告全校各单位部门档案借阅书

近日，为迎接省委巡视组进驻湖北文理学院，学校各单位部门因材料备检需要到档案馆借出大量案卷。职责所在，档案馆理所应当简化手续提供便捷服务。因为保存档案的根本目的就在于利用。不提供利用，档案和档案工作本身也就失去了它应有的存在价值和意义。

在以往此类借阅过程中，确实发生过这样一些现象：因特殊情况需要从档案馆借出档案，一旦脱离本馆工作人员视线和摄像监控，要么是用后不能及时归还，本馆人员虽反复追要却遭人恶语；要么是卷内材料档号和页码排序被打乱，需要再费工夫重新整理；更有甚者，是事先不与档案馆沟通，擅自涂改、撤回和替换卷内材料之事也时有发生。

档案馆在馆内一贯强调要识大体顾大局，工作既要有原则性又要有灵活性，但我们必须守住自己的职业操守与底线，哪怕遭人白眼，恶语相加，尊严受辱！因为我们要为党管档，为校守史，为民服务；我们要对学校的办学历史负责！

档案的根本属性是原始记录性，馆藏中的每个案卷都是孤本，一旦损坏或丢失往往就无法补救。因此，档案借阅与图书借阅存在着本质上的不同。保持档案完好无损，非只仅仅为了某一次的利用，档案利用是可持续性的，既要照顾眼前便捷高效利用，又要考虑长远和永久利用，不能因为某一次的利用被人为损坏而影响今后利用。本馆最不愿看到的结果是“借出去的是方便，还回来的是灾难”。

学校档案AAA达标和通过复查，是全校档案同仁励精图治、奋战八年的结果，成果和荣誉的取得是来之不易的，值得我们每一个管档查档和用档人倍加珍惜。在这次迎接省委巡视组检查工作过程中，我们都要象爱护自己的眼睛和孩子那样呵护好借出的每一个案卷、每一页材料。

为确保这次批量借出档案完好无损，完璧归赵，增强大家爱档意识，进一步完善借阅程序，本馆特拟定《档案借阅承诺书》，已传网页，可供下载。使用时须经借阅单位部门领导签字后，方可再来馆办理借阅手续。

以上所言，话虽逆耳，但别无它意。希望各单位部门能多予理解和支持。

                                                  湖北文理学院档案馆

                           2016年9月