从回复《襄阳12345承办单》看档案查询如何为校友着想

2020年1月13日。早上一上班，湖北文理学院档案馆就接到由校办转来的一张发自市政府热线《襄阳12345承办单》，事因是原襄樊职业大学（现湖北文理学院合并组建单元之一）1997年毕业的一位叫刘XX的校友，向政府热线咨询自己的毕业档案如今在哪里，馆办同志立即就此事向馆长汇报。经过细查馆藏当年文书档案，发现其录取名册、成绩总表、分配名册均还在馆保存完好，并就有关情况电话咨询当年该校学工处负责就业工作的同志后，慎重回复了如下文字：

经查，刘XX（身份证号420XXXXXXXXXX）于1994年9月被襄樊职业大学（也称襄樊大学，湖北文理学院前身之一）化工系工业分析专业录取，1997年7月修业期满，成绩合格（有三年学习成绩记载总表），如期毕业。

按该校在上世纪90年代毕业生分配通行办法——“从哪来，就到哪去”，并依据可以查到的《1997年大中专毕业生分配方案》，完全可以看出该同学分配去向是当时的保康县人事局，其毕业档案也照此寄出（通常情况下，县一级人事局是有干部人事档案接收与保管权限的）。因此，作为刘XX同学的母校档案馆老师，我们建议：刘XX同学本人首先应去现保康县（人社局）查询一下自己的档案是否还存放于该局档案机构；如若不在，也完全可以回母校档案馆，带上身份证和毕业证（原件）补办《学历证明》和相关毕业档案材料，如当年录取名册、成绩总表、毕业名册等，这些足以证明其为全日制普通专科学历及其毕业事实。

从以上叙述中，我们可能会想到，照常理，大学毕业档案这事一般是找母校咨询的，刘XX这人怎么就这点事拨打政府热线了呢？由此不难推测，有没有这样一种可能：此人曾经来电或来人找档案馆问过，而得到的结果可能是——“你这事发生在几个学校合并组建襄樊学院之前，那时档案馆还没成立，我们怎么会知道你的档案去向？”而如果此推测不成立，那么就是他因背井离乡20多年在外打工，不了解自己的母校合并情况而觉得无从问起，不得已拨打了12345。虽然他所采用的方式、渠道有些异乎寻常，但其目的动机无非还是想弄清楚自己的档案去向和下落。作为高校档案人，就是要适时因事检视和反思工作中可能存在的问题，常作换位思考，设身处地为服务对象着想，急用户之所急，最终为他们找到有效解决实际问题的办法和路径。唯有如此，才能无愧 “心中有责、心中有民”的初心和使命