压力与动力
------浅析如何做好本科教学评估形势下的高校档案工作
胡鹏飞
（襄樊学院 档案馆，湖北 襄樊 441053）
摘要：高校档案工作承担着为高校本科教学评估提供必要的背景资料和基础信息的任务，压力巨大。高校档案工作应通过加强队伍建设、制度建设、教学档案建设等具体措施，变压力为动力，以促进高校档案工作的持续发展。
关键词：高校；教学评估；档案； 压力；动力
高校本科教学评估是教育部对全国普通高等学校办学思想、办学情况和办学特色等方面进行全面考察与评价的一项评估活动，积极推动了高校教学的发展。在本科教学评估过程中，评估专家们为了对一所高校的教育教学情况做出整体客观的评价，往往需调阅大量的数据和信息，巨大的数据信息调阅量对在高校教育评估过程中提供背景资料和基础信息的档案工作提出了很高的要求。巨大压力面前，如何将压力转化为发展的动力，将高校本科教学评估作为推动高校档案工作的契机，成为每一个高校档案工作者应该思考的问题。
一、高校评估工作给高校档案工作带来了压力和动力
（一）压力巨大：高校档案馆（室）必须为高校评估提供必要的依据。
教育部2004年颁布的评估指标体系包括了8项一级指标(包括办学指导思想、师资队伍、教学条件与利用、专业建设与教学改革、教学管理、学风、教学效果、特殊项目)，19项二级指标和44个主要观测点①。根据教育部的要求，评估将考核学校三年来的办学情况。这些指标和观测点不仅要求学校提供准确一致的统计数据及综述材料，还要求所有的数据和综述材料必须有齐全、准确的支撑性材料来说明，如学校的有关文件、工作实施过程中形成的原始材料、工作计划及总结等，而这些数据均往往散落在学校既往办学过程中形成的各类档案中。因此，真实、齐全、完整的高校档案成为顺利进行本科教学评估材料准备工作的重要基础。可以这样说：作为评估的基础和依据，高校档案工作在教学评估中扮演的角色越来越重要，抛开档案工作的评估，可以说是无源之水，无本之木。没有高校档案的支撑，学校所准备的一切数据和材料必将显得苍白无力，必将导致高校本科评估工作无法顺利进行。这种压力对于高校档案馆（室）来说是巨大的。
（二）动力之源：高校本科教学评估为高校档案工作的发展提供了良好的契机。
高校本科教学评估考核的是学校三年来的办学情况，需要大规模、大范围地抽调档案材料。对于一个上万学生规模的学校，要把近三年的数据、资料按照评估体系整理好是一个十分庞大而复杂的工程。因此，评估也将评估资料的整理工作推到了几乎全校各个部门、单位每位员工共同参与的高度，这是很多高校档案工作前所未见的盛况。同时，由于高校档案的评估依据和基础地位在高校评估工作中受到了高度重视，故全体的师生员工开始重新和充分认识到了档案的重要性并加大了对重视档案工作的重视程度、提高了自身的档案意识、增强了档案工作者的责任感，这对提高专、兼职档案工作者的档案素质和业务能力，充实归档内容和档案馆藏，强化档案部门的服务意识以及推动档案管理工作的规范化和制度化等方面都起到了极大的促进作用。
二、变压力为动力，加大档案工作建设力度
（一）建立一支稳定的专（兼）职档案人员队伍是做好高校本科教学评估档案工作的首要任务。
拥有一支稳定的专（兼）职档案人员（特别是兼职）队伍是做好高校本科教学评估档案工作的人员保证。没有一支高素质的档案人员队伍，高校本科教学评估的档案工作就会因失去的有力的工作基础和动力之源而成为一句空话。
只有建立一只稳定的档案管理队伍，才能提高档案工作的整体业务素质。队伍稳定了，有关部门就可以有计划地为提高其业务水平和工作能力创造一系列的学习、实践条件，如举办高校评估档案管理学习班、派遣参加业务培训、互相交流切磋等。而只有专（兼）职档案员本身对档案工作有一种长远的打算和明确的努力目标，才会有全面研究档案业务知识的渴求和热情。
只有队伍稳定，才能有效地做好档案材料的收集、积累。高校评估的一级指标、二级指标、观测点涉及到学校的方方面面，而兼职档案员分布于学校各个职能部门，对本部门形成的文件材料了如指掌，能够及时有效地收集各种文件材料，驾轻就熟地做好一般文件材料与档案材料的甄别分流工作，卓有成效地做好高校本科教学评估资料的收集、整理工作。
（二）建立健全二级院系的档案管理制度，是做好高校本科教学评估档案工作的基本保障。
随着学校规模的不断扩大，很多高校都设置了二级院系，而本科教学评估中除利用档案馆(室)的档案外，还需要由各院系提供反映其教学活动具体资料，如学生考试试卷及教师分析的材料、毕业论文等等。由于二级院系档案管理比较薄弱，缺乏有效的管理机制，往往会造成在高校本科教学评估中因丢失材料而紧张补救的被动局面。通过高校本科教学评估使我们认识到加强二级院系教学档案建设已势在必行。只有加快建立健全二级院系的档案管理制度，才能使高校本科教学评估档案工作得到基本的保障。
（三）以教学档案为高校档案建设核心，是做好高校本科教学评估档案工作的重要策略。
高校本科教学评估的重点在于检查高校的教学水平和教学条件，而这也是一所高校安身立命的根本所在，虽然“教学档案”在评估指标体系中没有单独设立条目，但评估指标体系的各个条目的评分标准都以教学档案作为评估的依据，每个条目的内容都是教学档案的具体体现。因此，在高校评估的档案建设中做好教学档案建设是重中之重。
在进行教学档案建设时首先应该以评估指标为指针，确定教学档案的内容，如教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等。制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，并对院系教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。
其次，要制定教学档案管理责任制，使院系所有教师都承担了一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交档案管理员，经档案员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。
只有在日常教学和管理工作中做好教学档案的收集和整理工作，充分发挥教学档案的作用，才能进一步提高高等学校的办学质量和办学效益，才能使学校教学评估工作顺利通过。
三、保持动力的持久性，促进高校档案工作的持续建设发展
高校本科教学评估只是一个阶段性的工作，而高校档案是一所学校历史的真实记录，它是一个长期建设的过程。当高校本科教学评估的压力减轻后，高校档案建设应“以评促建、以评促改、以评促管”，以评估为契机，保持动力的持久性，积极采取后续措施来促进档案工作的进一步发展。
（一）进一步宣传档案工作在高校发展中的重要作用
大力宣传本科教学评估中档案利用成果，总结本科教学评估中档案存在的问题，表彰评估中档案材料收集齐全、规范的部门和个人，通过网络、报纸、信息简报等多种形式宣传档案在本科教学评估中的重要作用，从而巩固和发扬档案工作在本科教学评估中取得的成绩。
（二）进一步建立和加强高校档案的管理体系 ，健全规范化、科学化、人性化的档案管理规章制度。
高校本科教学评估中很多数据来源于高校中各系（院）的具体教学档案，而大多数高校中的系（院）级档案管理工作起步较晚，制度不够健全，系（院）里档案管理人员大多是兼职，工作繁忙，并且由于各类档案内容繁琐，涉及面广，工作量大，兼职档案员当中部分人不愿意从事这项工作，因此造成频繁换人，兼职档案员对业务始终不熟悉，从而给学校整体的档案管理带来了不利影响。高校本科教学评估使得此类问题更加突出。这种情况的出现促使学校有关领导和部门积极思考，修订现有的《档案规章制度》，出台有关档案工作的奖惩办法，建立由主要校领导挂帅，各部门、各系（院）分管档案工作领导和兼职档案员参加的档案工作网络，明确责权利，任务到人，充分的调动档案人员的积极性。同时，学校相关部门还应进一步完善《档案归档门类》，科学化的变以前按问题分类为按部门分类的档案整理方法，使各部门的兼职档案员只用将把本单位应归档的文件按时间顺序整理归档即可，从而大大减少了各系（院）兼职档案员的工作量。只有建立规范化、科学化、人性化的档案管理制度，才能让教职员工更好的遵守它，才能使教职员工都愿意从事档案工作并做好这项工作。惟其如此，高校档案工作才有动力之源、高校本科教学评估的档案工作才有保障。
（三）进一步提高档案管理的科学技术手段，更好的为再利用者服务。
现在高校普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校尚采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等。这样使得检索和查找文件的速度大打折扣，影响再利用的效果。现代档案管理应该充分利用现代信息技术，将电子文件加工、整理，转化为电子档案，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。
评估是手段不是目的，高校本科教学评估的需求不仅对高校档案建设提出了更高要求，也给高校档案建设带来了发展的动力，它指明了高校档案尤其是教学档案建设的方向，丰富了高校档案信息资源，有利于高校档案建设工作步入制度化、规范化、科学化的轨道。 高校档案工作应以本科教学评估为契机，切实把压力转化为事业发展的动力，不仅要为高校正常化的本科教学评估奠定良好的基础，更要围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研，为广大师生提供更加全面、及时、有效的服务。
注释：
①《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》(教高厅[2004]21号)
参考文献：
①《新时期高校档案规范化管理工作实用手册》 中国档案出版社 2007年3月出版
②《学校档案管理规章制度全书》 清华大学出版社 2004年2月出版
③《高校档案工作人员队伍建设的思考》 马淑馨 《兰台内外》2006年4期
④《对我国档案行政奖励制度的思考》 李雅柳 钱建国 《档案与建设》2007年11期
⑤《努力建设高素质的高校档案工作队伍》 奚青梅 光明网 2001年11月30日
