2008年8月20日，国家教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权共同签署发布了中华人民共和国教育部第27号令，决定从2008年9月1日起在全国高校施行新的《高等学校档案管理办法》，原国家教委1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》（国家教委令第6号）同时废止。新办法的颁布与实施，犹如一股强劲的东风，必将极大地促进我校档案工作集中统一、部门立卷和规范管理。现结合我校档案工作实际，就如何贯彻落实新的《高等学校档案管理办法》，进一步加强和完善我校档案工作，有效组织实施全校档案集中统一管理，汇报两个方面的问题：

一、关于六个档案管理文件的说明

必须重视建章立制，规范档案管理工作，新老办法对此都有重点强调，我们在学习考察、调查研究的基础上，结合学校实际拟定了《襄樊学院档案实体分类实施细则》、《襄樊学院文件材料立卷归档工作规范》、《襄樊学院干部人事档案管理暂行规定》、《襄樊学院基建档案管理暂行规定》、《襄樊学院声像档案管理暂行规定》、《襄樊学院档案工作突发事故应急处置预案》等6个文件，并在会前分别征求过有关校领导和部门负责人意见，其中有些文件是根据上学期校长办公会意见做的修改与完善，这里再次提请讨论通过。

二、关于集中统一管理档案工作有关问题的汇报

1、学生档案管理职能划转。新办法第三章第十五条将学生档案作为单独一类纳入高校文件材料的归档范围，使之由原来的10类增加到现在的11类，并且对学生档案的内涵外延作了明确界定。据此，我馆经与相关部门协商，报请校领导批准，由学校正式下文将学生档案管理职能连同其库房设备和人员一并由招就处划转给档案馆，但由于人员不能及时到位，此项工作近日才完成交接，之后我们将抓紧拟定有关暂行规定。

2、档案馆人员编制问题。新办法第一章第五条强调了高校档案工作由校长领导，较为具体的主要职责是建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房和经费等。档案馆成立之初，暂定编制为4人。通过近一年时间的运转，人手紧缺的矛盾日渐凸显，尤其是馆内缺乏系统严格的分工，造成责任与任务分工一锅煮，这对档案管理保密与安全要求极为不利。随着全校档案集中统一管理、档案工作规范化建设的逐步深入，加之校史馆、捐赠陈列馆和学生档案管理职能的划转，参照同等规模和条件兄弟院校档案馆正常运行状态下的人员配备情况，急需增补适量必需的岗位编制。

3、馆舍用房与安全问题。新老办法都强调了学校档案馆要有符合档案管理要求的馆舍用房，实现“三室独立”，并达到防火防盗等多防要求。对于这一点，正如上半年省档案局执法年检时指出的，我们目前还有相当差距：一是档案馆没有独立的阅文室；二是现有四个库房都不同程度堆放陈年杂物，极易生虫发霉，不利防火；三是档案馆所有库房均没有象计财处那样安装防盗门窗和电子监控设备；四是档案馆没有相对独立完整的馆舍区域。考虑到学校三期规划中的档案馆建成尚待时日，我们建议采取过渡方案，适当调整和增加档案馆必需用房，保持相对独立完整，加装防盗设施，基本满足近3-5年全校档案集中统一存放管理需求。

4、档案工作规范化建设起步问题。新老办法最核心实质的问题是强调学校档案实行集中统一规范管理。鉴于我校档案工作底子薄、基础差、“欠账”多，我们打算利用年前这段时间做好三件事情：①是向各单位部门收集2006年（含）之前各个自然年度或学年度应归档而没有归档的文件材料，入馆后由档案馆结合现有馆藏进行查漏补缺，规范立卷，“还清欠账”；②是从把2007年（含）自然年度或学年度应归档的文件材料交由其形成单位部门立卷归档，档案馆进行手把手指导，督促、检查，直至验收合格再行移交，以后每年都照此实施，以逐步健全和完善部门立卷归档制度；③是收缴今年撤并单位部门撤并前所有档案材料到档案馆保存。我们把这三条措施视为实行单位部门立卷归档制度，实现全校档案集中统一规范管理的第一步，只要迈出这艰难的第一步，以后每年的工作就好做了。

5、专兼职档案工作队伍建设问题。如前所述，目前档案馆专职队伍面临着人员数量上急需补充，业务素质上急需培养提高的问题。建议今后进人必须考虑的必要条件是其必须具备档案工作的专业技术职称或一定的档案工作经历；现有人员要尽快解决由其他职称系列向档案专业技术职称的转评聘问题，对还没有取得干部身份、现行条件下还不具备职称评聘资格的同志，请学校给予政策支持，使其享受应有待遇。

要重视和改善兼职档案人员待遇问题，建立健全单位部门档案工作考评制度，设立专项奖，奖惩结合，鼓励先进，鞭挞后进；有计划地组织考察学习培训，不断提高业务水平。对兼职档案工作表现突出的个人，可按照新办法，实行专业技术职务聘任制，享受专职人员同等待遇。

6、档案利用收费问题。新办法第三十二条规定，高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。据此，我们将积极争取学校计财部门支持，拟定相关制度，明码标价，规范收费。收费主要用于补充档案馆业务经费不足和成本消耗，确有盈余部分也可用于年度表彰，以及组织专兼职人员外出考察学习。