按照高校档案工作的一般规律，每年上半年全校各部门单位要对上个自然年度形成的各类文件材料进行立卷归档，经档案馆验收合格后完成移交。档案馆于3月中旬印发了《关于做好上年度各部门单位文件材料立卷归档工作的通知》，随后又召开了全校档案工作布置暨兼职档案员培训会；在实际工作进程中还安排了专人时时深入各部门单位进行手把手的业务指导和工作督促，从而确保和促进了各部门单位对纳入本年度党政工作要点的档案工作的高度重视和切实落实，如期完成了应归档文件材料的整理立卷和移交工作。现将有关情况通报如下：

一、基本情况

截止6月中旬，全校21个机关部门和直属机构，有18个部门单位完成了归档文件材料的移交工作，共收集党群、行政、教学、外事、出版、基建、会计等10大类别档案723卷（盒），其中文书档案1100件， 含永久档案154卷（盒）、30年期档案69卷（盒）、15年期档案489（卷）盒、10年期档案11卷（盒）。由于各部门单位的通力配合，全校上个自然年度所形成的文件材料的立卷归档工作得以基本完成。一些部门在立卷归档工作中表现突出，尤其是校办、组织部、学工处、教务处、纪委监察审计处、规划建设处等部门不仅能如期完成任务，而且在案卷整理上分类科学、资料齐全、组卷合理，具备了较高的案卷质量。上述成绩的取得，主要得益于以下几个方面：

一是学校党委行政对档案工作的高度重视，自今年开始将档案工作纳入各部门单位年度工作目标考核，初步建立起了与全校档案实行集中统一管理相适应的体制机制；各部门单位对档案工作的重视程度有了明显提高，工作积极主动，主要领导亲自过问，分管领导直接主抓，兼职档案员具体落实，工作具体，任务明确，有分工、有落实。二是注重挑选业务素质高、工作能力强，有责任心且虚心好学的“精兵强将”负责收集整理本单位档案，取得了“事半功倍”的效果。三是自觉主动地接受档案馆业务指导，能够按照《襄樊学院文件材料立卷归档工作规范》等文件要求整理移交文件材料，并且善于结合本单位工作实际，形成了既完整规范，又独具特色的部门档案，为全校档案集中统一管理奠定了良好基础。

二、存在的问题

今年是我校推行部门单位立卷归档工作的第一年，虽然取得了一些阶段性成绩，但也存在一些问题，至今全校仍有少数部门单位应完成而未完成整理归档和移交档案，虽然客观上存在着档案整理时限与某些职能工作完成时间或项目结题时间不一致的情况，但主观上确实存在着对档案工作规范意识淡薄，“随办随归”的工作习惯还有待养成。具体问题归纳起来主要表现有以下几点：

1、少数部门单位对此项工作认识不足，重视不够，认为这项工作微不足道，可有可无，缺乏全局意识和全校档案工作一盘棋思想。

2、少数兼职档案员业务水平和组织协调管理能力欠缺，加之对份内工作业务缺少学习和钻研，工作感到吃力，无从下手。

3、个别部门单位不注重平时资料的积累，档案门类不够丰富，文件材料收集面较窄，不能涵盖本部门工作职能的全面概况。

4、个别部门单位内部衔接配合不够，兼职档案员催要归档文件材料难度大。

5、上年度因机构撤并而造成一些工作职责不清，原本应在撤并之时完成移交的档案材料，过后存在去向不明，收集不全，收集难度大的问题。

三、今后加强立卷归档工作的意见

立卷归档工作是学校一项重要基础性的工作，是实现学校规范管理、科学管理的重要手段，是一项长期复杂的系统工程。档案的材料来自各项工作，又服务于各项工作。完整、系统、及时完成年度归档工作，既是学校档案管理的要求，又是各部门单位职能职责的应有之意。为确保今后全校立卷归档工作的顺利进行，针对目前学校各部门单位立卷归档工作中存在的问题，特提出几点建议：

1、各部门单位要认真学习领会《高等学校档案管理办法》精神实质，切实落实部门单位立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，确保本部门单位的档案建设与管理良性运行。

2、学校要重视和加强专兼职档案员队伍建设，从有利调动和保护其工作积极性出发，进一步明确他们应享有的专业技术职称待遇；各部门单位要选好配齐专兼职档案员，稳定档案员岗位，为他们安排足够的时间来从事此项工作，支持他们参加校内外举办的档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。

3、专兼职档案员平时要注重收集和整理各类归档材料，全面熟悉了解《襄樊学院档案归档范围、类目设置和保管期限表》即试行“三合一”制度的相关内容，在材料收集时尽可能做到齐全、完整，在本部门单位内以身示范，自觉养成“随办随归”良好习惯。

襄樊学院档案馆

2009年6月23日