关于认真做好上年度（2010年）立卷归档工作的通知

各单位、各部门：

文件材料的立卷归档工作，是学校综合管理的重要的基础性工作之一，是加强馆藏基础建设和丰富学校馆藏资源的主要手段和来源。为继续扎实有效地推进全校档案集中统一管理，促进学校档案工作规范科学，加快档案信息化建设，确保学校2011年党政工作的预期目标顺利实现，全校各单位部门必须按要求认真做好上年度（2010年）文件材料立卷归档工作。现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1、机关、直属各单位和部门在2010年内形成并办结的各种门类、各种载体对学校、学生、社会有保存、查考价值的文件材料；

2、各二级学院在2010年度形成并办结的五种须由学校保存的文书纸质档案（重大学术活动、重要会议、事业发展规划、年鉴及学生照片档案）；

3、凡在2010年竣工验收的基建工程、最后结题的科研项目和试用期满办结付款的采购设备等相关文件材料也应一并归档。

二、完成时限

全校归档工作完成时间为2010年4月25日---5月31日。

三、立卷归档流程

收集整理文件材料、分类、立卷组合、归档目录网上录入→档案馆审检（完全合格后）→打印移交目录→按要求办理档案移交手续。

四、立卷归档步骤及时间安排

1、收集、整理、立卷组合、归档目录网上录入

4月25日---5月15日，按照《襄樊学院部门文件材料归档范围和保管期限》收集、整理本单位、本部门在上年度形成分散保存的各种门类、载体的应归档的文件材料。并按照《襄樊学院文件材料立卷归档工作规范》对已分类的各种门类、载体的文件材料进行立卷组合及在襄樊学院档案管理系统进行归档目录网上录入。

2、档案馆审核

5月5日--5月22日，各单位、部门按要求完成上述整理、目录录入工作后，通知档案馆到本单位对整理的案卷质量及归档目录录入格式进行审核。

3、打印移交目录、案卷移交进馆

5月23日---5月31日，档案馆审核完全合格后，各单位、部门通过档案管理系统生成、打印移交目录（共打印一式两份，其中一份交学校档案馆，一份自存），按档案馆要求做好案卷移交。

五、其它事项

1、各单位、各部门兼职档案员要切实履行职责，认真收集应归档文件材料，于规定时间内完成各项工作，按时移交。

2、各单位、各部门电子档案应与纸质档案同步归档移交。

3、规定的归档移交时间到期后，档案馆将对各单位、各部门此项工作情况进行汇总通报。

4、须移交档案馆保存的档案由学校档案馆统一提供档案装具；各单位、各部门保管的档案，装具材料自行解决。

5、此次工作将作为2011年评选全校档案工作先进单位和先进个人的主要依据。

                               襄樊学院档案馆

             2011年4月21日