关于认真做好2018年度文件材料

立卷归档工作的通知

 

各单位、各部门：

立卷归档工作，是学校综合管理的重要基础性工作之一，是加强馆藏基础建设、丰富馆藏资源的主要手段和来源，是学校内涵发展和实力提升的有力证据。为进一步提升学校立卷归档水平，巩固省特级复查与整改成果，不断促进学校档案工作走向深层次和高质量发展，现就如何做好2018年度文件材料立卷归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

1、机关、直附属各单位和部门在2018年内形成并办结的各种门类、各种载体对学校、学生、社会有保存、查考价值的文件材料和声像、照片和实物等（各科研机构、重点实验室应归档文件材料由各自隶属的单位统一整理移交）；

2、各二级学院在2018年度形成并办结的须由学校保存的文书纸质档案（重大学术活动、重要会议、事业发展规划、年鉴及2018届毕业生合影照片、成绩单、学籍卡等）；

3、凡在2018年竣工验收的基建工程、最后结题的科研项目和试用期满办结付款且金额在10万元以上（含）的采购设备等相关文件材料也应一并归档。

具体内容见《湖北文理学院档案实体分类实施细则》（2019年修订）。

二、归档要求

1、纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制，且用铅笔分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。如拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

2、归档文件材料分类别按办结（结题或结项）时间顺序排列。

3、二级学院学籍卡和成绩单按班分别组卷，每卷首页应有该卷所有学生名单汇总，案卷每页排列顺序应与首页汇总名单顺序一致。另，学籍卡信息必须填写完整（注册、学籍异动和毕业信息）。

4、归档的毕业生合影在照片背面需对应备注该合影人员名单，合影电子稿需同步上传到档案管理系统。

5、二级学院在系统录入学籍卡和成绩单标题信息时统一格式为：湖北文理学院**学院2018届毕业生成绩单（或学籍卡）----**专业**班。另，**学院应写规范全称。

三、归档流程及时间安排

    1、收集整理、立卷组合、归档目录网上录入（4月1日---15日）

按照最新版《湖北文理学院档案实体分类实施细则》收集、整理本单位、本部门在上年度形成分散保存的各种门类、载体的应归档的文件材料。并按照最新版《湖北文理学院归档文件整理规范》对已分类的各种门类、载体的文件材料进行立卷组合及在湖北文理学院档案管理系统进行归档目录网上录入（档案管理系统安装联系人：富昱，电话：3590742）。

2、档案馆审核（4月1日--20日）

各单位、各部门按要求完成上述整理、目录录入工作后，通知档案馆到本单位对整理的案卷质量及归档目录录入格式进行审核。

3、打印移交目录、案卷移交进馆（4月21日--30日）

档案馆审核完全合格后，各单位、各部门通过档案管理系统生成、打印移交目录（共打印一式两份，其中一份由本部门负责人签字和盖章后交学校档案馆，一份自存），按要求进行案卷移交。

四、其它事项

1、各单位、各部门兼职档案员要切实履行职责，认真收集应归档文件材料，于规定时间内完成各项工作，按时移交。

2、各单位、各部门电子档案应与纸质档案同步归档移交。

3、规定的归档移交时间到期后，档案馆将对各单位、各部门此项工作情况进行汇总、通报，并报送发展规划与政策法规处会同纪委·监察处备案，作为学校年终对该单位档案工作年度目标考核的重要依据。

4、须移交学校层面保存的档案由档案馆统一提供档案装具；由各单位、各部门保管的档案，装具材料自行解决。    

5、在立卷归档工作中有任何问题请及时与档案馆联系，联系人：胡鹏飞、梁晓玲、冷先慧，电话：3590206、3591819。另，湖北文理学院档案工作群群号：62161423

 

 

 

 

 

                       湖北文理学院档案馆

                       2019年3月26日