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业务指导 | Archives

档案整理五十问

发布时间:2017-02-22 14:31  发布人:  来源:

1、如何保存文件正本与不同稿本?


同一文件除正本外,在撰写、印刷过程中形成的不同稿本,包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等,也可能需要留存。一般来说,文件的正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。对于只需保留定稿和正本的文件来说,计算机打印的定稿,如与正本一样,即领导通过口头修改而没有笔头修改的,可以只保存正本和发文稿纸,不必再保存定稿,以避免重复。


2、如何保存正文与附件?


附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或太厚不易装订时,也可各为一件。对于一些非本单位形成、却是正文的必要补充的文件,例如,具有审批权力的部门,在审批项目时需要申报单位上报的资格证明、单位情况介绍等复印件,这些材料是做出审批决定的依据,可以作为审批决定的附件。再如,本单位向计划部门申报项目的文件,往往带有包括项目说明、论证材料、计划书、相关财务文件等在内的很多文件,虽然是本单位形成的,档案里已经保存了,但由于比较分散,也可以作为申报文件的附件,以便于今后利用。


3、如何保存正文与文件处理单?


文书处理较规范的机关,文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件。


4、什么是需要复制的文件?


对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。


5、怎样保存转发文与被转发文?


转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件。


6、怎样保存组织关系介绍信、各种审批表等文件?


组织关系介绍信、各种审批表(离退休审批表、表彰奖励审批表)等内容都相对完整,各单位可根据本单位情况保存。如果数量少,可以一份作为一件。如果数量多,可以几份文件作为一件,但要有一定的规律,例如文件产生月份相同的作为一件,或单位性质相似的作为一件。需要注意的是,如果多份文件作为一件保存,在填写文件题名时除填写文件名称如组织组织关系介绍信、离退休审批表外,必须加注“[]”,在“[]”内逐个揭示文件所涉及到的人员姓名、单位名称,以便计算机能够直接检索。


7、怎样保存来文与复文?


“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等,根据检索需要的不同,如果来文和复文产生在同一年,可以作为一件。如果来文与复文产生在不同年度,也可以分别各作为一件,故《细则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注意的是,来文与复文“为一件”时实体上要装订在一起,填写文件题名时要把两个文件一起注明。


8、什么样的文件需要修裱?


归档文件材料由于使用不当,可能产生文件材料被损、局部残缺等现象。这类文件在装订前需要进行修裱。修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”,以恢复文件的原有面貌,增加强度,延长寿命。其中,修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件,包括补缺和托补;托裱是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。需要往意的是;由于《细则》遵循尽量保持文件原貌的思想,立卷时修裱的一些工作内容已无意义,例如为方便装订成卷而对装订边狭小的文件加边,将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外,修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件,无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。


9、如何判断字迹材料的耐久性?


复制字迹模糊或易褪变的文件档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生褪变,如褪色、扩散等而变得模糊不清时,就会影响档案的利用。决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时,一般来说,最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料,包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分,以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料,包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料,加纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印油等,或者以粘附为转移固定方式的字迹材料,如铅笔。对字迹模糊或易退变的文件,目前一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题,如易粘连等,需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率,复印时墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印。


10、怎样折叠超大纸?


《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对公文用纸幅面规格都有明确规定,即A4型。实际工作中,某些特殊形规格。由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的,为方便将来文件装盒,就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。


11、装订时是否必须去除金属装订物?


是否需要去除金属装订物,可以视具体情况灵活掌握。一般来说,由于气候比较干燥,机关档案室在具备较好库房条件的情况下,对不需要移交进馆的档案可以不拆钉。此外,对于装打成册不便拆钉的刊物、书籍等,由于金属装订物已经严密封装在其中,拆订会严重损害原貌,此时可不再拆订重装。但对于需要永久保存的归档文件来说,必须去除易锈蚀的金属物,,如订书钉、曲别针、大头针等,以避免对档案潜在的危害。因为这些金属物其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主,容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀,使文件纸张受到损害。


12、一件文件如何确定排列顺序?


《细则》规定,不只是单份文件可作为一件,正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件,因此装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。汉文本在前,少数民放文字文本在后。不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。文件处理单和发文稿纸可放在正本的后面。


13、装订时怎样对齐?


装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐,便于将来翻阅利用。一般来说,采用左上装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。


14、怎样选择装订方式和装订用品?


对于装订方式和装订用品的选择,《细则》中并未进行统一规定,只提出“装订材料应符合档案保护要求”。这是因为件的装订有许多可能的方式和用品,在没有明显优劣的情况下,简单地加以规定,反而会限制机关档案室的选择。具体选择时应考虑到以下要求:(1)符合档案保护的要求。装订用品必须对归档文件无害,不影响档案的保存寿命,装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。(2)选用装订用品应尽量降低成本,装订方式应简便易行。具体方法有线装法、变形材料装订法、粘接式、穿孔式、铆接式等装订方法。装订方式和用品各有利弊,因此在同一机关档案部门,应保持装订方式的统一,以确保档案的安全。下面简要介绍几种方法,供各单位选择。


15、什么是线装法?


线装法。从档案保护的角度讲,线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件,“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边,但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题,设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或在侧穿针打结的,但操作比较繁琐,一般不采用。


16、什么是变形材料装订法?


此方法比较简单,但对材质必须有较高要求。金属制品,如不锈钢夹、燕尾夹等,必须采用质地优良的不锈钢制品,同时考虑档案室库房的保管条件;塑料制品则必须有足够强度,以免年久断裂。要注意,使用金属装订材料的归档文件材料,不能使用微波设备进行消毒,否则可能引起火灾。


17、为何不选用其它方法?


粘接式装订法一般采用浆糊及胶水粘贴的办法,成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点,材料的可靠性也有待进一步改善。还有使用热熔胶封装的办法,但由于成本较高不易推广。穿孔式、铆接式装订法对文件的破坏性比较强,所以一般不采用。


18、如何理解”来文与复文可为一件”?


来文和复文从严格意义上讲完全是两个不同的责任者产生在两个单位的两个独立文件,应该是各为一件,但由于内容所指的问题相同,又存在着因果的逻辑关系,特别是在利用时往往需要相互印证。在归档文件整理中,绝大部分归档文件是以自然件(即单份文件)的形式出现,而需要重新界定的“件”,只是为了方使整理和利用的需要采用的一种补充形式。实际操作中,界定“件”,既要有原则性,又要有灵活性,兼顾到简化整理与便于检索。例如,各单位在实际工作中经常产生向上级的请示、报告和平行机关的协商函件,这些文件发出后往往难以确定这些机关是否复文或复文的时间,因此,外机关的来文与本机关的复文作为一件,本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件,这就是对《细则》精神的一种很好的掌握。


19、是否可以将同一事由的若干文件作为一份主要文件的附件来处理?


不能。这种做法虽然使整理工作简化了,但却给将来的检索利用设置了障碍。例如,将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起。试想,如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况,从归档文件目录上就很难检索到,从而违背深化检索的目的。所以这种做法应该避免。


20、怎样选用适合本单位的分类方法?


《细则》推荐使用“年度-保管期限”或“年度-机构(问题)-保管期限”,各单位可根据本单位实际情况,选用其中的一种。一般来说,在文件形成量较大、科室设置较多的机关,文件一般由各文书处理部门分工整理归档,宜选用“年度-机构(问题)-保管期限”分类法。文件形成量相对较少、科室设置较少的机关,一般宜采用“年度-保管期限”分类法。


21、怎样理解“年度-机构(问题)-保管期限”?


“年度一机构(问题)一保管期限“分类法即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构或问题分类,再在组织机构或问题下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法,在库房排架时,每年形成的档案按机构序列依次上架,不必预先留空,也避免了倒架,库房管理非常方便。同时,可将一个年度内同一机构形成的文件,按保管期限的不同依次排列在一起,更便于实体查阅。此方法适用于推行部门整理归档的机关单位。


此时分类方案为:


年度         机构          保管期限       件号


1995年        办公室        永久        1、2、3……


                            长期        1、2、3……


                            短期        1、2、3……


           业务一处         永久        1、2、3……


                            长期        1、2、3……


                            短期        1、2、3……


           业务二处         永久        1、2、3……


                            长期        1、2、3……


                            短期        1、2、3……


1996年        办公室        永久        1、2、3……


                            长期        1、2、3……


                            短期        1、2、3……


            业务一处        永久        1、2、3……


                            长期        1、2、3……


                            短期        1、2、3……


            业务二处        永久        1、2、3……


                            长期        1、2、3……


                            短期        1、2、3……


1997年……


22、怎样理解“年度-保管期限”分类法?


“年度一保管期限”分类法,即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关,或者每年形成文件数量少的机关。此时分类方案为


年度              保管期限           件号


1995年              永久         1、2、3……


                    长期         1、2、3……


                    短期         1、2、3……


                    永久         1、2、3……


                    长期         1、2、3……


                    短期         1、2、3……


1997年……


23、某局使用“年度-机构-保管期限”进行分类,但又单独设置了会议类,将本局召开的大型会议形成的归档文件放入其中.这种做法可以吗?


这种分类方法是错误的。采用复式分类法必须注意,同一分类层次只能采用一种分类方法,遵循同一分类方案,否则就会违背分类的原则,使分类体系随意、混乱,影响档案的检索利用。上述事例中,该局采用了“年度-机构-保管期限”的方法制定分类方案,但档案部门考虑到本局每年召开的全国性会议有重要意义,又在局内第一个组织机构“办公厅”之前增加了“会议类”,专门来容纳大型会议形成的文件材料。这样,分类方案中在同一分类层次中既出现了按机构分类,又出现了按问题分类。会议中的文件本来与各部门业务有关,但被单独抽出放入会议类,它们与业务部门其他相关文件之间的有机联系就被割断了。这种做法使分类体系不能正确反映机关工作的真实面貌,势必给今后的档案管理和提供利用工作造成困难.正确的做法就是取消“会议类”,把该类目中各个会议的归档文件,按照会议主办部门或承办部门的不同,分别归入相应部门的类目中。


24、由档案室集中整理归档文件的大型机关,是否可以采用“年度一保管期限”两级分类?


选择几级分类,需要从简化整理和便于利用两方面进行综合考虑。大型机关如国务院部委一级机关,文件形成量大,如果不分机构,“件号”必须等到年终文件归档齐全后才能确定,因而不利于档案人员以“随办随归”的方式进行归档文件整理,造成工作量的积压.即使机关档案室有能力承担集中整理的工作量,由于这种分类方案没有体现出归档文件在组织机构或问题方面的形成规律和历史联系,也会给今后的档案管理和提供利用造成困难。因此,大型机关无论选择在哪个环节整理归档文件,都不宜选择“年度一保管期限’两级分类。


25、为什么要将保管期限作为一项分类标准?


将保管期限件为一项分类标准,是《细则》首次提出的。就要求在进行归档文件整理时,对以件为单位的档案要先进行价值鉴定,确定其保管期限后再以此为标准分类整理。这就能使同一保管期限的档案相对集中,便于进馆时档案的鉴定整理工作,使之不致于过于繁重。当然,按保管期限分类排列可能使同一事由的不同文件因价值不同而分盒和分架保管,这就要求计算机发挥其特有的作用,实现相关文件的族性检索和在手工管理的条件下应编制专题目录等。


26、是否可以使用文号、级别等其他分类方法?


按《细则》要求,不允许使用除年度、保管期限和组织机构(问题)之外的其他分类方法。其原因是,无论级别、文号还是其他分类方法,都不足以反映归档文件形成的客观规律,反而会割裂归档文件之间的历史联系,造成同一事由文件的分散,从而违背“事由原则”。实际工作中,使用这两种分类方法的机关都存在着提供利用方面的困难。


27、某项工作从1998年开始至2003年结束,持续共5年,形成的归档文件将如何整理?


上述工作形成的全部归档文件,原则上应在工作结束年即2003年一并整理归档。在分类时,将这些文件全部归入2003年这一年度,将来在档案案管理和提供利用时,可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案,方便档案人员的管理和利用者的查找。但对此也不能机械理解,要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档,那么将这些文件分散到5个年度内归档也是可以的,但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度,保证查找时的方便。此外,如果这项工作每年的文件形成量较大,如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度,同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。


28、为什么排列时要遵循事由原则?


事由原则对归档文件的排列,《细则》强调了“事由原则”,即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”,使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中;可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系,方便检索利用。事由的界定可以有较大的灵活性。由于事由的概念既简单又灵活。一件具体的事、一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等都可以看作一个事由,所以以事由为单位排列归档文件,既顺应工作活动的自然流程,易于理解和掌握,又能集中反映事由的全貌,满足了利用的需要,例如:请示或报告,批复收到后,就可视为事由办理完毕;一项工程、一次活动或一次会议,可以视为一个事由;一项工作如果办理时间长需要跨年度,为了及时归档,也可以按不同阶段分为几个事由;一次会议,也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分尺度,由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序的不同等,本着便于整理和利用的原则自行掌握。按公文办理过程的先后顺序,将同一事由形成的文件排列在一起,可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程,反映出这些文件之间的客观联系。文件间在同一具体事件上的这种有机联系,对充分体现文件的价值,尤其是凭证价值是十分必要的;而这种有机的历史联系是现有条件下任何人工智能都无法模拟的。如果不是人为在文件形成过程中加以记录或描述,或在信息整序过程中加以处理(将同一事由的文件排列在一起),那么随着时间的推移,这种历史联系就根本不可能保持住或检索出来。从实际工作着,归档文件的排列,直接影响到目录检索和实体存取工作。


29、怎样理解最低一级类目?


《细则》中规定:“在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”这里的“最低一级类目”,是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目,例如按照“年度一机构一保管期限”分类,“保管期限”即为最低一级类目。


30、如何排列文件?


排列的实际操作可分为两步,即先按照事由原则,将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起,再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。


31、同一事由内归档文件如何排列?


同一事由内归档文件的排列,最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序,日期在前的归档文件排列在前,日期在后的文件排列在后;或者按文件的重要程度排列,相对重要的文件放在前面,其他的文件放在后面。同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列,才能更好地反映归档文件之间的历史联系,体现事情的前因后果,从而满足利用者的利用需要。例如,如果将有关某干部的处分决定、该干部的自述材和本局的调查材料、本局要求公安机关协助的函、群众举报信、局长办公会的会议记录、有关领导对该案的批示等等,既不按案件处理过程(时间)顺序排列,也不按归档文件的重要程度排列,只是一种非常随意的放置,这种放置看不到事情的处理过程,不利于档案管理和提供利用的工作。因此,同一事由的文件排列在一起时,必须体现时间或重要程度等顺序。


32、不同事由归档文件如何排列?


不同事由归档文件的排列可以有多种方法,包括《细则》提到的时间、重要程度等等。具体选择何种方式,可根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择。第一,按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件,按其办结时间的先后顺序排列,而不必考虑其他因素。这种方法比较简单,更适用于实行“随办随归”的机关。采用年终集中整理的机关,也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。第二,按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面。例如,某单位法规处,可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面,然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。第三,按事由具有的共同属性分别集中排列。其中,可以按责任者或承办部门分别集中排列。例如机关一股以科(室)为单位整理归档,不同事由的归档文件进行排列时,可以将不同科(室)形成的文件分别集中排列。同时,可以按照不同问题分别集中排列。采用此方法,一般都是指小问题。此类问题相对固定时,机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。例如,机关人事部门,可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。


33、怎样理解成套性?


《细则》强调指出,“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的”成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散,但这些事由间则有着较密切的联系。例如,一次会议往往包括许多事由,它们形成的文件在时间上可能跨度很大,但表现出较强的系统性,利用时需要相互参照、查证,集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊,成套利用的情况也较普遍,因此也宜于集中排列。


34、怎样排列零散文件?


实际工作中,由于种种原因,往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门归档。对于这些零散文件,应视不同情况进行处理。(1)将零散文件排列在相应类别归档文件的最后,某组织机构或问题形成的零散文件,就放在该机构或问题所有归档文件的最后,然后在所涉及事由最后一件归档文件的备注栏中标明。例如,某零散文件排列后的件号为30,就可在相关事由最后一件的备注栏中注明“见30”。(2)将零散文件与所属事由中的相关文件装订在一起,并在目录备注栏中注明“此件为两件”。但这些都只是补救措施,应尽量避免使用。


35、是否可以直接按文件形成的时间或收、发文字号的顺序排列所有归档文件?


这种做法在已经实现计算机辅助档案管理的档案部门完全可以实现,不仅充分发挥了计算机功能,而且大大减少了整理工作量。但是,这种做法只方便了归档文件整理,却给档案提供利用增加了困难。同一事由的归档文件极有可能分散在不同档案盒内,档案人员必须到多个档案盒内抽取档案才能满足利用者的需要。因此这种做法是不宜在机关档案室推行。


36、在实行“随办随归”制度的机关,如何确保同一事由的归档文件排列在一起?


一般情况下,同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全,然后再进行整埋,以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。有的机关在“随办随归”时,某一事由并未办完,其形成的文件已部分归档。所以档案人员在整理归档文件时,对这部分文件的处理,应充分考虑“同一事由文件齐全完整’这一前提,不要“先来的先整”,而应“先全的先整”。如果怕已形成的文件丢失,可在加盖的归档章中用铅笔填写件号,待年终文件全部收集齐全后,再用钢笔填写确定不变的件号。文件是否已经齐全完整,除了形成者收集外,归档文件整理者也要加强把关,否则就会影响到归档文件整理和检索利用工作的正常开展。例如,部门文书人员在某次会议结束后,将归档的文件按随办随归的要求进行了排列、编号、编目等工作,从而确定了文件的排列顺序和位置,并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要,这件会议纪要应该与会议文件排列一起。但这期间其他事由形成的文件也已按‘随办随归”的要求整理归档,并接在该会议文件之后排列、编号、编目。因而这份会议纪要就排列在其他事由后面,与该会议的其他文件分隔开来。其补救办法是按自然顺序排序进行编号,并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。


37、“按事由排列”中的事由与“按问题分类”中的问题是什么关系?


“事由”不同于分类标准中的“问题”,而是比“问题”更小的概念。“事由”可以是指一件具体的事,一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等,如申请一项拨款、任命一名干部;而“问题”则是指一类相同性质的事情,如机关党务工作、财务工作、人事工作等。


38、不同类目的文件如何排列?


不同类目文件的排列,没有固定的要求。一般可以按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列,也可以按照某种习惯的方式排列。如按机构分类的,可将各类目按照机构序列排列。按问题分类的,可将各类目按照问题顺序排列。同时,不同类目的排列顺序宜保持稳定,以便将来的查找工作更有规律可循。


39、怎样编制室编件号?


室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。以采用“年度一组织机构一保管期限”进行分类为例,室编件号应在同年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“l开始逐件流水编号。例如,办公室1999年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号,即永久的从“1”开始编一个流水件号,长期的从“1”开始编一个流水件号,短期的也从“1”开始编一个流水件号。其它科室的依次类推。再如采用“年度一保管期限”分类,室编件号就应在同一年度的一个保管期限内从“1”开始逐件流水组号。如某单位1999年形成的永久的归档文件,从“1”开始编一个流水件号,长期的归档文件从“1”开始编一个流水件号,短期的归档文件从“1”开始编一个流水件号。


40、何时填写馆编件号?


馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的永久、长期档案移交进馆时,由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整,如将部分档案抽出、补入等等,使目录中的件号出现断号、跳号等现象,从而增加了档案馆管理工作的难度,因此有必要重新编制件号。《细则》中预先设置了馆编件号项,并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置,供需要时直接填写,而不必重新盖章或更换档案盒。《细则》对馆编件号的编制方法未作要求。这是因为随着档案馆接收要求的不同、进馆档案整理状况的不同,是否需要以及如何编制馆编件号也会有所不同。如果档案室阶段整理基础比较好,价值鉴定也较准确,进馆时档案变动情况不大,则档案馆可直接以室编件号作为进馆后使用的件号,只在目录相应处注明断号、跳号等情况即可,而无须重编馆编件号。


41、编号项目的设置原则是什么?


编号项目的作用与档号作用相似,作为存取档案的标识,并具有统计、监督作用。因此编号项目应符合以下基本原则:(l)惟一性原则,即编号项目应指代单一,不同对象赋予不同编号,一个代码只表示一个编号。(2)合理性原则,即编号项目结构应与归档文件的整理分类体系相适应。(3)稳定性原则,即编号项目一经确定,一般不应随意改变。(4)扩充性原则,即编号项目必须留有适当的递增空间,以便适应不断扩充归档文件的需要。(5)简单性原则,即编号项目应精简,以节省存贮空间,提高处理效率。


42、采用“年度-机构(问题)-保管期限”分类法编件号时,一个档案室一年的归档文件中会有许多个“1”号。这种现象是否会影响归档文件的检索和利用?


这种现象不会影响归档文件的检索和利用。按照这种方法编号,工作中确实会产生重号。但按《细则》的设计,件号必须与年度、保管期限、机构(问题)等其他编号项目配合,才能实现对归档文件的检索,所以即使件号重复,但结合不同归档文件的其他编号项目不可能重复,因此也就不会造成检索、归位时的混乱。而且,这样的编号原则有利于年形成归档文件数量较多、由文书或业务部门整理归档文件的机关进行归档工作,档案人员不必对所有归档文件按组织机构顺序进行串号。只须对已经归档的文件按组织机构顺序上架排列即可。这种编号原则也有利于各文书或业务部门安排本部门的归档文件整理工作,将年终集中整理的工作量分散到平时进行,合理确定工作强度。


43、是否可以以每盒为单位流水编制件号?


不可以。《细则》规定,室编件号应在最低一级类目内流水编制,这样既能使编制方法自然、简单,也便于进行类内归档文件数量统计等工作。先编盒号再编流水件号的做法,使得件号必须与盒号配合才能实现文件调用后的归位。这样,既增加了编号层次,又增加了检索层次。而增加这些步骤对实现归档文件的有效检索完全是多余的,完全违背了文书立卷改革“简化、高效”的原则,因此《细则》将其排除在外。


44、成套文件是否也需要逐一填写归档文件目录?


是的。会议文件、报表、刊物等成套文件也必须和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录。因为成套文件也是逐件加盖归档章的,因此按照编目原则,填写归档文件目录时也必须逐一填写。具体编目时,由于成套文件的题名大都相似,难以准确揭示具体文件的内容,填写时应根据文件内容重拟标题,加括号附于原标题后,以方便档案的查找利用。例如,“XX工作会议文件之一”后应加上“XXX同志在会议开幕式上的讲话”字样。又如:“简报第三期”后应加入“关于XXX活动情况的报道”字样。


45、归档文件目录除集中装订成册外,还需要分别在档案盒中放置吗?


按照《细则》的制定思想:档案盒只是归档文件的保管装具,而不再是一级整理单位。提供利用时,档案人员是根据归档文件目录按照“全宗、年度、保管期限、机构(问题)、件号”的顺序确定所需档案的位置后,再按照盒脊上的起止件号找到相应档案盒需要抽取的实体。由此可见,在每盒内设置“卷内文件目录”,对检索并无意义,因此,《细则》没有要求在盒内放置目录。但如果认为管理时确有必要,也可由机关自行规定。


46、归档文件目录采用横式还是竖式?


两种都可以。《细则》条文中只规定了归档文件目录的样式,附图也只是示意图,没有规定各栏目的详细尺寸,也没有规定横式或竖式。归档文件目录的具体格式,各机关单位可以根据需要,在一般格式的基础上自行确定。只要归档文件目录真实反映归档文件本身的原貌,目录栏目齐全,填写规范,其形式是横式还是竖式都是可以的。同一立档单位的目录格式应保持一致,不要随意更改,以保持美观,并便于使用。


47、编制归档文件目录时,对项目中的责任者如何掌握,如何体现承办部门?


责任者是文件的署名者,但实际工作中有些由业务部门起草承办的文件是以机关名义或办公室的名义发出的,实行文书处理部门或业务部门整理归档文件的单位,这些文件发出后,存档的文件往往就退回到承办部门整理归档,承办部门在整理归档文件时也习惯在“责任者”一栏填入承办部门的名称,这种做法是不正确的。如果需要将承办部门作为文件的检等情况,增加档案提供利尽的困难。实际操作时,必须检索依据,那么在分类的机构项上就能体现出来,因此责任者必须是文件的署名者,而不是承办者。


48、装盒的具体要求?


装盒时应注意以下几点:(1)不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒中。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度,因此分年度装盒并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度写成的。例如,跨年度事由形成的文件,在某一年度整理归档的,应放入归档的年度中。(2)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。(3)分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的归档材料不应放入同一档案盒。即使形成的文件数量少,装不满一盒时,也不宜将其混装入其它档案盒,而应选用不同厚度的档案盒来解决。


49、装盒应注意的问题?


(1)应视文件的厚度选择适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体,站立放置时不至于使文件弯曲变形受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒,应选用较薄的档案盒。(2)档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此,并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,顺次装入下一盒。


50、怎样编制盒号?


盒号是指档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制,历年大流水编号,以4位数为限几年一断号。