各二级学院（部）：

毕业生合影是广大校友在校学习历程的见证，是学校具有重要保存价值的档案资源。为了确保毕业生合影材料能及时、准确、完整归档，结合学校工作实际，档案馆拟将毕业生合影归档工作提前至当年毕业季。现就做好2025届毕业生合影归档工作的有关事项通知如下：

一、归档范围

2025届毕业生（包含本科生和研究生）合影照片冲印版和电子版，包括班级、专业合影以及学院（部）大合影。

二、归档时间

各学院（部）须在7月6日前完成对2025届毕业生合影照片电子版的系统上传和冲印版的线下移交工作。

三、归档工作流程及要求

1.完整收集。各学院相关负责人须收齐2025届毕业生全部合影照的电子版、冲印版及相应的文字说明。照片电子版为JPG或JPEG格式，须保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理，每张照片须有题名：湖北文理学院XX学院XX届XX专业XX班本科（硕士）毕业生合影，题名下标注拍摄日期，如2025.6.8，合影照片背面需从左至右对应座次备注该合影人员姓名。

2.上传系统。各学院相关负责人在收齐全部的合影照材料后，请登录档案馆系统网址（限内网）：http://szdag.hbuas.edu.cn:8080/esoaisapp/login.jsp，将每张照片的题名、拍摄时间、拍摄者、人物及座次号、备注等信息录入系统并逐张对应上传其原像素电子照片（正反面）。具体操作流程附后。

3.移交进馆。在照片档案电子版上传系统后，请各学院将照片的冲印版和系统打印的移交清单（盖章后）送至档案馆229室办理移交手续。

四、联系方式

各学院（部）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务指导。

联系人：葛婷，联系电话：15671309129

附件1 照片档案信息录入及电子版上传档案管理系统操作指南

附件2 湖北文理学院各单位（部门）归档代码表

                              湖北文理学院档案馆

                                          2025年6月9日

附件1：

照片档案信息录入及电子版上传档案管理系统操作指南

一、档案管理系统登录

1.用户登录：http://172.33.38.116:8080/esoaisapp/login.jsp

（限校园网内登录）；

2.管理系统登录界面，如下图。登录人员使用本学期各单位兼职档案员在用的用户名和密码登录系统。

二、电子照片档案录入

1.新增案卷目录

进入接收中心→档案收集整理→档案收集→文件收集→档案收集→声像档案→案卷目录→编辑录入（红色标注），弹出案卷目录数据录入对话框，如下图所示。

题名：案卷标题（湖北文理学院XXXX学院2025届毕业生合影）

年度：2025年

实体分类：照片档案所属类别（SX11）

案卷号：盒号，盒号为三位数。

保管期限：永久。

张数：本案卷内共有照片或实物的总张（件）数。

归档单位代码：填写所属二级学院（部）归档代码。（见附件2）

其他项：根据实际情况进行填写或选择。

2.卷内目录录入

进入接收中心→档案收集→声像档案→案卷目录→“√”选一条已录入的案卷目录（红色标注）→编辑录入（红色标注），弹出选中案卷的卷内目录数据录入对话框，如下图所示。

3.照片上传、删除

照片挂接是挂接在卷内目录级，进入接收中心→档案收集→声像档案→案卷目录→选中卷内目录（红色标注）→附加说明文件（红色标注），用鼠标单击需挂接或删除照片对应的目录，弹出卷内目录数据录入对话框。

上传，点击“附加文件”，弹出本地文件夹，选中需上传照片，确认，输入验证码，如下图

删除，点击“删除”，“√”选只删除已挂接的电子文件条目，确认，输入验证码，如下图所示。

附件2：

湖北文理学院二级学院（部）归档代码表