铁肩担道义 妙手著文章

——与军事经济学院同仁探讨高校常用公文文体写作

熊华山

承蒙马部长、杨处长的盛情邀请，此行前来军事经济学院，说是搞讲座作报告，传经送宝，我实不敢当。因为本人一无高学历二无高职称，根本不具备把公文做成学问的资质和条件，所以我今天在这里只能讲讲自己多年来从事高校公文写作的一些感受和体会，以期共同分享。常言道，观其行，闻其言，知其人，信其说；再者，公文讲起来很枯燥，为让大家先对本人有个基本的了解，避免枯燥，我这里有两首自写的诗词：

一首是仿西江月格韵《秋思》——写给自己的人生感悟与自嘲

     人生苦短多愁，转眼四十有五。秋来风雨日渐暮，忍看皱额尘土。纵是求索苦度，月明总被云覆。夜深静思过来路，望穿窗外浓雾。

                                             2009年中秋于家中

     另一首是《自题》——为华山之名而作

    西岳故道堪蜀难，

    独步峭壁鸟声残。

    路到无边问天界，

    山登绝顶我峰巅！

    第一首词写的是自己的人生感悟，第二首诗写的是自己的人生追求和境界。大家从中可以了解我的为人、性情、情趣和爱好。下面我们就言归正传。

       第一部分 公文的定义

公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中，依据法定职权而制发的具有特定格式的一种应用文体。从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。我国现行公文，主要取狭义角度，大致分为两大块：中国共产党的公文和中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。国务院办公厅2001年颁布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关公文的定义为：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。中央办公厅对党的公文的定义与国务院办公厅对公文的定义表述基本一致，

             第二部分 高校常用公文种类及适用范围

高校常用较多的规范性公文文种有决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要等8种；非规范性公文文种有计划、总结、调查报告、会议报告、领导讲话、信息、简报等7种，它们都不属于《国家行政机关公文处理办法》规定的公文文种范畴。

1、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

4、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。这里所讲的报告内涵不含调查报告和会议报告。

6、请示

适用于下级机关向上级机关请求指示、批准。

7、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

8、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

9、工作计划

适用于在一定时期（自然年代、年度、季度、学期、学年度等）对本单位事业发展、部门工作或重大专项工作任务，根据计划期的实际情况，事先提出指标、要求、措施、步骤和完成时限。

与此文种相关的常用文体还有“规划”、“安排”、“方案”、“要点”和“设想”。 它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别：

从具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”。

10、工作总结

适用于事后对前面一定时期的工作，或阶段性、专项性活动进行回顾、检查、分析、研究，从理论高度认识经验教训，以资后人。

11、调查报告

一适用于学校为解决某项工作问题而调查分析情况，研究对策，向领导机关、有关部门作汇报；二适用于学校领导和机关部门及其有关人员为了指导面上工作，对某一事件、某一问题或某一情况进行有目的调研，而后行成书面材料。

12、会议报告

会议报告即主要领导在有关会议上所作的“工作报告”。适用于在是一定时期终结时，学校主要领导人就全局工作进行总结分析并提出今后任务。

13、领导讲话

使用于学校主要领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透，有时也起到会议报告的作用。

14、信息

适用于下情上达，为领导决策提供依据。

 15、简报

适用于汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息。一般可分为工作情况简报、典型经验简报和会议简报。

         第三部分 公文处理的程序和注意事项

一、处理程序：

1、主办单位部门拟稿↓

2、向校办报送拟稿↓

3、校办登记初审后送主要领导或分管领导签批↓

4、校办会同拟稿单位根据领导签发意见写改校对定稿↓

5、校办打印成文并盖章↓

6、上报、上网或分发↓

7、拟稿单位部门立卷归档按时向档案馆移交案卷。

二、注意事项：

1、公文拟稿单位部门应就公文事由作充分论述（论证），提出明确的处理（拟办）建议意见，并附有依据或理由。

2、公文事由涉及两个和两个以上部门的，主办部门应主动与相关部门协商会签，相关部门应签署明确的建议意见并附有依据或理由。

3、各单位（部门）为解决本单位（部门）某一事项的公文，除征求本单位（部门）分管领导意见外，应主动向学校具体负责该事项的单位（部门）递转，具体负责单位（部门）接文后认为有必要或必须的，由分管单位（部门）草拟有明确意见的公文并附上原单位（部门）的公文报校办。

4、校办收到的公文必须符合上述三条，否则，予以拒收或返回或签转相关部门进一步征求意见。

5、校办签转校领导签批的公文必须符合上述要求，并按公文事由的内容签转（不按公文拟稿单位部门归口分管领导签转），公文内容涉及几位分管领导就签转几位领导，不分管的领导不必签转，公文涉及重大的或全局性的工作除外。

6、校领导按工作分工签批分管方面的工作，必须签署明确的批示意见。按照公文处理管理，若领导只签名就视作同意。领导签批正式公文要杜绝使用“三色笔”。

7、需签转书记校长签批的公文有：①需学校党委或行政发文（或联合发文）的；②需学校党委或行政签章的；③书记或校长签章的；④需提交党委会或校长办公会研究决定的；⑤涉及全校重大或全局性工作的。

       第四部分 公文行文中要注意的若干具体问题

1、行文应当确有必要，注重效用。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3、学校内设机构除办公室外不得对外正式行文。

4、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

5、机关各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，报校办呈校领导审批。

6、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。

7、“报告”不得夹带请示事项。

8、公文结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

9、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

10、“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

11、提取主题词。（工作大类 具体工作 文种）

        第五部分 如何写好公文

写好公文的六大要素：正确态度、政策理论、一手材料、写作规律、领导意图、学会悟道。

1、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。

2、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。对于政治理论学习，别人可以当作软任务，而公文写作人员则必须当作硬指标，因为公文写作人员是为学校党政代言、替领导说话的人。

3、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。

4、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。学校机关公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁都可以掌握、都可以写好。关于公文写作的基本规律。我个人的体会是：

(1)学习和研究公文写作专著。

(2)要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。

(3)抓住“一个中心”和“三个基本点（或是三部曲）”。

每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。  

在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。

对下布置工作的公文：

一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；

二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；

三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。

对上汇报工作的公文：

一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，

二要写明“怎样做的”，

三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。

第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。

在《讲话》写作上:

若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。

若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。

5、要写好公文就要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、政策之后。（教代会例证）

6、写好公文，要注意“悟”，道理是悟出来的，要把别人讲的道理变成自己的东西，听和看不可少，个人“悟”更重要，传说古人王羲之写字曾有一段时间在水平上停滞不前，在无意中观看了女子舞剑之后，引起了联想和思考结果开了“悟”，从而使自己在书法和诗词上产生了一个很大的飞跃。

         第六部分 怎样写公文(重点)

公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关干部（不仅仅是文书、秘书、档案工作者，而且包括全体机关干部），应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。

一、公文的形式与要求

文艺写作是一门艺术，公文写作也是一门艺术。这门艺术最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有以下五部分：

导语要提笔入题、

正文要主题突出、

表述要正确无误、

篇章要条理清楚、

结尾要当断即断。

(1) 导语要提笔入题。“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：

根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据***有关规定，结合我校实际，现就加强****管理，提出如下意见，请遵照执行。

目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展****工作，促进****任务的圆满完成，现将***工作安排如下：

原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对****的管理，对于促进****发展，保证教学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题．．．．．．

原因加目的式。（放假通知）

根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作(目的)，根据**通知精神(根据)．．．．．．

(2)正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。请看例文：引进外事工作高级管理人才这个材料。

(3)表述要准确无误。

在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假；

在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒；

在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。

衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：

①传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；

②反映客观实际情况不片面；

③立场、态度、观点不含糊其辞；

④前后文不自相矛盾；

⑤语言合乎逻辑，不致产生歧意；

⑥引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。

(4)篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：

一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。

分段式。大多数公文采用分段式结构。

分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。

章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。

(5)结尾要当断即断。所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。

二、公文的语言与修辞

(1)公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。

准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。

简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。

例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”

B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”

A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。

怎样才能使文稿简练呢？说到简练，我认为今天的人们应该效法学习古人，从古汉语中、从唐诗宋词中吸取精华成分，古为今用。我个人近年来对古诗词产生浓厚兴趣，父亲节前夕我收到远在成都求学的女儿的一份珍贵礼物，想想若是回封书信太过冗长，回个电话又太过俗套，于是便回题了一首《醉花阴》，其语言之简练、思想表达之深刻，很值得品味：

       醉花阴 回题韵儿父亲节的问候

 几载飞鸿樊间蜀，川道思念阻。初夏日如火，温馨珍作，半夜清凉雨。

晨起凝窗心问路，言素无怜顾。风雨浸桅帆，泪以承舟，终达金泊处。

                              —2010年6月20日父亲节

     词义赏析：韵儿2008年离家远行去成都求学，转眼两年过去了，在此之前从未离开家的她，经常想家，我们相约以《两地书父女情》为题来进行相互交流。父亲节前夕，女儿把其中的部分文章和图片做成一本电子书，送给我作节日礼物，我第二天回她这首《醉花阴》。上片写事情经过，表达思念之情；下片自责扪心，两年来女儿独自一人在外，每遇挫折困难，长以泪洗面，我很少给以宽慰，不是当父亲的心狠，实指望孩子多经风雨见世面，以成大器，到达人生的黄金海岸。

当然，诗词创作要求的语言简练并不完全等同于公文写作，但言简意赅却是大同小异，公文文稿简练必须做到以下四点：

一是要善于概括、归纳、提炼。

二是要开门见山，少穿靴戴帽。有些文稿，开头总是“在什么什么形势下”，“在什么什么领导下”，“下”了半天  才是我们如何如何，这样的文稿看上去郑重其事，实际上废话连篇。这种写法和“文革”期间那种“四海翻腾云水怒，五洲震荡风雷激”的开头法毫无区别。

三是少说空话套话假话。公文是施行行政措施，指导和布置工作的重要工具，施行行政措施，指导和布置工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。

四是少用数概修辞法。许多同志在起草文稿时，都热衷于什么“一个中心，两个面向，三条措施，四个结合”一类的语言，并自以为是，洋洋自得。认真推敲一下，我们就会发现“一二三四”也好，“四三二一”也好，十之八九都是“数字游戏”，总给人一种生拉硬扯、拼拼凑凑的感觉，这样就使本来很有特色的数概修辞法庸俗化、形式化，也使本来能写得很精短的文稿变得又臭又长。

当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。例如相声名段《省略语》中：把包头子母扣厂简称为包子，淮来运输公司简称为淮运，淮北轮胎厂简称淮胎，开滦搪瓷厂简称为开搪，自控杀虫剂厂简称为自杀，上海吊车厂简称为上吊……由此闹出一系列笑话。记得前些年一个地方的公文写作者也曾搞过这样的闹剧：在人流办的帮助下，五名通过安监师资质考试的一线工人调到安环处担任要职。这样的句子不能不让人产生歧义，经与作者沟通，原来人流办指的是人力资源流动调配办公室的简称，安环处是安全环保处的简称。由此可见搞笑的简称确实不应该在公文中出现。

严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。

庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。我们讲公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：

A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；

C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；

D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；

F、常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；

G、常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。

生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。

做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。做到材料新颖，关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。如：某系在《关于本系课程改革情况的报告》中，在谈到改革之初一些干部教师对课程改革认识模糊时说：“一些同志认为，正常上课是“硬任务”，课程改革是“软指标”，“软”的要服从“硬”的；还有同志认为，“好汉难敲三面鼓，双手难捉两条鱼”。担心抓了课程改革，影响了正常教学。”这段公文选取的事例就比较典型，语言比较形象，自然就增强了公文的生动性。

 (2)正确使用称谓

公文常用的称谓词：

第一人称：我（本）办（部、所、院、校、委、站．．．）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）

第三人称：该单位（部门、系、院、所、局．．．）、他、他们；

特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。

为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如市委、市政府、市纪委、发改委、发规处、校办、计财处、学工处等等

同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。例文：

一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。

有些情况下，公文的称谓可以省略。例文：

各单位、各部门：

根据国家房改有关规定，经学校研究，就加强校内公有住房管理问题，提出如下意见，请（你单位）遵照执行。

(3)公文的修辞。原则：主要使用消极修辞方式、适当运用积极修辞方式。

消极修辞方式。公文具有规范作用。公文的规范作用也就是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。消极修辞要求语言有所控制，文理通顺，结构妥帖，繁简适当，通俗易懂，语言明确。

例文1：在建立平安文明校园的过程中，从重从快治理狗患，是摆在各校区保卫部门面前的一项重要任务。（定向型控制用语）

例文2：少数教师对违纪学生的舞弊行为熟视无睹，听之任之，这是完全错误的。（定性型控制用语）

积极修辞方式。在公文写作中，恰当运用某些修辞格，如：比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对偶等)，把所陈述、表达、反映、部署、要求的问题准确、鲜明、生动地写出来，可以给人以深刻的感染。这就是公文写作中的积极修辞方式。这种修辞方式要恰当运用，不可多作，否则公文容易让人误认为是“文艺作品”。

        第七部分 高校机关常见公文写作

 一、通知的写作

(一)通知的基本格式

标题 

收文单位

发文缘由

通知事项

执行要求

结束语

发文日期

(二) 通知的一般写法

1、通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。

在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知”

转发通知，事由自拟。转发上级机关文件，如其标题过长，可以自拟题目摘要转发。

在通知标题中，我们经常使用一些修饰事由的定性用语。如“印发”、“转发”、“批转”等。

2、通知正文的写作。一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。

拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。

通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。书写通知事项，要层次分明，条理清晰，用词用语要准确达意。

通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。

以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。不再一一叙述。

二、请示的写作

请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。

（一）请示的分类。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：

1、政策性请示

这类请示，一般是因政策问题而制发。如：襄樊学院关于建华路校区部分土地转让有关问题的请示

2、核准重大问题的请示

这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：关于成立学科建设办公室的请示

3、事务性请示

这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。例：关于补助学生工作经费的请示

（二）请示的基本格式

标题 

收文单位

请示缘由

请示事项

结束语

发文日期

（三）撰写请示注意的事项

1、撰写请示的注意事项

（1）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。

（2）下级机关一般不得越级请示。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

（3）不要搞多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

（4）请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。

（5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

（6）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。

2、请示写作中的常见病误－－请示与报告混用

（1）把“请示”与报告混用，在标题中出现两个公文文种。

出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：

第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。

第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。

第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。

第四，“请示”必须一事一文，行文简短扼要，着重需要解决的问题；“报告”则涉及面比较广，行文较长，着重情况和问题介绍。

第五，“请示”和“报告”有着不同的书写格式。首先，行文时，标题应该分清，请示是请示，报告是报告。其次，写“请示”时，除必须交代背景情况、原因和有关材料外，与“请示”无直接关系的工作情况等一般不兼带报告的结语一般“专此报告”、“特此报告”或“以上报告，如有不妥，请转XX”等，“请示”结语可用“当否，请批复”或“当否，请批示”等。

第六，“请示”一般只报送一个主管领导单位，不能报送几个单位；而报告可同时报送有关的领导机关或领导。上级部门对请示应尽快研究给予肯定答复；而报告则可以不予答复，如果答复也只须以批转的形式行文。

因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。

三、报告的写作

报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。

（一）报告的分类

工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。

情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。

建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。

回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。

报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。例：

襄樊学院关于报送二OO七年度党政工作要点的报告

（二）报告的基本格式

标题 

收文单位

概述情况

详述情况

结束语

发文日期

（三）报告正文的一般写法

报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。

概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。

详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）

结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。

（四）撰写报告的注意事项

一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。

二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。

三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。

四、通报的写作

通报是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。通报可分为表彰性通报、批评性通报、情况通报三类。

通报是最难写的公文之一。说它难，主要是难在其正文内容和正文语言两个方面。一般的公文，大致包括三个方面的内容，而通报的正文内容，要包括发文事由、主要事实、分析评论、通报决定、希望要求五个方面。从通报的语言表达方面，一般公文的正文，只需要一种或两种语言表达就够了，而通报的语言，却是将公文写作的三种语言（说明、叙述、议论）都用上了：介绍情况时一般要用叙述的语言；分析情况时一般要用议论的语言；表达通报所作出的具体决定，一般要用说明的语言。

（一）通报的基本格式。

标题 

收文单位

发文缘由

主要事实

分析评论

通报决定

希望要求

发文日期

五、工作计划的写作

（一）计划的结构格式

写计划没有固定不变的格式，一份计划，一般是由标题、正文、文尾三部分组成。

1、标题

标题，即计划的名称，写在第一行的居中位置。标题通常有以下几种写法：

    第一种是由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种构成。例如：《招生就业处二ＯＯ七年工作计划》。

    第二种是由计划期限、计划内容和文种构成。例如：《关于二ＯＯ七年学校基本建设工作计划》。

    第三种是由单位名称、计划内容和文种构成。例如：《机关总支工作作风整改计划》。

    第四种是由计划内容和文种两项构成。倒如：《关于普通话测试工作计划》。

    另外，如果计划尚不成熟或还未讨论通过，就需要在标题后面加括号注明“初稿”、“草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”等字样。

    2、正文

    正文，即计划的具体内容。正文通常由前言、主体、结语构成。

前言：它是全文的导语。要求简明扼要地交代清楚三方面的内容：

一是计划的指导思想，即有关的方针政策和上级指示，实际工作发展的要求；

二是计划的总目标、总任务，即开展什么工作，解决什么问题，达到什么效果等；

三是对基本情况的总分析，即分析计划单位的各种主客观条件，有关的经验教训等。这部分是计划的总纲，具有统率全文的作用。语言文字力求准确鲜明，简洁凝炼，以使人们清楚明白地了解执行计划的必要性、可行性和完成计划的可能性。这部分的内容，并不是每份计划都必须全部包括，而是要根据计划的目的、范围等情况的不同，酌情取舍，灵活掌握，适当安排。因此，具体情况要具体分析，应分别予以不同处理。

    主体：它是计划的核心部分。它应明确提出任务、指标和具体要求，主要步骤、方法、措施、分工及注意事项等，体现计划的三要素：目标、措施、步骤。目标：它是制定计划的导因，首先要写明总任务是什么，达到什么指标。下面还可以有分任务，应尽可能明确具体地写出任务的数量和质量要求。写作时可以分条分项，也可以列成表格，或将部分列成表格，作为附件处理。措施:它是指落实计划的过程与做法。这部分内容关系到计划目标的实现。因此，制定计划者～一定要做到胸中有全局，将措施和办法考虑周到、详尽、具体，不得自相矛盾。为了保证完成任务，应职责分明，由哪位领导人主管，什么单位负责，哪些单位既合都要清楚明白。以便执行和检查。步骤:它是实现计划的重要保证。为了达到目标，每一程序都应有明确的时间要求，以使执行者既产生紧迫感，又能有条不紊地进行工作，如期完成预定目标。这部分应写得有条有理，各个环节要互相衔接，环环相扣，切实可行。

    主体部分是计划写作的重点，每份计划都要将以上三个要素的内容写清楚，不过详略重点可有所不同。主体部分要力求具体明白，逻辑性强，语言要简洁洗炼，干净利落。

结语：它是计划的辅助、补充部分。根据实际情况，有的用一段简要的文字，进一步强调计划的重点；有的在最后强调一下注意事项；有的写一段希望和号召，以鼓舞士气。如计划不长，主体部分写完全文就结束，不再加结语部分，应结合具体情况，灵活运用。

3、文尾

    文尾部分，应在正文的右下方，写明制定计划的单位名称，或个人姓名，如果标题中已注明单位名称，此处只写年、月、日即可。有的计划，在落款后面还要写出报、送单位以及有关人员。

    此外，凡是与计划有关的材料，在正文表述不便时，可用附表和附图，如基建和财务计划中的指标和数字等，都可作为附件，放在最后。这些附表、附图及有关说明文字，同样应视为计划的重要组成部分。

    （二）计划的写作要求

一要把握方向，贯彻政策。计划是政策的具体落实，是人们工作的指南和努力的方向。因此，制定计划必须遵循党和国家的路线、方针和政策，符合法律、法令和上级的决定、指示等要求。只有把握方向，贯彻大政方针，并将其体现在计划当中，才能指导本单位在今后一个时期的工作沿着正确的方向前进和发展。

二要实事求是，调查研究。计划的制定，只有通过实事求是的调查研究，走群众路线，向有关人员和专家征询意见，集思广益，才能使计划有根有据，有群众基础，经得起实践的检验，才不致于半途而废。陈云同志曾经说过：“领导机关制定政策，要用百分之九十以上的时间作调查研究工作；最后讨论决定，用不到百分之十的时间就够了。”制定政策需要实事求是，调查研究、制定计划同样也是如此。因此，制定计划时，必须尊重群众，搞好调研工作，广泛征求意见，分析各种有利因素和工作中可能遇到的问题，自上而下，上下结合，群策群力，使计划建立在坚实可靠的基础上。

    三要积极稳妥，切实可行。计划的制定，必须要有科学的态度，既要考虑到客观条件，又要充分发挥人的主观能动性，要本着积极稳妥的指导思想去确定所要达到的目标，以保证计划的付诸实施。因而，在预定时间内计划要达到的目标或需要完成的指标，必须从实际出发，不能过高或过低，应切实可行。否则，主观动机虽好，头脑发热赶浪头，盲目追求高指标，经过努力也难以达到，这样就会大大挫伤群众的积极性，从而失去信心。如果目标定的太低，忽视客观条件，目标轻易就可以达到，这也难以激发群众的积极性、创造力，反而会使工作松松散散，组织纪律涣散，阻止前进的步伐。

    四要全面兼顾，突出中心。计划的制定，既要能统筹兼顾，又要能突出中心。每个单位或每个时期，工作虽然千头万绪，但总有其工作重点。因而，制定的计划必须反映当前工作所要解决的主要问题，做到中心工作与一般工作相结合，既能发扬优势，又能克服薄弱环节，对各方面工作既有适当安排，又能使“优势兵力”用在刀口上。这样，全面兼顾，突出中心，才能相辅相成，相得益彰。

    五要分工落实，留有余地。计划是行动的指南，计划中的各项任务都要落实到人，使所有人员都能各在其位，各尽其能，各司其职，各负其责。计划还要有一定的弹性，留有余地。计划虽然制定前经过周密的调查研究，但在执行中，仍然会遇到意料不到的不利因素，必要时可以随时根据实际情况加以补充或调整有关内容。可见，计划的制定必须灵活机动，分工落实，留有适当余地，不能过于死板和机械。

    六要明确要求，便于检查。计划中提出的任务、指标、措施、责任、时限等内容必须具体明确，以便于具体执行和检查。切忌写得含混不清，模棱两可，产生歧义，以免造成责任不明、互相推诿，难以落实，难以检查的现象。

六、工作总结的写作

（一）总结的概念及分类。

总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作、任务的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结从理论的高度进行回顾，目的是从中发现和归纳规律性的东西，明确经验和不足，以期对今后的工作进行指导。

通过总结，可以把获得的感性认识，经过分析和综合，抽象和概括，上升为理性认识，揭示事物的本质和内在联系，从而掌握规律，获得经验，指导今后的工作少走弯路。事实上，很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。正如毛泽东同志指出的：“人类总是不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进”。

从不同的角度，可将总结划分为不同的类型。

按内容分，有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等；

按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结；

按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；

按性质分，有综合性总结和专题性总结。

（二）总结的基本结构及写法

标题 

开头（前言部分）

成绩和做法（主体部分） 

取得的主要经验或教训或存在的不足 

结尾：今后工作努力方向或打算或整改措施

开头部分即前言部分。总结的开头主要用来概述基本情况，作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，开门见山，文字不可过多。

主体部分是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。总结的主体部分很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。

结尾部分。分析存在问题，提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题，写在正文中的有关部分，结尾针对存在问题，明确提出今后工作的努力方向。

（三）综合性总结和专题性总结的写作

各单位年度工作总结就是综合性总结。开展机关工作作风建设宣传月活动的总结就是专题性总结。

1、综合性总结。综合性总结的基本内容大致是：

（1）概述基本情况，包括介绍工作过程、环境和基础，必要时交代一些背景情况；简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等，给读者以总体认识。

（2）叙述主要成绩、做法和经验，这是总结的主要内容和重点所在。叙述成绩表现在哪些方面，收获有多大，列出确切的数据和典型事例；概括基本做法，阐述成绩是如何取得的；也可归纳为若干条经验，进行深入的分析、论证，提到政策与理论的高度，从中找出规律性的东西。

（3）分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上，找出工作中的矛盾和差距，对存在的缺点和问题进行认真分析，找出原因，引出教训。

（4）提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节，提出切实可行的改进措施和意见，并根据当前形势和任务，提出今后的工作打算和努力方向。

2、专题性总结。专题性总结，是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻，针对性也较强，因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩，介绍做法和经验；有的还简要提出今后工作改革的思路。

综合性总结和专题性总结，各有不同的胜任，前者内容要求全，后者内容要求专。要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结为宜；但不论哪种总结都需要有点有面，点面结合，使总结内容具体扎实，富有新意。

（四）总结写作中的几个常见问题。

1、不能总结单位开展的特色工作，千篇一律，综合性总结年年一个样，专题性总结放之四海而皆准。

2、采取工作项目列举式，记流水帐，不概括，不拨高。

3、只讲成绩，不讲不足，不分析存在的问题，也不归纳经验和教训。报喜不报忧。

七、调查报告

结构主要由标题、正文两部分组成。

标题一般有两种写法。

①    是一般文章标题式写法，如《军事经济学院腾飞之路——关于军事经济学院综合办学实力的调查》。

②    是公文标题式写法，如《襄樊学院基层党建工作调查》。

正文，一般包括四方面内容：前言、情况、分析和意见（建议或对策）。

（１）前言部分要简要地说明调查目的，调查时间，调查范围以及所要研究和报告的主要内容等。

（２）情况部分，即所调查得来的主要内容或主要问题。这部分是调查报告的主体，容量较大，所以都要进行归纳，或以自然情况为序，或以内容性质的逻辑关系为序，分条列项地进行写作；每一大条都要有一个中心，或用序码标明，或用小标题和提示的方式来概括，以使眉目清楚。具体内容的写法主要是叙述，多用事实和数字说明，做到材料和观点相统一；表达上侧要灵活一些，或以观点带材料，或以材料带观点。

（３）分析部分或指出性质或找出原因。这是调查报告的研究部分，要有针对性，要揭示实质。

（４）意见部分是在研究分析的基础上所提出的解决问题的建议或对策，有的先展望一下事情的发展趋势，然后再提出对策，内容视具体情况而定。这四个部分不一定都要完全具备，因文因事而宜。

八、会议报告

（一）会议报告写作目的 是向群众或上级领导报告工作情况，以取得理解和支持。会议报告是以领导者的身份报告全局的工作情况，除报告已有的工作情况外，要着重部署今后的工作，而且要有很大程度的形势分析。

（二）会议报告与工作总结在内容上的异同 但总结的重点在于对前段工作的总结，会议报告的重点则在分析形势和部署任务。

（三）会议报告同领导讲话的区别 领导讲话的内容主要是领导就有关问题所做出的指示性的意见，而会议报告则主要是报告和部署工作。因此，会议报告是在全局性工作会议上需要代表整个组织或机构回顾工作、分析形势、部署任务时所使用的文件，而且是由主要领导人所作的。

   （四） 会议报告的写法

标题 大致有两种写法：

一种是一般文章标题的写法，概括出报告的主要内容，如毛泽东在陕北中央工作会议上所作的报告《目前的形势和我们的任务》，这类标题往往还要在题下加一个副标题“－－在××××会议上的报告”之类；

另一种是直接写工作范围再加“报告”二字，如《政府工作报告》，题下标明报告时间和报告人姓名。

正文 一般有三部分内容：

一是简短说明会议的性质、任务和意义；

二是着重总结前段工作，并在此基础上提出今后的任务、方针和政策等；

三是强调意义，表明决心，发出号召。

正文第二部分是写作重点，容量非常大。对前段工作的总结要全面而又概要，对今后任务（或初步意见）的提出要有分析、有见解、有原则性指示意见或基本措施。会议报告的特点就是容量大，对全局工作既有实事求是的概括总结，又有现实而深远的指导意义，实际上就是一个工作部署和安排，写作上一定要下功夫。

第一，要抓住关键，突出重点。这样会使主题鲜明而又深刻，产生强大的说服力和巨大的指导意义。

第二，要层次清楚，观点鲜明。如总结部分列举一系列工作和实践步骤，然后再按内容性质不同总结原因和经验，任务部分则先进行分析，再按内容性质的不同分提出不同工作任务。这样写，层次清楚，观点鲜明，内容多而不乱。

第三，语言准确，感情饱满。语言既不要像演讲那样口语化，也不像有些规范公文那样“刻板”。

会议报告与前面讲的调查报告的写作必须注意这样几点：

１、思想上政治上同中央保持一致。凡中央正式形成决议、决定、指示的东西，就是既定的路线、方针政策，全国上下都要无条件地执行，不能唱反调。起草时要特别注意，报告的观点是否违背了中央有关文件，是否违背了国家的法律。当然，某些具体政策也是要调整发展的，有的也还需要在实践中继续完善，有不同意见可以也应该有组织地向上级反映，对新情况新问题也应当研究讨论，但要选择恰当的场合和方式。

２、要有高度的原则性，要敢于坚持真理，不怕冒风险，要有责任心、事业心

３、明确报告对象，设身处地地处理材料。写报告要学会“假如”，“假如我是中央或省委、地委领导，看下边报告想看什么，不需要看什么；会上作报告想讲什么，不需要讲什么。”

４、抓住要害，要有情况，有分析，有意见，有措施。

５、文风庄重，准确精炼，开门见山，不要学生腔，耍花枪。写重要报告，要认真准备，反复修改，要群策群力，发挥集体智慧。

九、领导讲话

（一）领导讲话具有三个特点

一是权威性。讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言，目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出的指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和有效性。领导职务的不同，讲话的权威效果也不同。

二是思想性。领导讲话一定要有理论色彩，要能以马列主义的理论为指针，阐述所进行的工作的意义，以动员群众投身于改革开放和经济建设之中。讲话就是要用自己的语言去思考，去总结，通过自己的思考和理解去分析问题，去说服人。这样才能打动听众，让人接受，共同与你去实行。

三是鼓动性。统治者要达到某种政治目的，要通过讲话起到激励、鼓动的作用。讲话稿，要注意鼓动、激励作用，针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的议论，才能取得成效。

    （二）起草领导讲话要处理好三个关系

    一是权威与平易的关系。一篇好的讲话稿，总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性，这种权威，与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合，立场坚定，原则性强，严肃、认真、鲜明、有力地展示自己的观点，起到应有的强调、号召作用。这种权威，确实是一种原则的把握。但如果一个领导者在讲话中，处处炫耀自己的身份、地位，措辞生硬，居高临下发号施令，危言耸听地阐明自己的思想、观点、就会拉远与听众的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣，起不到应有的影响、教育和引导作用。领导讲话的坦率、诚挚，能很快沟通，大大缩短与听众之间的距离，在自然而亲切的气氛中传达自己的思想。起草领导讲话稿，不仅要言之成理，还要善于把“理”说白说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。

    二是庄重与幽默的关系。领导讲话无疑要庄重，不能拉家常式的漫谈、闲扯，要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神，阐明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原则。这个原则要求一个领导者不论是在何种社会环境中，运用什么样的语言，都不能超越一定的原则限度，去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原则地去评价某些事、某些人，也不能无原则地按照自己的思想意识，一味地表现自己，或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原则，行文沉稳、扎实、郑重其事，以使领导活动严肃、认真、原则性强，达到预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话，开始说一通形势如何如何，结尾原则性地提提要求，没有一点灵活性，也打动不了听众的。讲话作为一种鼓动、号召的手段，还必须讲求一些现场效应，努力与听众产生共鸣，才能起到应有的作用。灵活性是原则性运用过程中一种必要的补充，以基本原则为指导，对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的一种绝妙体现。在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的，需要灵活运用，以使领导讲话丰富多彩，独具魅力。

    三是深入与浅出的关系。领导讲话，总是要通过阐明一定的道理来说服人、教育人，“以理服人”可以说是讲话所必须遵循的一条原则，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌”，会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿，只有将说理性与通俗性结合起来，才能使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，从而起到讲话应有的效果。能够把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻，首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅，撰稿人必须要具备一定的知识素养，平时注意积累各学科的知识，并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次，掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的，如数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法，掌握语言表达的技巧，并能在起草中灵活应用，会使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。

    （三）起草领导讲话应注意三个问题

    １、避免雷同。领导者参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在避免雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。一般来讲，独劈蹊径会避免雷同现象，常常也会乎意料地大受欢迎。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话，所送的是相同的背景材料，缺乏总体设计，起草讲稿很可能重复。避免雷同确实需要动脑筋、想办法。一般说来，撰稿人在起草讲话过程中避免雷同可以在以下几个方面下功夫：

一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言”；

二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；

三是选择那些富有新意的材料来说明问题，不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要，使听众开拓视野，回味无穷；

四是会议组织者要有总体设计，撰稿人不仅要拥有会议背景材料，还应该和会议组织者研究讲话的内容、侧重点。

避免重复的方式方法是多种多样的，需要撰稿人预先着手，多角度展开同一主题下的不同论述，以使领导讲话独具色彩而富有成效。

    ２、独树风格。领导讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。讲话要有自己的风格，才能抓住听众。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上，发挥创造性，使领导讲话讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格，异于他人的创造特点，就是其风格的具体体现。领导讲话要有风格，这也是客观实践所决定的。传达贯彻上级指示，安排部署工作，每个领导都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸，那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。这样的讲话是过去也是现在存在的一种通病，即在内容的安排上成为上级领导讲话或有关文件的翻版。常有这样的事，当有人问起文章上的几句话的时候，起草人则说，这句话是谁的，那句话是谁的，这句是从那个文件上讲的，那句话是那个报纸上说的，问他哪句话是你的，他说那句话都有出处，没有我的，可见讲话成了拼字游戏；在篇章结构上，也常常是：帽子、总结肯定前段工作、根据上级指示提出要求。长此以往，形成了许多“套路”。这讲话四平八稳，毫无新意，使听众越来越没有耐心。其实，任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。起草领导讲话，要以传达、贯通领导者的思想、观点为主旨，不应拘于一章一法的限制和束缚。讲话不应有固定的章法，应随讲话的内容和场合而随时变化，不仅逻辑严明、思路清晰，而且生动活泼、文采盎然。撰写领导讲话稿，应当潇洒一些，讲究一些文采。文采对形成风格有着很大的关系，可使讲话更富有生气，富有感染力、号召力，是语言表述中的一个极其重要的方面。由于领导人的性格，职务特点，语言习惯不同，讲话风格也必然各具特色。为了较好地体现领导者的风格，给领导服务的秘书人员应相对固定，便于从深层次上处理好这个问题。

    ３、适当调剂。由于会议不同，领导的讲话有长有短，如果是遇到长一些的讲话，一般来讲任何都会感到疲劳，精力往往不会象开始那样集中，特别是到会议最后，主要的东西已经讲完，听众的情绪开始松弛下来，台下有人开小会，有人收拾东西准备走，这样讲话就需要调剂情绪和气氛，即需要兴调剂情绪了。对这一点，撰稿人也要预先考虑到，适当在较长的讲话中增加一些“调剂品”，激发听众 的情绪和注意力。运用即兴调剂要因领导讲话的内容而变化，因听众不同而变化，有时用在开头，有时用在中间，有时用在结尾。讲话即兴调剂是领导者机智灵活的表现，能够很好地借鉴使用调剂艺术将使领导讲话自始至终保持活力，富有吸引力。

十、信息、

信息写作需要注意的三个问题：

    （一）注意抓好领导对信息的需求点

    １、抓重点，围绕一个时期的中心工作反映贯彻落实情况。目前，上级在安排部署一个时期的中心工作，都是以会议或重要决策的方式。本地区、本部门干部群众对某次会议精神、某项政策的反映、意见和要求；本地区、本部门贯彻落实所采取的措施，以及深入贯彻落实中取得的成绩、经验和存在的问题；政策本身存在问题，需要进一步完善；需要提请上级进一步调整；哪些方面的工作，政策还没顾及到，还需要作补充，等等，要及时反馈，以利于决策层进一步完善决策。在反映这类信息中，我们应当注意下级的动作和反应。

    ２、抓热点，围绕一个时期人们普遍关心的问题，反映干部群众的呼声、意见和建议。及时把干部群众共同关心的热点问题反映上去，使决策层从群众的议论中发现问题，提出解决问题的方针和政策。

    ３、抓难点，围绕一些涉及全局而没有解决的难题，反映探索解决的办法。即要注意反映本地区、本部门出现的典型经验，也要反映外省市或国外的好做法，还要反映上级有关部门的动态和理论上的探索。

    ４、抓疑点，围绕带有倾向性、苗头性的问题，反映分析预测可能出现的结果。这是领导进行超前决策，防患于未然，避免出现重大损失的基础。预测的内容包括政治、经济形势分析，本地区、本工作部门发展趋向展望，专项工作的预行方案和建议，干部群众的意向、要求和建议，等等。

    ５、抓警点，围绕已经发生或可能发生的对政治、经济和社会生产造成危害的事项和动态，迅速反映情况并建议采取得当的措施。主要是能够对重大灾情、疫情、案情、社情以及政治、经济动向等方面出现的一些问题采取积极的防范措施。

    （二）注意提高信息的内在质量

提高信息的效用、层次是目前信息工作中共同面临的问题。从目前情况看，就事论事、一事一报的信息比较多，综合分析的信息比较少。应当在此基础上，来加强信息的分析综合，向有深度、有广度、能够提示事物本质，并且有解决方案的高层次信息发展。

一是发掘内容的革命性。把各地、各部门零散反映的信息通过分析，把共同的、本质的东西挖掘出来，形成一个统一的主题。这样面比较广，可以反映整个形势便于领导把握。

二是延伸挖掘本质问题。对一些有一定价值但完整的信息，敏锐地抓住内容本质特征，补充内容，从定性和定量两个方面进一步挖掘，使原来的信息更加完整、真实。

三是抓问题的代表性。对一些个别现象分析其核心问题的典型意义和与其他关联关系，找出对面上情况的代表性，使原来的微观信息上升为宏观信息。

四是从当前现象中寻找对长远的影响。特别对一个重点问题，要分析综合的涝后影响，引起决策层的警觉。

五是寻找问题的因果原因。从复杂的客观、主观条件中找到起关键作用的原因，为领导提出解决和就治措施提供依据。

    （三）注意对信息采编的斟酌

信息一经编发，就直接进入领导决策轨道。搞好采编斟酌，确保信息质量十分必要。

一是斟酌层次。向谁报信息就要使信息处于谁的领导层次。看所编的信息是不是站在领导的高度，是否与领导站在同一层次来观察、分析问题。要把从自我出发变为从领导出发，告诉领导想知道，或者应该知道的东西，不能自以为是。要把从局部着眼变为从全局着眼，从下级着眼为上级着眼，从个别领导角度必改为整体领导角度。 

二是斟酌真实性。特别是反映一些重要情况的信息，一定将事情的缘由，问题的程度、性质搞清楚，决不能马虎大意。否则很容易给上级决策造成误导。

三是斟酌份量。从上报信息内容重与轻、点与面、急与缓、简与繁等方面看一看有没有采编的需要，有没有修改的价值，以及如何去修改，增加信息的份量。有些信息适当作上些背景介绍，能够使领导搞清楚事情的来龙去脉，进一步理解信息的价值。

四是斟酌标题。现在信息量特别大，要吸引公务繁多的领导注重编发的信息，要在标题上作文章。好的题目可以标出信息内容，揭示其主题，点明其意义，让人看了以后，发人深省，很愿读。这要求选题目要确切，使标题和信息内容相符合，同时，标题要新颖，形象，给人留下难忘的印象。

五是斟酌文字。看文字上有无表述不准确、不客观的问题，看是否条理、简练、明快。

十一、简报

（一）   简报的格式结构

    简报的种类尽管很多，但其结构却不共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。

报头

标题

正文

报尾

       简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。

      １、简报名称，印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。

      ２、期号，位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编，以免得不到“增刊”的单位误认“正刊”缺期而发生误会。

      ３、编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。

      ４、发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。

     报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开。

    有些简报根据需要，还应标明密级，如“内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等，位置在简报名称的左上方。

    报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位，送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位，发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明“本期增发×××（单位）”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。

    （二）简报的写作要求

    第一、抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。一是围绕领导决策，抓“超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前，搞小超前，努力收集与此有关的情况，经过筛选加工、研究提出可供领导参考的建议和方案。二是在领导决策之中，抓“追踪型”问题。努力掌握决策贯彻执行的情况、各方面有什么反应、发生什么偏差，迅速地反馈给领导，使领导能及时纠正偏差，使决策逐步完善。三是要着眼大局，从小中见大，抓见徽知著的问题。收集情况时，就要从全局考虑，从小处着手，深入上点，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小问题，作推广放大的思考，挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。四是抓新情况、新经验、新问题。在改革、开放的过程中，许多新情况、新问题，迫切需要领导去认真研究和解决，制定符合实际的方针、政策和措施。所以，必须花气力积极地收集，捕捉这类信息，抓这类的问题，提供领导参阅。五是注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决，而任其发展，可能会酿成大问题，给工作带来不应有的损失。六是抓突发性问题。比如灾害、事故等，直接关系到安定团结的政治局面和人民群众的切身利益。得到这类信息后，应迅速向领导报告。

抓准问题，应该注意四点：

１、从全局着眼。简报的作者必须站在单位领导的高度、全局的高度去观察事情、分析问题。一定要跳出自己工作岗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。  

２、善于抓趋势。所谓趋势性问题，既不是偶然发生的问题，也不地个别的问题，而是反映事物发展的动向性问题。这种动向，有好的，也有不好的，不论哪一种，只要及时抓住，就能提炼出有针对性的好的简报主题。掌握了事物发展的趋势，了解了本单位工作和生产下步朝着哪个方向发展，再去观察问题，就能是非清楚。符合事物发展方向的先进经验、障碍事物发展的不良倾向以及事物发展遇到的实际问题，都是撰写简报应该抓准的问题。

３、善于抓苗头。所谓苗头性问题，就是那些代表新生事物的先声、新创造的火花、新经验的先导，具有强大的生命力，采写简报应该对这种代表事物发展方向但还处于萌芽状态的苗头性问题予以高度的注意。不能只注意那些众所周知的典型性事物，还必须特别留神尚未引起人们注意的细小之事，认真剖析，放大比较，沙里淘金，抓出“小中见大”的带有典型意义的问题，用简报宣传、反映。

４、具备工作敏感。所谓工作敏感，是指作者对于单位内外各种客观事物具有敏锐的观察能力、判断能力和预见事物发展进程的能力，以及能够及时、准确反映事物的能力。我们要抓准问题，从长远看，必须不断地提高自己的要作敏感。工作敏感不是一日之功，它是长期学习、观察和实践的结果。

    第二、材料准确，内容真实。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。简报一是要准确。不允许对那些心理活动、环境、气氛等无形的事实搞“合理想象”。必须深入调查研究，不走马观花、浮光掠影，更不可“听风就是雨”，保证材料绝对真实可靠。也就是说，要做到简报所选用的任何材料，包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，有一说一，有二说二，实事求是，恰如其分，留有余地。二是要强调真实性。必须注意做到不为迎合而弄虚作假，不赶“浪头”追时髦，不歪扭写作角度，不搞事态发展的“提前量”，必须忠实于事实，保证符合事物本来面貌。

    第三、简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。一是注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。一份简报只抓住一个问题，不搞面面具到才能使简报的主题凝聚，篇幅短小，问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多，可以把想说的问题进行归纳、提炼，抓住最能反映事物性质的东西做主题，重点来写，其他则一概摒弃；也可以将可写的几个问题，各写一期简报分期介绍，一期一个重点，上篇一个侧面，千万不可使几个观点纠缠在一篇简报上。二是注意精选材料，围绕主题精心挑选典型事例。简报所使用的材料和其他文章一样，总是以个别反映一般，不能也没有必要写尽事物的整体。因此，撰写简报之前，必须对材料进行分析研究，精心选择。凡是能够表现主题的材料，都要注意加以精选，不可轻易放过；凡是与主题无关的材料，即使十分生动，也必须忍痛割爱、坚决舍弃。选择材料还要注意选择典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本质。筛选出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报的内容更加简洁。三是注意既要求简，又要写清。简报求简，是在说明问题的前提下求简。“简”，应该把服从内容的需要，不能由一个极端走向另一个极端。

    第四、讲究时效，反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之一，也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。

    第五、内容实在，不空洞。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。文学作品的创作，靠刻划形象来表达主题思想；评论文章的写作，靠理论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样，是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。

    （三）简报的选稿要求。

    选稿是机关文字工作中常涉及到的问题，但简报选稿最有代表性。选好稿子，必须围绕该简报所在机关的职能来确定主要选稿原则“有的放矢”选稿。简报编辑要从大量来稿中挑出好的稿子，需要注意四个问题：

    １、思想要敏感。简报编辑的思想敏感应该表现在三点上：一是对中央的方针政策，对上级机关的工作部署和本单位领导的要作安排，头脑要敏感。既要能够迅速理解其精神实质，又要能够清醒而敏捷地意识到简报在贯彻落实这些部署中应起的作用。二是对周围的事物，对各方面工作的变化和发展，对各式各样的信息，反应要敏感。既能够条理清楚地把这些情况输入自己的脑海，又能够迅速地反应出简报工作应采取的对策。三是对来稿中反映的动向、火花、事物萌芽反应要敏感，既能意识、鉴别，又能牢牢抓住不放，不让好的线索在自己手中白白放过。

    ２、看问题要有预见性。工作不是一成不变的，是在不断发展的。作为单位“机关报”的简报，要起到对工作的指导作用，就必须对工作的进程有预见性。也就是说，简报的编辑看问题、审稿子，不能只想到今天，只看到眼前，还是看到明天，还要想到工作的下步发展，这样才能真正抓住符合事物发展方向的先进经验，抓住障碍事物发展的不良倾向，抓住事物发展过程中即将遇到的实际问题，选择出有指导意义的简报来。

    ３、判断要准确。简报编辑的水平，在很大程度上体现在对稿子的判断能力上。具体讲，做好稿子的选择工作，应从三个方面搞好判断：一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断。也就是通过看稿，要对稿件的真实程度心中有数，对稿件在政治上、政策上、理论上以及工作上的指导意义正确与否心中有数。二是搞好稿件实际价值的判断。有的来稿所反映的问题抓得很准，写得也很清新，也有的来稿反映问题不突出，缺乏指导意义，简报编辑对这两类稿子是容易鉴别的，是能够迅速做出选择的。但有的稿子拉拉杂杂，往往把有价值的内容淹没在一大堆材料中了，对这种稿子，编辑要慧眼识货，能从璞玉中剖露出“和氏璧”来。三是搞好稿件刊发“利与弊”的判断。有些来稿，事情是真实的，观点也是对的，但怎样刊发，什么时候刊发，有的应该掌握一定的火侯。特别的一些反映问题的、对工作提出批评的稿子，在刊发时机上，是早发还是晚发“情况简报”，让大家都知道，还是发“情况反映”，只供领导参阅，不扩大宣传范围；在提法和措词上，掌握什么样的分寸、用什么样的口径，这些都需要简报编辑认真动一番脑筋，积极而稳妥地做出判断。

４、要灵活掌握稿件的写作质量。有些来稿虽然在写作质量上差一些，但反映的问题都很重要，材料也是翔实的，就应该考虑编发。必要时，简报的编辑还可以亲自动手重写，决不要仅仅因为文字逊色了一点，就把一些很有价值的文稿抛弃。