关于认真做好2022年应届毕业生档案工作的通知

各二级学院、有关单位部门：

为进一步规范毕业生档案管理工作，确保毕业生离校前其档案材料收集完整、离校后准确及时安全快捷转递，为其就业和今后发展提供适时有效利用，现就2022届毕业生档案整理移交工作有关事宜通知如下：

一、关于归档范围及要求

1、入学前档案：已在学校档案馆建档并保存，有待毕业离校前后由所属二级学院专人领回，并在档案馆指导下，一一对应，完成与毕业生本人大学档案的拼装。

2、学生入学登记表（需加盖二级学院行政公章）

3、学业成绩总表（需加盖湖北文理学院成绩证明专用章；若学生辅修双学位，需提供第二学位成绩表）

4、毕业生登记表（需加盖二级学院分党委公章）

5、学位授予证明书（需加盖学校学位评定委员会公章；若学生辅修双学位，需提供第二学位授予证明书）

6、学生政审表（需加盖二级学院分党委及党委学工部公章）

7、毕业体检表

8、报到证白联

9、党团材料（党团发展材料归档范围及封装要求请严格按照学校党委组织部和校团委统一规范要求整理归档，原则要求组织发展程序进展到哪一步，材料归档就到哪一步）

10、奖惩材料

11、学籍异动材料

12、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

备注：1-8为必装项，9—12为非事发不装项（学生档案材料形成单位对归档材料质量负责，各学院对归档材料完整性、真实性、准确性负责，避免漏装错装）

二、关于工作流程

1、5月22 日之前，各二级学院毕业生辅导员须按照本院准确的毕业生名单到档案馆领取“毕业生档案袋”和入学前档案。

2、5月23日至6月10日，由各二级学院按照归档范围组织毕业生认真准确填写个人信息及各类相关材料，所有应归材料必须做到填写规范、收集完整再组卷装袋。

3、6月8-12日，各二级学院派专人到招生就业处领取报到证白联装入毕业生档案袋。

4、从6月11日-18日，各二级学院在进行毕业生档案（大学学业档案+党团组织发展材料+入学前档案+报到证白联）汇总拼装、检核、封装工作时，须一一对照归档材料填写毕业生档案袋封面目录。对不符合归档规范要求的质量问题要及时发现，及时解决，坚决防范问题隐患从源头学院→中端学校档案馆→终端社会。期间档案馆将组织人员到各院进行业务指导和质量抽检。

5、最后由档案馆错时错峰有序安排各院毕业生档案进馆移交时间节点，完成毕业生档案转递工作，并将投递信息录入管理系统。

6、鉴于2022届为研究生首届毕业生，由研究生处统筹指导各培养学院收集、整理、封装研究生毕业生档案，档案馆负责档案转递及信息入库工作。

三、其他应注意事项

1、因故暂时不能就业者、或没有报到证者、或其他原因其档案一时不便转递者，可向所在院提出暂存学校之申请，由学工办审核把关，汇总名单随本院毕业生档案一并移交档案馆。档案馆原则上可为符合国家相关规定的毕业生代为保管学生档案两年。

2、毕业生党团组织发展材料须按照校党委组织部和校团委的统一规范要求，单独整理核查并在其专用的独立材料袋封页表中对应打✔封装，之后与其大学档案一并装入毕业生档案专用袋（学校档案馆提供），再向档案馆移交。

3、为保证考研学生档案及时投递，各二级学院要以院为单位将考研学生调档函汇总统计后交档案馆。调档函上需注明档案收件人详细地址、姓名和电话，并留下考研学生姓名、班级和联系方式。

4、未尽事项可参见档案馆网页往年常规工作通知和业务指导文件，也可随时电话或网上咨询。联系人：谢老师（学生档案室3590742, 手机15090974185，614185）

 

 

 

 

          湖北文理学院档案馆

                          2022年5月13日