档案馆关于接收2012届毕业生档案移交工作有关要求的通知

各二级学院学工办：

       为进一步规范毕业生档案管理工作，确保毕业生离校前其档案材料收集完整和离校后准确及时安全快捷转递，现就接收2012届毕业生档案移交工作有关要求通知如下： 

       一、各院学工办须按照本院准确的毕业生人数于五月十八日之前安排专人到档案馆领取《毕业生档案专用机要袋》和本院学生档案专用印章，办好领取手续；

       二、各院要按照学校规定的毕业生档案归档范围（见档案馆网页《敬告：应届毕业生档案归档转递方式与流程》），组织毕业生使用黑色笔，认真准确填写个人信息及各类相关材料，做到字迹清晰美观，杜绝使用“三色笔”；

       三、所有应归档材料必须做到填写规范、收集完整后再行组卷装袋；各毕业班级辅导员要本着对学生高度负责的态度，认真逐一核实毕业生档案材料，确认准确无误后再在相应位置加盖本院学生档案专用印章 和填写学生姓名、学号 ，具体移交情况请在附件《2012届毕业生档案移交情况说明》中注明，并加盖学院学工部门印章；

       四、各院必须按照毕业学生专业学号顺序（是党员学生的须在备注栏注明）排列整理档案，按时向档案馆作整体移交；

       五、党员毕业生组织发展料须按照学校组织部的统一要求，单独整理封装后与其大学档案一并装入《毕业生档案专用机要袋》，向档案馆移交，移交时附带提供按学号、专业打印的党员毕业生名单，以便统计相关数据和称重计付邮资。

      六、希望各院从做好毕业生离校工作、维护学校稳定大局出发，本着以人为本对学生一生前途负责的态度，高度重视和严肃认真地落实好此项工作，在6月1日—5日全面完成档案移交 （各二级学院如提前整理完毕可随时联系档案馆马馨老师办理移交，电话：3590742）。

         湖北文理学院档案馆

                                                                2012年5月10日    

        附件：                                                               

       2012届毕业生档案移交情况说明 

        档案馆：

             我院2012届毕业生共计________人，档案具体移交情况如下：

         1、 ________专业，应交档案________份，实交档案________份，其中有问题档案学生名单________________________；

         2、 ________专业，应交档案________份，实交档案________份，其中有问题档案学生名单________________________。

                                                                      XXX学院学工办签章

                                          辅导员：