进一步重视和加强院系档案工作

不断提升教学单位基础管理水平

——与外语系管理干部学习探讨院系档案工作

                   熊华山

一、从档案的产生到什么是档案

今天在座诸位，都是有一定工作学习和生活经历的人，我们不难想象：一个单位或部门——有自己的人员组成——本身的职责职能要求做一些事情——做了事就会有记载——有记载就会有一定载体——有载体就产生了档案。

基于这样的认识，我们说这些记录单位或人的工作、学习、生活的载体本身就是档案。概括讲，档案就是人类生产和社会活动的最原始最真实的记录。可是，我们学校过去就存在少数有单位无档案的现象。难道这些单位无活干，无事做，无成果，无记载，无凭据，无证明？这是不可能的。学校的每个单位都有业务范围，都有具体任务，都有工作成果。无档案只能说明这个单位的档案收集整理和档案移交工作没有人去做，或者说这个单位忽视了自己单位还有一项档案管理的工作。据此，可以说，一个单位的工作成果尽管很多，业绩名气也很大，但是到学校档案馆一查，什么也没保存。没有档案可以为他们的业绩作证明。这不能不说是一个遗憾。

二、每位教职工都有做好档案工作的责任和义务

档案是历史的记忆，历史是人们自己所创造，档案也得

由人们自己保存。人们通过档案才能给历史留下记忆。没有档案就没有历史。试想，中国历史源远流长，上下五千年文明史，如果没有档案，何以作证？襄樊学院五十年办学历史，没有档案何以证明辉煌历程？今天我们作为院系工作人员，就应该把学校活动的原始纪录用档案的形式保存下来，给历史留下点证据。

从这个意义上说，我们每个人都是档案员，做好学校档案工作不只是档案馆专职人员和各单位兼职人员的事，更是我们全校每位教职工共同的责任和义务；如果全校上下没有形成一个高度统一重视档案工作的意识，达成共同的档案工作理念，进而形成档案工作合力，那就根本做不好档案工作。

三、档案的表现形态

1、按档案载体分类：

①纸质档案如(手稿、打印件、会议记录、图表、图纸、票据、账册等)；

②电子档案如(磁盘、光盘、移动硬盘)；

③声像档案如(照片、录音带、录像带)；

④实物档案(题词、证书、奖牌、印章、著作、论文等)。

2、按档案内容性质分类：教育部规定高等学校档案分类目前有十一大类，即党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、产品生产类、基建类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类。

声像电子类档案是上述11类纸质档案的另外表现载体，实际上是伴随纸质档案同步产生的，故在档案内容性质上没有被单独划分成一类。在档案收集整理与移交工作中，我们不能只顾纸质档案而忽视了声像电子档案。（举机械系办校史展例）

四、档案工作的意义和作用

从宏观上讲，最本质的意义和作用是鉴往知来，由此延伸和拓展出我校档案工作的理念：保存真实，见证发展，传承历史，奠基文化。这一理念对档案工作的意义和作用作了生动而精辟的诠释。我个人看来，档案工作与各部门和单位工作之间是一种互动促进的关系。

从微观上讲，做好档案工作尤其是做好院系教学档案工作对我们整个院系工作有什么意义和作用呢？经历过本科教学评估工作的在座诸位应不难理解：

1、有利于开展教学评估：院系档案规范、有序、合理的归档，不仅反映出教学单位领导的领导能力和管理水平，也从侧面折射出教学单位的教师和管理人员的业务能力和综合素质，评估专家组可通过查看院系原始档案的真实性，来对院系的教学管理和教学质量作出可靠的定性结论。

2、有利于优化教学过程：院系档案以知识源载体的形式凝聚着广大教师从事教学实践和研究活动中成功的经验和失败的教训，记载了学生求知和探索的成果，对教师从

事教学实践活动具有广泛的参考价值和借鉴作用。如在课堂教学、教育实习、社会实践等活动中形成的文件材料，不仅可以反映出教学和管理中的成功和不足，也能为改进教学提供依据。同时，有关教案、实习指导书、论文以及各种技能操作的文字、图片、音像等材料，也可以作为对学生进行演示或参考的辅助材料，直接为教学服务。这就是院系档案对精炼优化教学环节和教学过程的重要作用。

3、有利于规范教学秩序：院系档案是各院系实际工作的真实记录和反映，具有重要的凭证作用，可以作为查证的最可靠的依据。各院系党政领导及教学管理人员在制定决策和实施计划时，如果事先能够熟悉、了解和掌握过去和现存的教学资料和材料，就能使教学改革和教学秩序在原有制度的基础上稳步推进，切实保证教学管理的连续性，以保持教学质量的稳步提高。

4、有利于增进信息交流：丰富多彩的教学实践活动不断地产生着新的教学文件材料，这些文件材料随时可以收集归档进入院系档案之中，成为数量浩大、内容丰富的信息宝库，同时也可成为师生传递信息的重要工具。依托这一档案信息库，可形成一个紧密的教育教学信息网络，供广大师生查询后进行信息交流，为教学、科研和师生服务，还为进一步扩大校级和院系级交流提供了宽广的信息平台。

五、院系文件材料的立卷归档范围

（一）襄樊学院各院系档案管理参照办法（试行）确定的归档范围有以下4类，这些档案属于档案馆集中统一管理的范畴，必须按照学校要求定期进行收集、整理、立卷、归档和移交：

1、党群档案

(1)党委、总支(支部)工作计划、总结和会议记录、纪要(30年)；

(2)党的工作的规章制度及党的活动的有关文字、声像等档案(30年);

(3)党建工作的材料(30年);

(4)团委、学生会工作计划、报告、总结及重要活动的材料，学生社团的规章制度和重要活动的材料(30年);

(5)工会活动材料、教职工大会的议程、报告和决议等重要文件(30年);

(6)大事记。

2、行政档案

(1)国家教育部各司局、省教育厅有关处室来文，对中心工作的批复(30年、重要永久);

(2)院系教育事业规划、计划及上级批复(30年);

(3)院系工作计划、总结、报告及批复（30年）；

(4)院系制定的规章制度（30年）；

(5)反映院系重要学术活动和其他活动(如:领导视察、知名校友、国际友人来访等)文字、声像和实物(永久);

(6)院系会议记录和纪要(30年);

(7)院系教学、学术和学位委员会名单，教研室主任名单(30年);

(8)各院系年鉴或大事记(30年)。

    3、教学档案

   (1)毕业生档案袋、学习成绩表(永久);

   (2)学生学籍变更材料(升留级、休转退复)(30年);

   (3)学生的奖惩材料(30年);

   (4)各专业教学大纲、计划和方案(30年);

   (5)重点实验室及教学基地的确定、审批等文件(30年，重要永久);

   (6)硕士、博士研究生毕业论文(永久);

   (7)各类毕业生集体照(永久);

   (8)院系参加国内外各类会议、比赛和竞赛的文件及获奖证书(含复印件)(30年，重要永久);

   (9)知名校友的业务自传、论文、专著、讲义、获奖证书、奖状、荣誉证书、证章、聘书、媒体报道、重要场合的讲稿、照片、录音等(永久)。

    4、科研档案

  (1)科研准备阶段:

     项目建议书及批复，任务书，委托书，合同，开题报告，研究计划，调研报告，方案论证报告。

  (2)研究实验阶段:

     原始记录，实验、测试、分析报告，关键配方，计算数据，实验大纲，计算机程序，说明书，用户手册，样品，标本，照片。

 (3)总结阶段

工作总结，研究报告，论文，专著，技术标准，规范，设计图纸，工艺文件，鉴定证书(包括鉴定意见)，专家名单，专家评审意见。

(4)成果申报阶段

科技成果登记表，成果申报书，获奖证书，效益分析报告及成果应用证明材料。

(5)应用转化阶段

  应用转化方案和实施材料，成果转让合同，协议，生产定型鉴定材料，成果宣传报道。

（二）鼓励各院系积极创建并保存有自身特色的教学档案，建议可以按照以下分类进行：

1、教学管理文档。主要包括校、院、系有关教学工作规章制度的建设与执行情况；教学工作计划、总结、会议记录；教学工作统计表；教学经费的分配；教学评估与检查材料；教学管理的研究与实践成果材料；教师风范、学习风气、学术文化氛围等材料。

2、师资队伍建设文档。主要包括教职工名册、专任教师名册；专任教师学历、职称、专业和年龄结构分析；师资队伍培养计划、总结；教师工作量规定与执行考核情况；教师培训、进修、学术考察计划、总结和考核材料；教师业务考察表、教学工作量统计表；青年教师指导任务书、青年教师培养总结材料；有突出贡献专家、学术带头人、学科带头人和骨干教师的基本情况材料。

3、课堂教学文档。各专业教学计划；课程教学大纲；课程建设规划及实施情况；各专业课程试题库；典型教案、重要备课记录；校历、课程安排表；教学任务书；任课教师名单；教学进度表；每学期考试试卷、答案、试卷分析；监考记录；院系领导听课记录；各类教学质量评议表；期中教学检查材料；选用教材、自编教材、自编参考资料。

4、实践教学和教学改革文档。实验教学大纲、实验教学评价表、典型实验报告；实验室开放利用情况；实习大纲、实习计划、实习总结；优秀教育实习教案、实习报告；社会调查、社会实践计划、总结材料；学生基本理论与基本技能训练材料；毕业论文毕业设计材料；教学内容与课程体系改革材料；教学方法与手段改革材料；校、省、部级教学成果获奖材料；现代教育技术、多媒体教学、双语教学等材料；学生科技创新、制作立项、成果；重点课程、精品课程建设材料。

5、学科建设文档。院系组建报告及审批材料；学科、专业、学位点建设论证、评估、申报、审批材料；学科、专业、学位点建设的规划与措施、计划与总结材料；教研室活动的计划、组织和总结；实验室建设的计划、措施、效果和推广材料。

6、学籍管理文档。新生名册；学籍卡、成绩册；授予学位材料；学籍变更材料；学生奖惩材料

六、如何做好院系档案工作？

1、全系上下都要有重视做好档案工作的意识，建立起一种灵敏高效的档案材料收集整理机制，使档案工作贯穿于院系一切工作的始终。“三纳入”,即纳入工作计划；纳入院系领导议事日程;纳入本院系各岗位人员职责范围内。“四同步”,即在布置、检查、总结、验收工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作。

2、不仅是兼职档案员，其他管理干部平时也要注重对档案业务知识的学习，逐步熟悉和掌握档案工作业务技能。

①对本院系历史负责，做档案工作的有心人，对归档范围要烂熟于心；

②不厌其烦，时时督促，相互提醒其他岗位人员包括院系领导把应归档的文件材料及时归档；

③档案整理组卷过程中要注意保持活动或事件的内在必然逻辑联系，把发生发展和最后结果的全过程材料组成一个或多个完整的案卷。

七、立卷归档工作的程序

第一步：调整检查

由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并按下列要求对文件进行调整检查：

（1）检查案卷文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

（2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

（3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

（4）检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可组薄卷。

第二步：立卷分类

（1）分年度

       先将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容针对的后一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年度处理的文件归入专门年度。

（2）分问题

将文件按其内容反映的问题、事物分开。

（3）分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

第三步：立卷组合

（1）立卷组合基本要求

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

（2）立卷组合形式，一般按下属内容和顺序进行：

①会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷、或数会一卷；

②非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

③人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

④统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

⑤学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

⑥工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

⑦简报按名称或期号组合；

⑧其它文件可按照特殊的形式组合。

第四步：排列材料

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列，注意并掌握一定的规范和规律：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其他文件材料按时间顺序排列。

第五步：编写件号页号

       成卷装订的卷内文件编页号。卷内文件无论单面或双面的只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。

       按件装订的卷内文件材料应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

第六步：填写卷内文件目录

①顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

②文  号：文件制发机关的发文字号。

③责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

④题  名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。

⑤日  期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

⑥页  号：卷内文件起止之页的编号

卷内文件目录按统一标准格式计算机打印

第七步：装订案卷

       案卷以件为单位用专用三角袋装订，装订前要去掉卷内文件上的金属物，对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。

第八步：填写卷内备考

    本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：有立卷单位对案卷质量进行审核的责任者（单位分管负责人）签名。

第九步：拟写案卷标题

要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），案卷标题不得超过50个字。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。

第十步：填写卷盒封面

（1）全宗名称：填写“襄樊学院”

（2）类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

（3）案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。

（4）卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。

（6）件、页数：按照案卷内实际件、页数填写。

（7）密级：按卷内文件材料最高密级填写。

第十一步：编制档号

各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专、兼职档案员，由档案员按《襄樊学院档案实体分类实施细则》的规定统一编制档号。

第十二步：编制案卷目录

装订好的案卷，经过分类排列和编号以后，按照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式两份，其中一份作全引目录。

第十三步：案卷装盒

案卷整理完毕，分类按档号顺序装盒。

第十四步：编写立卷说明

立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份，其中一份报送学校档案馆。

第十五步：归档验收

文件材料形成部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录。按各类档案归档时间要求，双方履行签字盖章手续后，并各执一份存查。

以上是我个人对档案工作的一些粗浅认识和体会，半路出家，难免不妥，敬请批评指正。

时间关系，今天就到这儿。谢谢大家！