关于进一步规范会议纪要类文件材料

归档工作的几点意见

一、会议纪要类别：

1、党委常委会会议纪要；

2、校长办公会会议纪要；

3、其他专题（单项议题）会议纪要。

二、归档材料范围：

1、会议纪要红头文件；

2、党委常委会会议或校长办公会会议通知单（含议题）；

3、同意上会研究和最后处理结果的《请示报告处理笺》；

4、有关部门和单位上会各个议题的汇报材料。

三、归档工作责任主体：

学校办公室和党委主体责任办公室为会议纪要类文件材料归档责任主体。凡上会议题必须由相关部门和单位提交正式书面汇报材料（盖有单位公章），在会议结束后，由归档主体单位及时统一汇总整理当次会议相关文件材料（归档范围1-4），并按规范要求完成预立卷，于次年上半年向档案馆移交。

四、归档要求与整理方法：

1、会议纪要归档材料必须符合公文处理规范要求；

2、会议纪要归档材料必须齐全完整，确保“应归则归”，尤其是上会议题汇报材料；

3、会议纪要归档材料整理必须按照《湖北文理学院归档文件整理规范》要求，遵循事物形成规律，保持材料之间有机联系，以件为单位组卷，卷内材料先后排序参见上述《归档材料范围1-4》。

五、意见施行时间：

预立卷工作重在平时。本意见从2018年1月（即收集整理2018年应归档文件材料预立卷时）起开始施行。此前已立卷归档的历年历次会议纪要类档案维持原案卷不变。

                                    档  案  馆

                                                                 2018年5月10日