各二级学院，新生辅导员、兼职档案员：

新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是关系学生发展前途和今后各用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据，也是高校确认新生入学资格的重要依据。根据教育部有关规定，新生入学时必须提交个人入学档案。为加强学生档案管理，根据我校实际，结合上级有关政策、规定，现将有关事宜通知如下：

一、要清楚把握新生入学档案材料的界定范围

新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。主要包括以下材料：

1、高考录取材料（指“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料）；

2、高中毕业生登记表（或高中学籍卡）；

3、其他材料（指团员、党员材料和奖励、处分材料）。

二、要严肃认真地做好新生入学档案接收工作

1、各二级学院要安排专人负责新生入学档案的接收工作。我校在入学须知中均明确要求新生个人于报到时携带密封入学档案交所在二级学院，各院在新生入学时要安排好新生入学档案的接收登记工作；各院对报到后没有入学档案的新生要及时催交。专人名单请于9月2号前报档案馆备案，档案馆联系电话：3590742

 2、各二级学院要在新生入学当年10月30日前将新生入学档案收齐。对由于特殊原因仍没有入学档案的新生，各院要责成新生个人在10月30日前（利用“十一”长假）查找档案下落，或由入学前的学校出具档案丢失的证明和本人的证明材料等。

3、鉴于新生报到入学至毕业前这一期间的诸多变化因素和档案馆目前库房容量，故拟定已报到的09级新生的入学档案管理工作仍由各二级学院负责，原则上均应采取统一集中、固定存放本单位档案室，实行专人、专柜的管理办法。待毕业前一学期由档案馆统一安排时间与大学期间的档案一起进行整理和移交。

三、以上通知涉及事项适用于各二级学院2009年普通本专科计划招录新生的档案接收与管理工作，理工学院、继续教育学院、国际学院的新生档案接收与管理工作请参照执行。

襄樊学院档案馆

2009年9月1日