用“三严三实”激发档案工作正能量
——在湖北文理学院“三严三实”专题交流会上的发言
档案馆 熊华山
今天我发言的题目是“用‘三严三实’激发档案工作正能量”。我想，既然是讲“三严三实”，那我就只讲三件事，并尽量做到一不喊口号，二不唱高调，三不戴高帽。我不想讲官话讲套话，只想讲真话讲实话，就只想说说今年内发生在自己身上的或与档案工作有关的三件事，从中与大家共同分享我们日常工作如何做到“三严三实”的体会和心得。
第一件事：我来讲讲如何办文的事：管理工作常常需要发文，这司空见惯。文因事起，但我们绝不能简单地就以发个文件来了事。
前不久，组织部叶部长找我商量，让我代表干部档案专审工作专班，就专审工作问题整改起草一个文件。于是，我便结合自己所了解的过去该项工作长期存在的种种问题和弊端，从理顺体制机制、明确责权分工和规范程序手续等三个层面，起草了一份《关于进一步完善和规范我校干部人事档案归档工作的通知》，文稿送交校办前我还主动征求了组织、人事、纪检等相关部门意见，最终得以顺利签批和印发。文件发出几天后，人事处派人来档案馆移交新收到的某位老师的博士学历学位材料，我们一看便知这些材料缺少认定手续，也没有提供详细目录移交清单，因此就依据新文件规定而拒收。因为没有认定，无从知晓材料真伪；没有移交清单往往意味着材料可能或缺，如果不能在第一时间及时发现并告知当事人，以后时间越拖越久越难追补。过去我校干部人事档案工作的弊端就在于此，人为地给干部档案工作留下了太多补缺隐患。但我们的好初衷并没能得到好配合，这卷博士材料在人事处和档案馆之间你来我往，送来还去，至今搁置无果。期间，我还利用一次午餐机会，就此事又主动与人事处分管档案工作的领导进行沟通。我说人事档案材料产生的源头在人事管理部门，必须严把材料初审入口关，所有材料必须经过甄别鉴定，做到齐全完整和规范移交；没有清单的移交，档案馆概不受理。不然会给后续的立卷归档工作留下隐患，我们要对当事人负责、对岗位工作负责、对学校办学历史负责。万万没想到的是，我的一番诚恳表白，竟然被认为是在讲大话、拿高帽子压人，我一时无语.....
饭后回到办公室，躺在沙发上，我一直在想，是什么原因造成这次沟通不愉快？翻来覆去，我想有三点：一是沟通时机、场合不对；二是我习惯用自己喜欢的表达方式而不考虑他人感受；三是情急之下道理没有完全讲清。
多年以来，我给单位同事留下的印象就是爱较真，这次当然也不例外。下午一上班，我就找到叶部长，提出干部档案归档工作的整改，不能只发个文件就了事，陋习积重难返，要想解决问题，我们还得组织相关单位部门负责人及管理人员认真学习领会文件精神，道理不讲清，很难确保执行不打折扣。叶当即表示，要请刘校长出面主持会议，由我作为起草者对文件进行解读。下来后，我再三考虑，打算从分析档案工作与各单位部门管理工作的交互关系和作用入手，讲清档案工作的源头在文件材料形成的单位部门的管理过程，只有管理过程规范，档案案卷才能规范；只有规范化的档案才有查考价值，才能更好地提供利用，服务管理、服务发展......这些道理，我想终究是会被大家接受的。
第二件事：讲讲如何体现管理就是服务的事：做档案工作，要时刻为服务对象着想，要有责任担当。
“以人为本，厚积广用”，是档案馆一贯践行的办馆宗旨；而“换位思考，主动作为”，则是本馆常抓不懈的馆风建设措施。作为一个即将迎来AAA复查的大学档案馆，如何光大AAA荣誉，巩固达标成果，真正从思想上做到不为达标而达标，就必须“谋事要实”——一切从工作实际出发，一切从服务对象实际需要出发，实事求是，切实针对存在问题和薄弱环节进行整改。不跟风、不盲从，想明白了就行动：我们对照平常查询记录缺失统计情况，按年代和学校拟出详细追补清单；成立追档小组，在充分调研的基础上，研判分析各种可能的最终线索，确定最佳追补渠道。追档小组首战在襄阳市考院找到原省工艺美术学校五届校友当年录取名册；然后取道省城，连续奋战一周，先是在省教育厅高教处找到两届校友专升本录取名册，后又在省考院找到襄樊学院合并前后有关各校的大量成教、普教录取名册（大小共计18本），最后与存档单位工作人员一起加班加点，逐页签字、加盖省考院档案证明章和省招办录取专用章，以确保复制档案的真实效用。
这些追补到手的名册最早的形成时间是1980年，年代跨度距今达30余年，共计复制A3幅面进馆名册1548页，内容涉及在册当事毕业生校友达18700多人。
这些馆藏缺失多年的录取名册顺利补救和复制进馆，获益有三：一是积极响应近年来全国正在开展的干部档案学历认证工作，为当事校友回校查询档案提供应有的便利，从而降低其因学历问题查档而需四处奔波产生的个人差旅费用和相关成本；二是在一定程度上可以缓解省教育厅和省、市考院等教育管理单位部门今后接待这方面档案查询的工作压力，主动把矛盾和问题解决在基层；三是学校档案馆馆藏因此得以必要补充与完善，今后我们可以更加有底气地向服务对象承诺：“怀揣希望而来，尽带满意而去！”正因如此，该项举措得到省教育厅高教处、省招生办和省考院领导的大力支持和高度肯定。他们说，湖北文理学院能设身处地一切为学生着想，并不惜代价和气力追补曾经缺失的档案。看似一件小事，却反映了一所大学的应有的责任与担当，折射出母校对万千学子校友浓浓的人文关怀......
第三件事：我想拿自己来说事：作为单位负责人，要有规矩意识，要把纪律挺在前面，首先必须要把自己摆进去。
档案馆作为学校服务社会、服务师生和校友的窗口，作风建设尤为重要，自己作为一馆之长，如果不能以身作则，整个团队必然纪律涣散、作风拖沓，缺乏战斗力。
今年4月7日上午，我坐校车在正大门下车时碰到化科院办主任刘向红，说要请我过早吃面条，顺便请教我年鉴撰稿事宜，我因此多聊了几句而晚了6分钟进办公楼，被机关考勤检查组逮个正着，樊书记提醒我以后要注意，并问了我为什么迟到。我当时也没多想，就说迟到就迟到呗，哪还有什么理由可讲？我没想到的是，在当天发出的考勤通报上，本人大名赫然在目，并且后面的括号内除了注明迟到6分钟几个字外没有像其他人那样后面都还有原因说明。这下，我人可丢大了，馆内同志看后都为我抱不平，有的还说要请刘向红到樊书记那儿给我作证，但都被我拒绝了。
在当周的馆务例会上，我首先就自己上班迟到被通报一事作检讨并表明态度。我说，这事虽属偶然，但从另一方面也说明了自己未能把规矩和纪律时刻放在心上，不管什么原因，事前没请假，迟到了就是不讲规矩不守纪律的表现，作为馆长也不能有丝毫特权而讲客观可以例外。今天我拿自己说事，敢向自己开刀，严肃地进行自我剖析，就是想把坏事变好事，提醒大家时刻都要讲规矩、守纪律，今后无论是谁都不要心存侥幸或有意无意地去踩踏纪律和规矩的红线底线，馆风建设，我们也永远在路上。
身体力行“三严三实”抓馆风建设，好馆风带来了好服务；好服务赢得了好口碑。今年以来，档案馆多次收到校外单位或个人赠送的锦旗和感谢信，有的同志还被服务对象在政府网上点赞。
三件事讲完了，我想谈的 “三严三实”的体会和心得尽在其中，如有不当之处，还望领导和同志们批评指正。
最后我还想说的是：当官千万不要只是为了在人前吆五喝六，显摆荣耀和任性。我当馆长从来也只是想干点实事，干点自己觉得有意义的事，不与身后留骂名。我和我的团队敬畏档案，认真做好每一天，无缘名利，但凭良心。作为档案人，我们永远需要保持一颗强大的内心——笃行“三严三实”，让档案工作永远充满正能量！
2015.11.19
