多月，日夜加班，对合并以来除会计档案外的所有馆藏案卷进行了目录级扫描，对查阅利用频繁、保存期限在30年以上的所有案卷进行了文件级扫描，共计20余万张。目前这些扫描数据已通过专业软件上传专用服务器，实现了与校园网的完全对接，使足不出户看档案变成了现实，这一预期目标任务的完成，确保了达标评分标准中的专项分值15分的足额到手，AA达标胜券在握，同时也为下一步数字化档案建设和AAA达标奠定了坚实的基础。

四、科研工作和档案编研工作取得突破性进展。

科研工作：

我馆专职人员共有5篇论文发表于《兰台世界》、《档案与建设》等核心期刊；

主持校级科研立项1项，

积极争取主持湖北省教育厅人文社会科学研究立项1项，参与校级以上教学和科研项目4项。

编研工作：

编制检索工具35册。

编写《襄樊学院馆藏档案全宗说明》（0.85万字）、

编写《襄樊学院党政组织发展简史》（2.7万字）、

编写《襄樊学院合并组建以来历年大事记》（5.2万字）；

编写《襄樊学院1998年—2009年年鉴》（3.55万字）

编写《合并以来进馆案卷立卷说明》（2.7万字）

完成上述工作共翻阅馆藏档案文件3000余份；参考近150万字的图书资料；走访学校相关部门负责人22人次，组织简史涉及全校副处级（包含）以上人员达2000余人次。最终编研成果达13.7814万字。

五、牵头组织实施并完成了学校中层干部和教授副教授档案的审核与整理工作。

背景前提：

①我校曾于2003年前后按照上级要求开展干部人事档案目标管理达标工作，但由于种种原因此项工作行而未果。

②2009年11月，我校再次接到省委组织部通知，周书记批示由档案馆牵头，组织人事部门全力配合确保此项工作在2010年通过验收；  

③学校2010年的责任目标工作中并没有提及；

④该项工作在一缺专项经费二缺工作专班的情况下展开。

完成情况：对照省委组织部检查验收标准，自查评分基本达到90分的合格要求。此项工作共收集档案材料3554份，追补材料536份，确认295人档案中的“三龄一历”问题，整理档案材料达3.5万余份。从收集、清缺、补缺、核实档案信息、规范完善手续、分类排序、裁剪裱糊、打印目录及标签、编写页码到最后排列上架多达10余道工序；最后确认的295位备检人档案我们每卷盒材料至少过手8遍。

六、倡导真诚热情服务，克服困难，随到随查

立馆之基在馆藏，办馆宗旨在服务。本年度，在紧张的达标备检工作过程中，克服库房改造、排架调整、案卷清理、整合组卷和拆卷扫描等实际困难，从未中断每天的查借利用服务。据阅文室有关记录统计，我馆本年度年共接待校内外查阅利用档案（包括干部档案和毕业生校友档案）达1000余人次，共计查阅案卷达5000余卷次；校史馆每年接待校内外包括新生入学教育参观达5000余人次。

七、圆满完成年度常规工作。

①统筹指导全校各单位部门2009年文件材料立卷归档工作，确保了按时移交进馆，排架组卷共计302卷；

②利用暑假完成2010届毕业生档案（2821份）的收集、整理、核对和转寄工作，继续保持零差错；

③年底前完成了2010级新生高中档案（4299份）和2011届毕业生高中档案（3223份）的收集进馆工作，对经核查确有缺档问题的档案已通知所在学院告知当事学生利用寒假回校补齐，尽量减少了隐患发生。

八、克服困难，消除安全隐患，积极改善馆舍条件，实现“三室独立”，顺利通过省档案局安全检查。

今年上半年，我馆根据省档案局有关通知要求，结合达标工作实际，充分考虑办公楼用房困难，自行设计了调整馆内库房调整改造方案，增设了专门阅文室，实现了“三室独立”的基本馆舍要求；积极争取相关部门支持，为馆区增设了防盗门窗，更新了灭火器材，加装了防晒窗帘。从而消除了影响档案安全的各种隐患，确保了达标安全分值到手。

九、存在不足与新的一年工作设想。

存在不足：

①组织协调力度不够，未能很好地争取一些部门对达标工作的理解和支持，致使少数专业档案留下备检隐患；

②对移交进馆的历史文件材料缺乏必要的严格鉴定，导致文件重复保存，影响案卷质量；

③对兼职档案人员的评先表优活动开展不够；

④馆内过分强调任务紧迫，忽略了劳逸结合，挫伤了同志感情。

来年打算：

新的一年，档案馆将以积极整改达标工作不足和问题为工作切入点，虚心遵照专家意见，不断丰富馆藏，提升馆藏底蕴，进一步规范和完善档案管理工作，提高档案服务利用效益，使档案工作在学校十二五规划的开局之年再上新的台阶。

档案馆2011年工作计划

2011年是我校进一步转变发展方式，建设教学研究型大学，实现“十二五”规划的开局之年。档案馆将深入学习贯彻校党委一届五次全会精神，紧扣“内涵发展，提升实力，彰显特色”这一发展主题，进一步规范档案管理，夯实馆藏基础，提升办馆底蕴，提高档案服务效益，为实现AAA等级达标，建设省级先进档案馆迈出坚实的第一步。 

一、虚心接受AA达标评审专家意见，切实整改薄弱环节。

二、着手实物档案收集整理，启动陈列馆布展，力争年内开馆。

三、积极争取相关部门支持，启动全校教职工人事档案的清核整理工作。

四、进一步加强兼职档案员培训，加强对重点部门和二级学院档案工作指导，做好上年度文件材料立卷归档和移交进馆工作。

五、做好2008、2009级在校学生高中档案收集移交进馆工作，以及2011届毕业生档案整理和转寄工作。

六、加强馆藏清理，着手对过去撤并机构文件材料的整理立卷。

                                       襄樊学院档案馆

                                        2010.12.31