关于做好2018级新生高中档案接收工作的通知

  各二级学院：

    按照学校有关会议要求，9月7日—9日三天为今年学校集中迎新时间。为顺利做好新生高中档案移交进馆工作，确保完整、安全和有序，现就有关事项通知如下：

一、高中档案是大学档案不可或缺的重要组成部分，也是学生通过就读获取学历学位的原始支撑，更是其未来毕业走向社会就业的身份凭证。各院参与迎新的学校工作人员必须从思想上深刻认识学生档案对其人生发展和事业生涯的极端重要性，一切从关心关爱学生出发，以高度的责任心和一丝不苟的严实精神做好学生高中档案接收工作。

二、按照学校通行惯例，新生高中档案必须由学校档案馆集中统一管理。档案馆接收新生高中档案主要通过以下三种途径和渠道：

1、新生入学报到注册时自带的纸质高中档案，现场交给所在学院注册登记工作的专门接收人员。待入学教育和新生班级稳定后，由各院统一归整，再集中向档案馆移交。

2、凡由生源地直接寄往我校档案馆的新生高中档案（纸质），档案馆一定会妥善保存于专用库房，待各院批量移交档案进馆后一起按班级归类汇总，排列上架，并纳入系统数据管理。期间若各院因入学资格审查需要，可直接来馆阅档室当场查阅。

3、凡由生源地发往我校的电子版高中档案（一般是指江苏、山西、广西等三省区），由学校招就处安排专人统一接收并转换成纸质文档，再集中向档案馆移交。

三、各院在统筹安排迎新报到注册时，务必要将接收学生高中档案纳入工作流程，并在相关程序表中区分以上三种情况，问清学生一人一档一情况，做好详细登记和统计，不得遗漏和错登。对一时不能提交高中档案的，要在第一时间明确告知当事学生和家长，尽早尽快找生源地学校补救。

四、特别提醒今年刚入职的2018级新生辅导员，要吃透本通知要领，如遇工作疑惑可向有经验的带队领导和老师现场请教，也可向档案馆马老师电话咨询（3590742或689228）。

         五、以上通知，望切实执行。

湖北文理学院档案馆

2018年9月4日