一、为什么要召开今天这个会议？

（一）落实学校党政工作要点和本馆今年工作计划的需要，分管档案工作的校领导有交待。今年学校将档案工作纳入到各单位部门年度目标考核与奖惩办法之中，档案馆和机关其他部门一样，年终既要接受学校对本部门职能工作的考核，又要就档案工作目标任务考核全校所有单位和部门。双向的责任驱动促使我们今天得坐在一起开会好好研究如何完成今年的档案工作目标任务。

（二）贯彻落实襄樊学院档案管理办法，切实推进全校档案集中统一管理的需要。最关键的问题是如何有效的组织并实施文件材料的形成单位部门立卷归档制度？一般性的工作布置要开会，更何况带有很强的专业技术性的档案工作呢？在领导和管理方法上，我们说完成每一项工作要讲明一般性要求，而专业技术性要求更需要专门培训了。

（三）专兼职档案员队伍建设的现状实际需要我们加强档案意识的培养和专业技能的培训提高。①院系调整和机构改革，造成我们这支队伍走了老人，来了新人。②过去一年档案馆刚成立，开展业务培训是薄弱环节。

（四）从时间上讲是刻不容缓。上半年六月份之前非教学单位部门必须完成08年自然年度所形成的文件材料立卷归档工作，教学部门必须完成07—08学年度文件材料立卷归档；二级学院必须完成院系调整以前的各系档案资料的合拢，并向档案馆移交应归档的五类档案资料。前段工作的耽搁，现在所剩时间不多，而面临的任务很重、很陌生，可能还需要我们进行艰辛的探索和学习。

二、兼职档案员有哪些职责？

根据国家教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（27号令）和《襄樊学院档案管理办法》，为了做好学校档案工作，学校各单位部门必须由一位负责人分管该部门的档案工作，并配备一名兼职档案员，负责本单位部门档案的收集、管理、整理和归档工作，兼职档案员的工作应纳入本人岗位职责，并作为工作考核内容之一，兼职档案员应相对稳定，如有工作变动，必须办妥工作交接，由单位部门分管领导督促检查，并报档案馆备案。兼职档案员的具体职责有：

（一）认真学习和钻研档案管理业务知识，积极参加档案工作培训，接受档案部门业务指导。

（二）负责本单位部门各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，做到归档材料齐全、完整、系统。制定本单位部门的案卷类目，坚持平时立卷工作。

（三）与学校档案馆保持经常联系，随时提供本单位部门档案材料形成、管理状况等信息，反映工作中存在的问题、意见和建议。

（四）遵守档案工作的各项规章制度，严守保密纪律。

（五）根据立卷原则和方法进行组卷，保证案卷质量，并按规定时间向学校档案馆移交。

三、如何做好单位部门的立卷归档工作？

如何做好各单位部门的立卷归档工作？首当其冲的是要求我们的兼职档案员必须学习领会国家有关档案工作的法律法规，重点要学好国家档案法（及其实施办法）、高等学校档案管理办法、归档文件整理规则等，还有学校有关档案工作的管理办法、规定、制度和规范等。目前学校已经出台和行将出台的有襄樊学院档案管理办法、立卷归档工作规范、试行三合一制度、二级学院档案建设与管理试行办法、档案实体分类实施细则（试行）等等，这里，我们重点宣讲一下《二级学院档案建设与管理试行办法》。

学习领会上述一系列档案工作文件的精神实质不外乎以下几个方面：

（一）各单位部门都要有重视做好档案工作的意识，建立起一种灵敏高效的档案材料收集整理体制机制，使档案工作贯穿于一切工作的始终。“三纳入”,即纳入工作计划；纳入领导议事日程;纳入本单位部门各岗位人员职责范围内。“四同步”,即在布置、检查、总结、验收工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作。

（二）要重视应归档文件材料的平时积累。不仅是兼职档案员，其他人员平时也要注重对档案业务知识的学习，逐步熟悉和掌握档案工作业务技能。对历史负责，做档案工作的有心人，对本单位部门归档范围要烂熟于心；要不厌其烦，时时督促，相互提醒其他岗位人员包括本单位部门领导把应归档的文件材料及时归档。归档工作一般按年度时段进行，但不一定要等到这个特定时限才开始着手。我们要重视文件材料的平时积累，将办理完毕的文件材料随办随归，妥善管理。办是指办理完毕；归是指整理后归入档案盒。在实践过程中，随办随归包括两方面的内容：一是根据分类方案，准备不同的档案盒，分别存放已办理完毕但未整理的文件材料和已按事由整理完毕的文件材料；二是进行装订、盖章等前期整理基础性工作。

（三）要熟练掌握和运用文件材料整理方法和程序，也就是立卷归档工作规范和程序。文件材料的整理方法有两种：老方法称作三孔一线装订法；新方法可以理解为以件为单位的三角袋套装法，这也就是全国现在较为通行的方法，我们档案馆采用的就是这后一种方法。按照这种方法进行归档文件整理，就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。以件为单位，就是要求以每份文件为一件：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件（请示与批复为一件）。

我初步归纳了一下，按照新办法完成一个完整的立卷归档过程，从学校层面讲有15个步骤，从具体的立卷单位和部门讲有10个步骤：

第一步：调整检查

由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并按下列要求对文件进行调整检查：

（1）检查案卷文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

（2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

（3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

（4）检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可组薄卷。

第二步：立卷分类

（1）分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容针对的后一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度按学年度处理的文件归入针对的学年度。

（2）分问题

将文件按其内容反映的问题、事物分开。

（3）分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

第三步：立卷组合

（1）立卷组合基本要求

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。档案整理组卷过程中要注意保持活动或事件的内在必然逻辑联系，把发生发展和最后结果的全过程材料组成一个或多个完整的案卷。（期中教学检查工作）

（2）立卷组合形式，一般按下属内容和顺序进行：

①会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷、或数会一卷；

②非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

③人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

④统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

⑤学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

⑥工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

⑦简报、信息通报等按名称或期号组合；

第四步：排列材料

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列，注意并掌握一定的规范和规律：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其他文件材料按时间顺序排列。

第五步：编写件号

按件装订的卷内文件材料应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

第六步：填写归档文件目录

①件号：以件为单位按盒内文件排列先后顺序填写的序号。

②文号：文件制发机关的发文字号。

③责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

④题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。

⑤日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

⑥页数：盒内每件文件的实际页面数量。

归档文件目录按统一标准格式用计算机打印（实际工作需要时可从档案馆网页上下载）。

第七步：装订案卷

案卷以件为单位用专用三角袋装订，装订前要去掉卷内文件上的金属物，对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。

第八步：填写卷内备考

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由立卷单位对案卷质量进行审核的责任者（单位分管负责人）签名。

第九步：拟写案卷标题

要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），案卷标题不得超过50个字。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。

第十步：填写卷盒封面

（1）全宗名称：填写“襄樊学院”

（2）类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

（3）案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。

（4）卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。

（6）件、页数：按照案卷内实际件、页数填写。

（7）密级：按卷内文件材料最高密级填写。

第十一步：编制档号

各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专、兼职档案员，由档案员按《襄樊学院档案实体分类实施细则》的规定统一编制档号。

第十二步：编制案卷目录

装订好的案卷，经过分类排列和编号以后，按照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式两份，其中一份作全引目录。

第十三步：案卷装盒

案卷整理完毕，分类按档号顺序装盒。

第十四步：编写立卷说明

立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份，其中一份报送学校档案馆。

第十五步：归档验收

文件材料形成部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录。按各类档案归档时间要求，双方履行签字盖章手续后，并各执一份存查。

以上是我个人对档案工作的一些粗浅认识和体会，半路出家，难免不妥，敬请批评指正，同时也诚恳地希望在今后工作中大家在一起能有更多的切磋和探讨，共同推动学校档案事业又好又快发展。

时间关系，今天就到这儿。谢谢大家！

襄樊学院档案馆

2009年3月19日