谋深层发展 建一流档案

为创建综合性大学提供必要的软实力支撑

——关于学习贯彻落实鄂档【2015】42号文件精神的思考与建议

档 案 馆

2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发【2014】15号，以下简称《意见》），随即得到全国各地方党委政府的积极响应。继湖北省政府办公厅出台相应文件（鄂办发【2014】28号）之后，2015年9月28日，省档案局和省教育厅又针对我省高校档案工作联合印发了《关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》的通知（鄂档【2015】42号），要求各高校认真贯彻执行。现结合我校实际，就如何加强和改进新形势下我校档案工作提出以下建议。

一、深入领会通知精神，不断提高对加强和改进新形势下我校档案工作重要性的认识。

通知指出，高校档案工作是高校科学管理和开拓创新的一项重要基础性工作，加强和改进新形势下高校档案工作，对于深化高校改革、发挥高校优势、提升管理水平具有十分重要的意义。做好档案工作，是高校的法定职责和重要使命。通知要求，高校档案工作要深入学习贯彻落实中央和省系列文件精神，以“办一流大学、建一流档案”为目标，以服务“四个全面”战略布局、服务湖北“建成支点、走在前列”奋斗目标、服务高校发展和师生群众为主线，以“完善体制机制、健全三个体系、加大支持保障”为重点，推动全校高校档案工作适应新常态，促进新发展，实现新跨越。

二、把握政策利好形势，追求档案工作更高目标，我们永远在路上。

在我校档案馆事业发展历程中，曾经有过一个黄金机遇期（2008—2012年），这一时期，学校顺利通过教育部本科教学工作水平优秀评估、迎来校庆五十周年和学校第一次党代会。学校档案工作从零起步，得到自合并组建10年来前所未有的重视，实现跨越式发展——“五年迈出三大步，高标对接达AAA”。当前，我校又面临更名和创大新的发展形势，中央和省都相继出台了诸多加强和改进档案工作的利好政策，我们有理由相信：未来3—5年必将成为学校档案工作又一个黄金发展机遇期。

学习上述《意见》和《通知》精神，我们深受鼓舞，倍感档案工作责任重大，使命光荣，做好今后档案工作我们目标明确，底气十足。面对新形势，档案工作必须创新思维，创新作为，谋求更大发展，为更名和创大提供更加有力的档案文化支撑。要找准问题切入点，用更高远见和更大胆识，狠抓工作落实，进一步理顺和完善档案工作体制机制，为之争取更多的理解、关心和支持，在全校营造更好的档案氛围，切实让档案工作在培育和建设大学文化中发挥应有的作用，产生更好的绩效。

学校创大要跻身省属高校第一方阵，档案工作不能躺在AAA上睡大觉。我校档案工作虽然已于2012年实现AAA达标，但达标永远只是手段而不是目的。档案工作要把目标看得更远一些，需要做的工作还有很多：AAA达标中存在的薄弱环节需要我们不断加大力度进行整改；一些影响和制约档案工作发展的新情况新问题还会随时出现，需要我们及时加以研究和解决；日益丰富的馆藏建设、数字化档案建设、校园文化建设、以及向广大查询利用者提供更加便捷高效的利用服务等深层发展问题，也需要我们投入更大的精力去探索和完善；创建特色鲜明的地方综合性大学，需要我们不断拓展档案工作的新领域，致力特色档案建设，做到档案形成到哪里，哪里需要档案服务，我们的工作就要开展到哪里。档案工作唯有只争朝夕，奋发有为，才不至于掉链子、拖后腿。追求档案工作的更高目标，我们永远在路上。

三、紧密联系实际，切实加强和改进学校档案工作。

（一）做好顶层设计，进一步加强党委行政对档案工作的领导，创新我校档案工作体制机制。

1、明确和完善档案工作归属学校党政双重领导，进一步提高档案工作地位，从严要求从业人员的政治思想素质和业务能力。

2、改变过去只注重档案馆单纯业务属性的惯性思维，明确“馆处一体”的体制机制，档案馆要履行全校档案工作管理、监督、指导和档案资源管理及提供服务利用的双重职能，更好依法管档用档。

3、切实将档案工作纳入学校事业整体发展规划；纳入学校每年党政工作要点，纳入各单位部门年度工作计划，纳入管理人员岗位职责，并列入工作考核检查。

4、全校各预立卷归档单位部门都要设立档案室，明确档案工作分管领导和兼职档案员责权利，不断提高其档案意识和归档工作积极性。同时建议学校今后人事改革和人员轮岗适当考虑兼顾专兼职档案队伍的稳定性。任何单位部门兼职档案人员的岗位变动和人员调整，事先要告知档案馆。

5、校领导要定期集中听取档案工作汇报，定期来馆检查指导工作，协调解决档案工作中的重大困难和问题。眼下AAA复审在即，档案馆恳请各位校领导百忙之中来馆视察指导备检工作。

6、提请学校考虑为档案馆增设一名业务副馆长，主抓馆藏业务建设。

7、在政策和财力允许的前提下，请学校考虑今后每年给教职工兑现发放一次达标有效期内的档案奖励工资。释放达标红利，让群众得实惠，让利用更方便，让档案工作有更加好的氛围。

（二）拓展办馆空间，实现“多馆一体”发展构想。

自2008年成立以来，档案馆一直受到地理位置和用房面积的困扰，长期存在着馆区不独立、四室不分离、用房功能布局不合理、以及陈列馆、校史馆面积狭小且远离馆区的矛盾，从而影响和制约了档案工作的更好发展。档案馆每年都要面对省市档案局执法年检、以及三年一次的达标复审，这一系列的直接影响档案安全和事业发展的问题，必定是专家和领导眼中显而易见的硬伤。

两个方案可供选择：一是5年发展方案，即因地制宜，协调提供一个给档案馆完整独立走廊的馆区，维持校史馆、陈列馆位于图书馆的现状，但须扩大校史馆现有用房面积3—5倍，且须保证校史馆、陈列馆两馆合一；对现有布展内容进行重新整合、改版和扩容；二是长远发展方案，即档案馆完全搬出办公楼——或为档案馆单独新建楼座；或迁址到宁静楼一个相对独立完整的空间，实现“多馆一体”和“长治久安”。

上述两方案我们早已拟好具体的策划草案，只待进一步论证和完善后即可组织实施。

（三）深入推进我校传统载体档案数字化进程，夯实档案管理与利用信息化基础资源建设。

档案收集保管的最终目的是为了利用。而在“大数据时代”的今天，只有通过应用先进技术和手段，全面进行传统载体档案数字化转换，才能保证档案管理和利用信息化所需数字档案资源的真实、完整、可用和安全，从而满足各类用户共享需求。我校档案数字化工作在创建“AAA”级档案馆时是受到省市专家肯定的亮点工作，起点高，起步好，但也还存在不足：一是馆藏纸质档案数字化不完整。过去为了迎检，我们只对98年合并以来保管期限为30年以上的档案进行了数字化处理，合并前各学校的档案除录取花名册外都没有数字化；二是录像带、磁盘、老照片影集等其它载体档案，随着载体寿命的终止等原因即将消失，抢救性整理迫在眉睫；三是目前校内档案网络利用还局限在目录级查询，还不能达到“足不出户、一键阅档”的水平。

针对以上问题，我们建议：

1、在严格遵循档案数字化标准规范和完成当年归档档案数字化的前提下，按归档时间从近到远对老档案（经鉴定有长期保存意义的）进行数字化处理，争取在两年内全部纳入数据管理系统；

2、对历史声像档案材料进行抢救性整理。安排专人专款，对库存录像录音、磁盘、老影集等各种载体档案进行清理和数字化转换，抢救学校珍贵历史资料；

3、与校园信息化建设同步，在保证档案数字化资源安全的前提下，进一步拓展现有档案管理系统的查借阅功能和预归档功能，区分各自权限，实现校内用户在通过校园网就能查阅档案；兼职档案员在各自办公室完成电子归档。

四、理顺机制，进一步完善和规范干部人事档案工作。

干部人事档案规范达标一直是本馆工作的软肋，省委组织部自2003年起曾先后三次来校检查，结果均不尽如人意，付出不能与收效成正比，究其原因：一是该项工作的体制机制不顺，未能象综合文书档案和财会档案管理那样，在确保实施部门立卷归档制度（关键是材料在哪个部门形成就应由哪个部门负责立卷归档）的前提下，实行集中统一管理，而且归档和移交手续很难达到规范化要求；二是现行体制下，干部人事档案工作信息不灵，从业人员长期缺少有针对性的系统业务培训；三是历史欠账问题造成缺失材料数量多、追补难度大，追补严重不到位，且整理尚欠规范。

我们初步想法是：

1、按照全省干部档案专项审核工作会议精神和要求，尽快理顺学校干部人事档案工作管理体制机制，切实推行部门立卷归档制度；从源头抓好干部人事档案材料的收集归档工作；

2、从保密安全性考虑，建议为干部人事档案配备独立库房、办公整理用房和查阅文用房。

3、相关部门要进一步加大全校干部人事档案历史缺失材料追补力度，只有追补材料到位，才能完成规范立卷，实现干部人事档案完全达标。

4、积极配合干部人事档案专项审核工作，做好规范业务指导。