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兰台笔荟 | Archives

兰台重使命 鉴往知未来——与随州职业技术学院同仁探讨高校档案工作

发布时间:2017-02-22 14:18  发布人:  来源:

兰台重使命  鉴往知未来

                                  ——与随州职业技术学院同仁探讨高校档案工作


熊华山

自我介绍:我来自襄樊学院档案馆。上世纪80年代我与陈劫峰院长同窗共读原襄樊大学,同学时代的陈劫峰是我们的学生会主席,我是其麾下的宣传部长。说心里话,我很钦佩陈院长的才能和胆识,毕业后他毅然走出校门,饱经风雨,磨砺人生,到如今把我们的家乡学府经营得这么红火,充满生机和发展后劲;而我呢,却一直呆在学校,不敢踏出校门,到现在还连一次正规的讲台都没上过,今天赶鸭子上架来讲档案工作,实在是诚惶诚恐。常言道:知其人,闻其言,信其说。为让大家更全面的了解本人,我这里奉上去年中秋节仿作《西江月秋思》词一首:


    西 江 月·秋思


                  ——写给自己的人生感悟与自嘲


    人生苦短多愁,转眼四十有五。秋来风雨日渐暮,忍看皱额尘土。纵是求索苦度,月明总被云覆。夜深静思过来路,望穿窗外浓雾。


                                      2009年深秋于家中


记得在省档案局培训时一位老师讲过,档案工作本身是做不出什么大学问的,它的学问价值更多的是体现对档案的编研和利用上。档案工作尤其是具体到整理业务讲起来很枯燥,为避免单调乏味,我按照刘院长和李惊涛馆长之意,特地准备了PPT讲稿,针对咱们职院实际,中间穿插了一些个人诗词爱好,力求生动活泼,听来有趣。可能平仄格律不很讲究,望莫见笑。下面言归正传。


题引——


1、兰台在词典上的释义


(1)战国楚国台名,传说在今湖北省钟祥县东。


(2)汉代宫内收藏典籍之处。


(3)泛指宫廷藏书处。


(4)指御史台,汉代的御史中丞掌管兰台。


(5)唐代指秘书省。


2、兰台与档案


据最新史学研究,我国在清入关前后还没有档案一词,档案和文书最早被称之为典、册。


兰台在古代是指史志编修之处,所以后世把从事档案工作的机构也称之为兰台,现今档案界有一本核心期刊——《兰台世界》,大概就起源于此。


修史,实际上就是现在的档案编研工作之一,如,司马迁的《史记》、司马光的《资治通鉴》等都是史上档案编研名著,某种意义上讲,《论语》也当属此类。


“盛世编史,清明修志”。听说咱们职院要成立档案馆,我建议不妨就取名兰台馆,这样叫起来文雅,显得有史蕴,玩笑。


3、标题通解


意思是说档案工作要担负起鉴往知来的历史使命,古人说,“以人为镜,可以知得失;以史为镜,可以知兴衰”,由此可见档案工作的地位和作用,这也就是我们今天要讨论的话题。


保存真实,见证发展,传承历史,奠基文化——高校档案工作的地位和作用之我见。


这16个字是我到任襄樊学院档案馆长后,通过学习考察,汇集高校内外经验和体会而凝练的我校档案工作理念。扪心自问,讲好这个话题,对初涉兰台的我实非易事,我这里只能结合我校档案工作,特别是就我校档案馆成立两年多来自己所做、所见、所思、所感,谈谈自己对这个问题的一些肤浅的认识和体会,初衷有两个:一是与职院领导和在座同仁共同交流和探讨学习;二是希望随州职院档案工作能从中吸取有用成分,避免我校曾有过的教训,少走弯路,尽早步入又好又快发展的良性轨道。莫见怪我这样表达欠妥当,好在我也是家乡人,家乡人说家乡话,我想大家还不会见怪吧。


(一)襄樊学院历史沿革及概况


(用插图和09年发布的校情通报表述)襄樊学院是1998年由襄阳师范高等专科学校、襄樊职业大学、襄樊教育学院合并组建而成的一所省属地方多科性普通本科院校;2000年,湖北省工艺美术学校整体并入襄樊学院。现有12个二级学院,1个独立学院,1个继续教育学院,1个国际教育学院和6个直属科研所。各类在校生(住校)1.5万人;各类成人教育学生8500余人。2008年顺利通过教育部本科教学工作水平评估,获得优秀等次,成功举行襄樊学院建校50周年本科办学10周年盛大庆典,召开了襄樊学院首次党代会;2009年学校成功升格为“二本一”本科高校,实现了国家级科研项目突破,并先后被省委省政府命名为“湖北省文明单位”,被教育部评为全国普通高等学校毕业生就业工作先进集体。


(二)襄樊学院档案机构沿革和发展历程


主要有以下几个关键时间点:


1999年4月8日,襄樊学院挂牌仪式在主校区南区运动场隆重举行,三校合并组建襄樊学院从此进入实质性阶段。与其它各校内机构一样,原襄阳师专、襄樊职业大学、襄樊教育学院各校分设的综合档案室相应并入襄樊学院综合档案室。最初,综合档案室属副处级建制,挂靠院长办公室。


2000年7月,湖北省工艺美术学校整体并入襄樊学院,之后综合档案室整体接收了该校移交的全宗档案资料。


2002年年初,学校机构改革,将院长办公室名下的综合档案室定为科级岗位,设置编制为2人。


2007年7月,新区办公楼投入使用,综合档案室由南区旧办公楼迁至新区办公楼,配备了档案专用库房和密集架。


2008年1月15日,襄樊学院档案馆在原校办(党委办公室和院长办公室合称)综合档案室基础上正式组建成立,成为独立建制的学校直属单位(正处级)。学校档案工作由校长领导,另由一名副校长分管档案工作,配备有包括馆长在内的6名专职人员和1名调研员(副高馆员)。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供服务利用本校档案的事业机构。


2008年4月,为适应档案馆规范化建设需要,学校确定了各单位部门档案工作分管领导和兼职人员,形成了全校档案工作网络,正式实施单位部门立卷归档制度。


2008年5月,也就是建馆当年,迎接教育部评估前夕,校党委书记周应佳同志亲临档案馆视察指导工作,特批专项经费用于购置去湿机、复印机、数码相机、防磁柜、扫描仪等基础硬件和办公设备。


2008年9月,档案馆名下的校史馆正式开馆。


2008年11月,档案馆从招生与就业工作处接收学生档案管理职能划转。


2009年,学校将档案建设与管理纳入各单位部门年度工作目标责任考核。


2009年10月,学校将史志编修职能从宣传部划转到档案馆。


建馆以来,学校还相继(修)制定出台了一系列有关档案工作的文件和内部管理制度,今天我毫不食言地将我们新编印出版的《襄樊学院档案法规制度与业务手册》带了几本,送给了李馆长,但愿能对你们的档案馆建设有所帮助。


2010年,学校又将档案工作作为主要工作,把档案达标升级作为党政工作主要目标,列入学校年度党政工作要点,学校年度预算为档案馆增列专项达标经费20万元,为档案馆新增岗位编制2个,以利更好开展档案信息数字化处理和史志编修工作。


我们的遗憾  不无遗憾的是,在上述档案机构合并调整及搬迁过程中,由于缺乏必要的过程监督和严格的交接手续,客观上每次变动都不同程度地存在着档案资料遗失情况,这一情况也只是档案馆成立后在服务利用和整理馆藏过程中才得以发现,虽几经努力多方征集补救,但仍有许多历史档案资料至今缺失,没有找回。对此,档案馆同仁从未轻言放弃,决心牢记党委重托,不辱责任使命,矢志不渝地致力追寻遗失历史档案,强化集中统一管理,不断丰富馆藏,为学校和社会提供更多更好的服务利用。(举一例子,有诗词为证)


定风波 兰台追档


世事变迁话梓桑,如今兰馆匮籍藏。


历史契约成空本,听懑?无由权产送丹江。


遍访萍踪方洞彻,焉得?文书公证幸免殃。


异味尘粉蜗底找,天道!开心甘味借琼浆。


 


(三)襄樊学院馆藏介绍


  到目前为止,我校馆藏档案主要有以下5个全宗组成:


1、襄樊学院档案全宗


2、原襄阳师范高等专科学校档案全宗


3、原襄樊职业大学档案全宗


4、原襄樊教育学院档案全宗


5、原湖北省工艺美术学校档案全宗


以上档案全宗,都分别涵盖了合并组建前后各个学校党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像等11大类档案,2008年国家新颁布的《高等学校档案管理办法》(即27号令)规定的有12大类(含声像档案),我们学校目前还没有产品档案。


另外,我校档案馆还保存有下列专项档案和资料:


1、襄樊学院干部人事档案


2、襄樊学院本科教学工作水平评估档案资料


3、襄樊学院创建省级文明单位档案资料


4、襄樊学院党建工作评估备检档案资料


用一句话来概况上面的内容:学校凡带档字的工作都有我们档案馆的份。


   (四)档案馆成立以来我们所做的工作


1、当年5月完成评估特色报告——《弘扬优秀传统文化,用隆中精神办学育人》的撰写任务,最终以《特色是地方大学生存发展的活力之源》为题,收录于中国高等教育学会和《中国高教研究》编辑部组编的《中国高等教育启示录》一书。


2、当年9月完成校史馆布展任务,为50年校庆献上厚礼。


3、当年7月接受省档案局对我校推迟多年的档案执法年检中,我校中断多年的档案工作呈现出高起点跨越式发展的良好开局,受到省专家领导一致好评。


4、认真学习国家档案法规和兄弟院校经验,紧密结合本校实际,制订修订一系列档案工作规范性文件和制度


襄樊学院档案管理办法(试行)


襄樊学院文件材料立卷归档工作规范(试行)


襄樊学院档案归档范围、类目设置和保管期限表 (试行三合一制度)


襄樊学院档案实体分类实施细则(试行)


襄樊学院档案工作突发事故应急处置预案


襄樊学院重大活动文字声像实物材料即时归档运行与管理试行办法


襄樊学院二级学院档案建设与管理试行办法


襄樊学院干部人事档案暂行规定


襄樊学院基本建设项目档案管理暂行规定


襄樊学院仪器设备档案管理试行办法(待发文)


襄樊学院声像档案管理暂行规定


襄樊学院会计档案管理办法


襄樊学院学生档案管理试行办法


襄樊学院档案馆档案借阅利用制度


襄樊学院档案馆库房管理制度


襄樊学院档案馆档案鉴定、销毁制度


襄樊学院档案馆档案统计制度


襄樊学院档案馆档案接收制度


襄樊学院档案馆档案安全保密制度


襄樊学院档案馆计算机设备与网络安全管理制度


襄樊学院档案馆防火安全制度


5、深入贯彻27号令,完善档案集中管理体制机制,健全工作网络,扎实推进部门立卷归档制度。(三纳入,四同步)


6、下大气力追索清收学校合并前后历史散件档案材料。


7、服务民生,关注就业,扎实做好毕业生档案工作(异地查询、专人专库、随到随查、修复转誊、机要投递)。


8、积极参加省市档案局、省高校档案协会活动,在开阔视野的同时,还扩大了本校影响。


9、精心酝酿谋划档案事业科学发展,自我加压推出达标升级方案——《夯实馆藏基础,促进达标升级》


10、根据省委组织部有关通知要求,我们档案馆目前正在组织筹备领导干部档案的审核备检工作。


(五)本人对档案工作的认识和体会


1、重视和做好档案工作是深入学习实践科学发展观,贯彻落实《高等学校档案管理办法》的需要。2008年8月,国家教育部和国家档案局联合签署发布了《高等学校档案管理办法》(即第27号令)。该《办法》的发布实施,是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展而作出的一项重要举措,是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献,对于加快推进现代大学管理制度建设,深化高校档案工作内涵建设,破解高校档案工作发展难题,提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平,具有十分重要的意义。


目前,我国正由教育大国向教育强国转变,高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设;高校档案的传统管理模式面临着新的挑战,同时也迎接着新的发展机遇。为切实贯彻落实“27号令”,2009年12月初省教育厅、省档案局联合下发了《关于进一步做好高等学校档案管理工作的通知》,强调要认真贯彻落实《高等学校档案管理办法》,必须紧密结合学校档案工作实际,科学谋划学校档案工作发展的大局,主要精神有五点:①要建立健全档案工作由校长领导的集中统一管理体制机制,把档案工作纳入学校整体发展规划,纳入学校各部门工作职责,与其他各项工作同步、协调、健康发展;②要进一步完善档案工作制度,加强档案队伍建设;③要严格执行档案工作的各项要求,不断提高档案管理水平;④要丰富档案利用工作的内容和手段,提升档案工作公共服务能力;⑤要确保档案工作所需经费和物质条件,加快档案现代化管理进程。


所以,我们只有真正贯彻落实好“27号令”的精神,才能正确把握高校档案工作的发展方向,明确工作思路,使档案工作焕发与时俱进的生机与活力,更好地服务学校教育教学和社会经济发展,从而也才能使档案工作本身由“三线”走向“一线”。


2、重视和做好档案工作是高校自身实现科学发展的需要。办好一所大学,核心的问题固然是要依靠师资队伍的高学术和教学科研的高水平来促进整体办学实力和核心竞争力的全面提升,但是,档案工作作为学校综合管理工作的一个重要方面,其基础性作用和地位不容忽视:


①档案工作对大学文化与大学精神的积淀和凝炼至关重要;


②档案工作涉及学校管理工作的方方面面,学校事业的科学发展,需要高水平的管理,需要规范化的管理,需要精细化的管理;


③档案工作的好坏直接影响到学校各类迎评创建活动。


④档案工作的规范化将会极大地带动和促进学校各方面工作的进一步规范,促进学校综合管理水平和办学文化软实力的全面提升。


一所大学当基础硬件设施建设和规模发展到一定阶段,与同行同类高校之间的竞争实际上就是软实力的比拼。


3、厚基才能博用。档案馆的立馆之基在于馆藏资源建设,档案工作的发展之机在于服务利用创新。也就是说,没有丰富的馆藏资源,档案馆就失去了存在的价值,更无从谈起有效的服务利用,档案工作终究会被边缘化,成为学校一个可有可无的部门。所以在我们的达标方案中把丰富馆藏资源,提高案卷质量作为工作立足点和出发点。


4、有作为才有地位。档案工作是一项基础性工作,提供有效的服务利用是档案工作永恒的主题,做好档案工作对学校发展大有裨益。但长期以来,人们习惯于把档案工作看成是一项重要的、但不处于中心地位的基础性工作,认为就是“抄抄写写、装装订订、剪剪贴贴、修修补补”(打半钩)的事情。其实新形势下的高校档案工作远非如此。外人怎么看我们姑且不谈,首要的是我们自身要自尊、自信,并通过扎实有效的工作,使人刮目相看,达到自强;过去那种“埋首故纸堆,不闻窗外事”(这要打叉)的旧观念,显然是不适应现在的高校档案工作需要的。我们要善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、创新的举措(价值取向),把档案工作做实做细做好,主动为学校各方面工作提供更多更好的服务。这样我们才能自豪地说,学校的发展有档案工作一份功劳。


5、档案工作人人有责,领导要重视,干部教师都要有档案意识,自觉养成“随办随归”的工作习惯(大量事例)。


6、“档案工作,一辈子干不完,但值得我们用一辈子去干”——解放军优秀档案工作专家刘义权语。馆走廊宣传牌三块之一(与另两块图片一起同放视频)。其实,档案工作有苦有乐也有甜。今年我们档案馆的主要目标任务是“双达标”,可实施方案所要求的人财物条件保障迟迟不能到位,我为此消耗了大量的时间和精力,眼看开年数月,工作预期进展不利,清明之前的一个双休,我独坐办公室,仿《虞美人》填词一首——双休愁


           一周双休又末了,

              愁绪未见少。

              昨夜辗转难入梦,

              兰台不忍业殇废墟中。

              重诺约典虽犹在,

              行事又何奈?

              借问人生几春秋,

              把樽向天独饮苦闷酒!


烦恼归烦恼,郁闷归郁闷。人活着要有心境,作为兰台人更要有“淡泊明志、宁静致远”的境界,我为此又自题诗一首:


            西岳古道堪蜀难


            独步峭壁鸟声残


            路到无边问天界


                          山登绝顶我峰巅               


结束语:水平能力有限,不免班门弄斧,贻笑大方;错误不当处还望批评指正。诚邀随州职院领导和在座同仁方便之时莅临襄樊学院指导工作!


谢谢大家。



(完)