关于对二级学院档案建设与管理工作进行检查验收的通知

校办发〔2009〕30号

各二级学院：

根据2009年学校党政工作要点和各单位各部门年度工作目标考核责任书的有关要求，为推进全校档案集中统一管理，规范二级学院档案工作，加强档案工作软硬件建设，建立和完善与校院体制相适应的二级学院档案工作运行管理体制机制，经研究，决定在11－12月对全校二级学院档案建设与管理工作进行专项检查验收。现将有关事项通知如下：

一、检查验收依据

1、《国家档案法》

2、《高等学校档案管理办法》

3、2009年学校党政工作要点和各单位部门目标考核责任书

4、《襄樊学院二级学院档案建设与管理试行办法》

5、《襄樊学院文件材料立卷归档工作规范》

二、检查验收内容

（一）体制机制建设

1、分管和具体负责档案工作的院领导、专（兼）职档案员齐备，且职责明确，能积极参加学校组织的档案业务培训和相关会议。

2、各类档案实行集中统一管理，有适宜档案集中存放安全的固定专用库房和业务经费保障。

3、档案工作纳入本单位工作计划（规划）、纳入领导议事日程、纳入管理人员岗位职责；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、建立了本单位档案接收、整理、保管保密、鉴定销毁、查阅利用和库房管理等相关制度。

（二）业务建设

1、本单位党群档案、行政档案、教学档案（含教学管理、师资队伍、课堂教学、实践教学和教学改革、学科建设、学籍管理、校友信息）、学生档案和科研档案分类合理，编目规范，排架有序。

2、完成上学年及以前各学年各种门类和载体的文件材料立卷归档工作。二级学院成立之前的档案单独排放，保存完好。

3、重大科研课题和贵重设备档案归档及时，材料完整。

4、已向档案馆移交应归属学校保存的五种文书纸质及电子档案（重大学术活动、重要会议、事业发展规划、年鉴及毕业生照片及学位照片档案）。

5、已向档案馆移交本单位保存的上学年文件材料归档电子目录。

6、本年度档案工作未发生危害档案安全保存的重大工作失误和档案丢失现象。

（三）利用服务

1、编制了档案检索目录（工具）。

2、有反映本单位档案查阅利用情况及其效果的登记簿。 

三、检查验收工作的组织领导

学校成立二级学院档案建设与管理检查验收工作领导小组，人员组成如下：

组  长：李文学

副组长：熊华山

成  员：张本琴  廖文胜  胡鹏飞  黄  文  姚胐胐

四、检查验收方法

采用现场检查办法。由学校档案检查组到各个被检单位，对照检查内容逐项进行检查。主要分以下四个步骤：                                      

1、受检单位的分管领导介绍本单位档案工作情况。                                         

2、学校档案检查组在档案室现场对档案工作进行检查。

3、学校档案检查组根据检查项目量化打分。打分依据为《襄樊学院二级学院档案建设与管理检查打分表》，该表按检查内容目录设若干项目，根据检查情况酌情打分，项目得分之和为检查成绩（该成绩即为备检单位档案工作年度目标档案工作考核成绩）。

4、在全校范围内通报检查验收结果。

五、相关要求

1、各二级学院要高度重视本次档案检查，迅速对照查找目前本单位档案工作中的薄弱环节和不到位成分，积极开展备检，真正落实以评促建。

2、具体检查日程由各单位申报，档案馆统筹安排，总的原则是早备检、早验收、不扎堆；成熟一个，检查验收一个。

3、理工学院可参照本通知精神组织开展档案检查验收工作。

      二ＯＯ九年十一月三日

主题词：档案工作  二级学院  档案  检查验收  通知

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襄樊学院办公室                 2009年11月3日印发

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                                           共印30份