关于做好2025年度文件材料立卷归档工作的通知

各单位、各部门：

立卷归档工作是学校档案管理的一项重要的基础性工作，是加强馆藏基础建设、丰富馆藏资源的主要手段和来源。为进一步提升立卷归档水平，不断促进学校档案工作向深层次和高质量发展，确保一年一度的立卷归档工作顺利进行，现就做好2025年度文件材料立卷归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

1、机关各部门和直附属单位在2025年形成并办结的各种门类、各种载体对学校、学生、社会有保存、查考价值的文件材料和声像、照片和实物等；各科研机构、重点实验室和涉密单位形成的应归档文件材料，由各自隶属的单位或涉密单位统一整理移交。

2、各二级学院（部）在2025年度形成并办结的须由学校保存的文书纸质档案（事业发展规划、年鉴及2025届毕业生成绩单、学籍卡、入学登记表和毕业生登记表等）。

3、凡在2025年竣工验收的基建工程、最后结题的科研项目和保质试用期满办结付款且金额在10万元以上（含）的采购设备等相关文件材料也应一并归档。

4、各二级单位分散采购材料。分散采购是由各二级单位负责的各类采购，包括竞价网采购、零星采购和集体询价等形式。分散采购档案将纳入学校统一归档管理。其归档材料作为必归档内容，纳入各单位部门的年度归档材料目录，与其他归档材料一同移交档案馆。

5、学校2025年举办的重大活动、重要会议、主题教育等过程中形成的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件和实物，相关立卷归档单位部门要按照专题档案进行收集与归档。

以上归档范围所涉及各单位各部门具体内容参见2024年修订《湖北文理学院档案实体分类实施细则》。

二、归档流程

1、收集整理。各单位、各部门按照《湖北文理学院档案实体分类实施细则》收集、整理本单位在上年度形成分散保存的各种门类、载体的应归档的文件材料。

2、组合立卷、归档目录录入系统。各单位、各部门按照《湖北文理学院归档文件整理规范》对已分类的各种门类、载体的文件材料进行立卷组合，并将归档目录网上录入湖北文理学院档案管理系统。

3、档案馆审核。各单位、各部门按要求完成上述整理、目录录入工作后，通知档案馆对本单位整理的案卷质量及归档目录录入格式进行审核。

4、打印移交目录、案卷移交进馆。档案馆审核完全合格后，各单位部门通过档案管理系统进行移交，并生成、打印移交目录（一式打印两份，其中一份由本部门负责人签字和盖章后交学校档案馆，一份自存），按要求进行纸质案卷移交。

三、规范要求

1、归档文件材料分类别按办结（结题或结项）时间顺序排列。

2、纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页（文件中有文字、图表的页面为一页，空白页不计页数）编制，且用铅笔分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。如拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

3、二级学院学生的学籍卡、成绩单、入学登记表和毕业生登记表归档要求：按班分别组卷，每卷首页应有该卷所有学生名单汇总（规范模板见湖北文理学院档案工作QQ群），案卷每页排列顺序应与首页汇总名单顺序一致；编制每卷页码应从首页汇总名单为起始页码；信息要完整，如学籍卡信息必须有入学和毕业时登记照片、注册登记、学籍异动和毕业信息等；系统录入标题信息须统一格式为“湖北文理学院**学院2025届毕业生成绩单（或学籍卡）----**专业**班”，且“**学院”应写规范全称。

4、凡涉密文件材料归档，必须通过加密电脑或手工独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录和移交目录。禁止与非涉密文件混合；严禁通过档案管理系统进行组卷和数据处理；纸质文档须在案卷封面右上方标明密级与保密期限。

四、移交进馆时间安排

1、3月23日——4月24日，各二级学院（部）、研究院（智慧交通研究院、功能材料研究院、襄阳历史文化研究院）、继续教育学院•职业技术学院••培训学院、创新创业教育学院案卷移交进馆；

2、3月23日——3月27日，工会、离退休工作处、发展规划与质量监测处、国际合作与交流处、校友工作与社会合作处、保卫处、档案馆、图书馆、网络中心、计划财务处案卷移交进馆；

3、3月30日——4月3日，纪委•监察处、组织部、统战部、宣传部、学生工作部•学工处、团委、审计处、招生就业工作处、研究生工作部•研究生处（学科建设办公室）、资产经营管理（有限）公司案卷移交进馆；

4、4月7日——4月24日，党政办公室、教师工作部•人事处、本科生院、科发院（学报编辑部）、后勤处、基本建设管理处、国有资产与实验室管理处（采招中心）案卷移交进馆。

五、其它事项

1、要高度重视立卷归档工作。各类档案材料应做到应收尽收、应归尽归，特别是要做好重大活动档案的收集整理工作，严格落实“四同时”和“四参加”要求。“四同时”指的是：下达项目计划任务时，同时提出文件材料的归档要求；检查项目计划进度时，同时检查文件材料的积累情况；验收、鉴定项目成果时，同时验收、鉴定项目档案的完整性、准确性和系统性；进行项目总结时，同时做好项目文件的归档交接工作。“四参加”指的是：档案部门需参加产品定型会、课题鉴定会、设备开箱验收会以及项目验收会。

2、要切实落实归档移交工作的责任。档案工作分管领导和兼职档案员需按照要求认真履行档案移交工作职责。若人员出现变动，应及时做好工作交接。既要保障档案材料及时归档，又要确保工作顺利推进，从而使今年的立卷归档工作能够按时保质保量完成。

3、要妥善做好档案材料的安全保管工作。今年部分单位可能会进行搬迁，在搬迁过程中，重要档案材料极易丢失。请各单位在搬迁前，务必整理好仍存放在个人手中的重要文件、照片和实物等归档材料，尤其是涉及教师和学生个人信息的重要资料。

4、在立卷归档工作中有任何问题请及时与档案馆联系，联系电话：3590742、3591853；档案工作QQ群群号：62161423。

档案馆

2026年3月16日