关于做好2025级本科新生档案移交工作的通知

各二级学院:

为规范我校学生档案管理工作，确保新生档案的完整和安全，档案馆拟从2025年10月25日开始集中接收2025级本科新生档案进馆，现将档案移交工作有关事宜和要求通知如下：

一、新生档案归档对象

2025级普通本科及专升本学生档案

二、 新生档案材料范围

1、高中阶段材料：高中学籍材料（毕业生登记表）、高考报考材料、高考体检表等。

2、专升本学生就读专科期间产生的材料：专升本报考表、入学登记表、成绩、毕业生登记表、政审表等材料。

3、《湖北文理学院学生登记表》（入学后填写）。

4、入团申请书及入团志愿书（在档案袋封面右下角标注“团员”）。

三、新生档案整理及移交要求

1、考虑未来就业和学历学位认证所需，请务必提醒每位新生按照学校统一要求规范填写两份《湖北文理学院学生登记表》，由所在学院审核无误盖章后一份归入新生档案中，另一份暂存学院，待后续作为文书档案移交档案馆永久保存。

2、学生的党员材料在校期间由各学院保管备用，请务必妥善保存，确保安全；共青团员的团员证由学生本人保管。

3、清理过程中，若发现“有名单而无档案”或“有档案而无名单”情况，要及时核实学生退学、休学、转学、转院、转专业、参军入伍等情况，并在移交清单上详细备注学生或档案去向。

4、若发现有材料缺失情况（确属进校报到时没有随身带来或邮政转寄到校），务必由新生辅导员在2025级新生档案移交情况说明详细备注，并负责告知学生利用寒假回原毕业高中、大学等相关单位补办缺失材料，补齐盖章后送交档案馆学生档案室。

5、各二级学院向档案馆移交新生档案，一律按照档案馆提供的最新学生名单上的专业、档案号由小到大顺序排列，并需在其对应档案袋封面右下角铅笔标注档案号后四位，填写移交说明和学生名单（见附件），一并随档案移交。

6、新生档案集中移交时间从2025年10月25日至11月30日，具体移交时间或有业务疑惑，请提前与档案馆罗老师联系（联系电话：3590742/15571190010）。

7、新生档案是大学档案不可或缺的重要组成部分，也是学生通过就读获取学历、学位的原始支撑，更是其未来毕业走向社会的身份凭证。请各二级学院高度重视此项工作，按归档材料范围尽快整理好新生档案，确保按时完整准确移交。

 附件：2025级本科新生档案移交情况说明

湖北文理学院档案馆

                  2025年9月25日

附件：

2025级本科新生档案移交情况说明

档案馆：

我院2025级研究生新生共计   人，档案具体移交情况如下：

1、                专业，应交档案    份，实交档案   份，其中有问题档案学生名单                    ；

2、               专业，应交档案     份，实交档案      份，其中有问题档案学生名单                    ；

3、               专业，应交档案      份，实交档案     份，其中有问题档案学生名单                    ；

移交负责人签字：                   学院签章：