关于认真做好《湖北文理学院年鉴》

（2016-2018合卷）组稿工作的通知

各单位、各部门：

作为见证一所大学成长和发展的重要办学史料，年鉴既是学校馆藏全宗的重要组成部分，又是年度归档案卷的浓缩精华，其组稿与编撰工作必须严肃慎重，规范运作。为认真做好《湖北文理学院年鉴》（2016-2018合卷）组稿工作，现就有关事项通知如下：

 一、组稿依据与运作规范

各单位、各部门要严格按照《湖北文理学院年鉴编纂大纲》（见附件1）、《湖北文理学院年鉴（2016-2018合卷）撰稿任务分解表》（附件2）、《年鉴行文规范》（附件3）、《单位部门及学院编纂模板》（附件4、5）等规定和要求，规范运作初稿撰写、数据汇总、文稿编排、文字校对、内容审核和签字报送等组稿工作全流程，谨防各自为政和自行其是。以上附件均可登陆档案馆网页-“业务指导”详阅，并同步上传至学校档案工作交流群（62161423），可供全程交流与咨询。

 二、组稿内容、发生时间与责任主体

  年鉴本是一年一鉴，但学校自2012年启动的年鉴编纂工作在2016、2017两年因客观原因而中断。为保持记录办学历史的延续性，本卷《年鉴》组稿内容限定2016—2018三年间学校各方面工作所发生数据变化和事业发展情况，前两年只作前因铺垫简单交代，最终的落脚点要放在2018年，要作为重点客观陈述已发生事实。凡经学校机构改革后于2018年当年存续的各教学科研机构、各职能部门、各直附属单位均为本次年鉴组稿工作的责任主体。

三、行文内容要求  

文稿要客观地反映本单位及学校在上述有效时限内的各项工作情况；要做到主题鲜明，点面结合，语言简练。既要简洁地反映本单位的工作情况，又要对工作突出方面、对学校发展贡献较大的方面作重点介绍；条目标题应与条目内容一致，条目内容文字简约、结构合理、逻辑性强；文中数据要准确，数据应前后文一致、附表与正文一致；能用图表说明情况的，尽量用图表，以利于分析对比；为避免稿件内容重复、交叉，稿件应由指定撰稿人撰写；如对编写提纲的内容和结构有更好的建议，可直接体现在文稿中。

四、行文格式规范

 1.单位名、地方名、年份、专业名词应使用规范全称。撰写时使用第三人称。

   2.正文字体统一用4号仿宋体，行距统一用单倍行距，文档和表格一律用Word格式（如编写时用Excel格式，报送时需转换成Word格式）。

    3.名单格式规范：左缩进2个字符，名字间空1.5个字符，姓名为两个字的中间空1个字符，各列名字上下对齐。

4.各类表格中，教学单位需按既定次序排序；表格信息量应丰富、全面。

五、报送稿件要求

    1.交稿时间：2019年4月30日前

  2.报送形式：同时报送打印稿和电子稿给学校档案馆（联系人谢菲，致远楼229室，电话：3590206/15090974185）。纸质稿件统一用A4纸，须注明撰稿人姓名及电话，经单位主要负责人签署审核意见并加盖单位公章。

各单位要切实加强对年鉴组稿工作的组织和领导，党政主要领导要负总责，各办公室主任要负责具体协调分工、落实撰稿和内外联络，要本着对历史负责的态度，对稿件认真审核、严格把关，并按时交稿。

                       湖北文理学院档案馆

                                           2019年3月26日