关于移交2020级新生档案的通知

各二级学院:

为规范我校学生档案管理工作，确保新生档案完整无缺，根据学校工作安排，从2020年10月29日起对全校2020级新生档案进行集中清收和移交工作（2020级研究生新生档案已提前完成向档案馆移交，故不在此通知范围）。具体要求如下：

一、各二级学院向档案馆移交学生新生档案，一律按照档案馆提供的最新学生名册上的专业、档案号顺序排列，并需在其对应档案袋封面右下角铅笔标记档案号后四位，填写移交说明和清单(见附件)，一并随档案移交。

二、高中学生档案材料主要包括高中阶段学籍材料、高考报考材料、高考体检表等（注：外省情况不同，视具体情况而定）；专升本学生档案材料主要包括该生就读大专期间产生的相关材料（含大专学籍材料、成绩、政审材料等）及其高中档案；

三、党团材料：新生入党积极分子、预备党员、正式党员材料由二级学院保管备用；团员材料中的入团申请书、入团志愿书需放入该生档案中并在档案袋封面目录标注，团员证不归入学生档案。

四、清理过程中，若发现“有名单而无档案”或“有档案而无名单”情况，要及时核实学生退学或转学、转院、转专业、参军入伍等情况，并在移交清单上详细备注学生或档案去向和下落。

五、若有缺失情况（确属进校报到时没有随身带来或邮政转寄到校），务必由新生辅导员在移交清单上详细备注说明情况，并负责告知学生利用寒假回原毕业高中补办相关材料，于寒假开学后送交档案馆。

新生档案是大学档案不可或缺的重要组成部分，也是学生通过就读获取学历学位的原始支撑，更是其未来毕业走向社会就业的身份凭证。请各二级学院高度重视此项工作，尽快清理好新生档案，确保按时完整准确移交。新生档案移交工作截止日期2020年11月16日，具体移交时间或有业务疑惑，请提前与档案馆谢老师联系（联系电话：3590742/15090974185）

附件：2020级新生档案移交情况说明

                                                           湖北文理学院档案馆

                                                    2020年10月27日