校政发〔2011〕97号

 关于印发《档案工作规范管理AAA达标

备检工作实施方案》的通知

各单位、各部门：

《襄樊学院档案工作规范管理AAA达标备检工作实施方案》已经学校研究同意，现予印发，请认真组织实施。

　　                            二○一一年十一月三十日

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襄樊学院档案工作规范管理AAA达标

备检工作实施方案

为进一步加强学校档案管理工作，促进档案工作再上新台阶，经研究，决定在2011年上半年AA达标整改基础上，正式启动学校档案工作规范管理AAA达标备检工作。根据上级主管部门及专家指导意见和AAA达标评估验收要求，结合学校档案工作实际，特制定如下实施方案。

一、指导思想

以科学发展观为指导，高举文化建设大旗，以“突出重点，加强薄弱环节整改”为主要内容，着力解决档案工作中存在的“疏于平时，临检突击”和“当归不归，归档不及时和材料不规范”等问题，进一步增强全员档案意识，加强特色档案建设，充实和完善现有馆藏，不断积淀和物化学校办学历史文化底蕴，使档案工作能够更好地服务学校事业科学发展和跨越发展。

二、目标任务

此次AAA达标备检工作，重点是基于AA达标验收存在薄弱环节的整改。整改工作的重点有以下几个方面：

（一）科技档案。档案意义上的科技档案包括基建档案、设备档案和科研档案，整改要求：

一是加强档案工作对上述管理工作过程的参与和渗透，切实落实“四参加”和“四同步”（“四参加”即档案部门参加产品定型会、科研成果鉴定会、设备开箱验收会和基建工程竣工验收会；“四同步”即下达计划任务同时提出文件材料的归

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档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评议鉴定成果同时检查验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果材料以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料），确保归档材料完整合理。落实“四参加”和“四同步”的过程，必须有齐备的归档材料进馆。

二是按照AAA要求对已归档600余卷基建档案和2010年及其以后产生的基建档案全部按大流水号重新组卷，题写案卷题名和盒脊标识。

三是要协调相关部门对合并组建以来购进的单价在10万元以上的仪器和资产设备的应归档材料进行全面的清收和整理，加大力度充实和完善设备档案，主动参与进购设备验收，确保归档材料的完整性。

（二）会计档案。理顺会计档案与文书档案归档关系，按照最新规范要求科学整理：凡涉及财会工作的请示报告类领导签批件原件统一归入会计凭证保存；文书档案所要求归档的此类材料以复制件保存，备加归档印章说明。重视和加强对会计档案人员的业务培训，开阔眼界，提高业务素质。

（三）实物档案。加大实物档案归档工作力度，制定出台规范性文件和奖励激励措施，面向全校面向社会广泛征集收集实物档案，不断充实和加强校史馆和陈列馆布展内容的历史底蕴；结合特色档案建设，在退休老教师和在岗教学名师中征集优秀教案并在校史馆或陈列馆作专题布展。

（四）电子声像档案。进一步规范和加强此类档案材料的

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归档工作力度，运用现代技术抓紧对已经淘汰不用的软盘、录音带和录像带等的刻录复制处理，购置必要的保管保存设备；对合并以来历届毕业生登记照、学位照、班级合影照等要进行回溯追补，并整理移交进馆；今后尤其要加强对这类照片归档材料形成过程的实行统一组织、统一拍摄和统一归档。

（五）学生档案。重点加强学生在校期间档案形成过程的规范管理，确保今后学籍注册卡栏目信息和各种学业信息表格填写规范和完备。对学校原成绩管理系统中存有的以往历届学生成绩总表进行拷贝刻录复制并打印装订成册，其电子文档和纸质文档一并移交进馆保存。

（六）特色档案建设。紧密结合高校教育教学和科研工作实际，进一步完善“三合一”制度，将每位教师的教学评价结果性材料纳入教学档案归档范围，归建全校教师教学评价档案；对有突出贡献的专家、教授和博士逐个建立人物档案，重点突出教学科研业绩。

（七）文书档案数字化。一是购置必要设备，自行加工扫描各类纸质文档，使一般文书档案数字加工扫描成为馆内常规工作；二是对馆藏30年以上档案进行深度数字化处理，实现网上查询全文检索；三是在完成现有馆藏全面数字化的基础上，建立除学校网络中心服务器以外的多形式异地档案数据备份，以确保数字档案安全。

三、方法步骤

本次AAA达标备检工作分为“酝酿准备与动员、任务分解与下达、整改落实、接受验收”四个阶段，从2011年11月开

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始，到2012年7月基本结束。

（一）酝酿准备与动员阶段（2011年11月－12月初）

出台AAA达标方案并召开全校AAA达标工作动员大会，再动员、再鼓劲，进一步强化全校档案意识，为档案工作营造更加浓厚的氛围。

（二）任务分解与下达阶段（2011年12月）

在调查研究基础上，根据专家整改指导意见，对照评估验收标准，细化全校各单位部门目标，下达任务分解指令（由档案馆另行书面通知），突出和加强科技档案整改、实物档案收集、档案编研和特色档案建设等方面工作。

（三）整改落实阶段（2012年1月－4月）

对各单位部门进行业务指导，现场解决具体档案业务上的疑点难点问题，并由档案和纪检监察部门对达标整改工作任务落实情况及时督促和检查，确保各项指令任务落到实处，应进馆材料按期进馆。

（四）接受验收阶段（2012年5月－6月）

档案馆对新增进馆档案分门别类汇总整理，编目上架，同时完成数字化加工扫描和陈列馆布展、校史馆改版等整改任务。邀请市档案局专家来校进行预检指导，并正式向省档案局提出书面达标验收申请，力争6月底迎接省市专家组评审和验收。

四、工作要求

（一）加强领导，注重协调。成立由学校主要领导任组长的档案工作规范管理AAA达标工作领导小组。领导小组下设办公室，办公室设在档案馆。校内各单位部门也要成立由主要负

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责人牵头的工作专班，确保领导到位、组织到位。

（二）加强督办，强化问责。此次达标备检工作是在学校规划建设“襄阳大学”的背景下展开的，各单位部门主要领导和分管领导要有足够的认识，强化责任意识和绩效意识，把达标工作作为当前的一项重要工作抓紧抓好。对履职欠佳、任务完成不好的单位部门，学校将按照治庸问责有关规定进行责任追究。

(三)  注重宣传，营造氛围。此项工作任务重，周期长，要建立定期工作进展情况通报制度，对工作积极、任务完成好的单位部门要及时通过专题会议、校报、电台和《兰台简讯》等进行通报和表彰。

主题词：档案工作   AAA达标  实施方案  通知

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襄樊学院办公室                  2011年11月30日印发

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                                            共印30份