各二级学院(部)、有关单位部门：
为进一步规范毕业生档案管理工作，确保毕业生离校前其档案材料收集完整、离校后准确及时安全快捷转递，为其就业和今后发展提供适时有效利用，现就2026届毕业生档案整理移交工作有关事宜通知如下：
一、归档范围及要求
（一）本科毕业生个人档案归档材料（与档案袋封面目录一致）：
1、入学前档案，已在学校档案馆建档并保存，有待毕业离校前由所属二级学院专人领回，并在档案馆指导下，一一对应，完成与毕业生本人大学档案的拼装；
2、学生登记表，需加盖二级学院（部）行政公章；
3、学生成绩卡，需加盖湖北文理学院成绩证明专用章，若学生辅修双学位，还需提供第二学位成绩卡;
4、毕业生登记表，需加盖二级学院（部）分党委公章;
5、学位授予证明书，需加盖学校学位评定委员会公章；
6、学生政审表，需加盖二级学院（部）分党委及党委学工部公章；
7、毕业体检表；
8、高等学校毕业生档案转递单，一式三联，一联发毕业生，二、三联需归入档案；
9、党员材料。党员发展材料归档范围及封装要求须严格按照学校党委组织部统一规范要求整理归档。
10、团员材料。团员发展材料归档范围及封装要求须严格按照学校团委统一规范要求整理归档；
11、奖惩材料；
12、学籍异动材料；
13、士兵档案；
13、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
注：归档材料中1-8为必装项，9—13为非事发不装项；另外：学生入学登记表、学生成绩卡、毕业生登记表需一式两份，一份归入毕业生档案中，一份暂存各学院（部），待来年随综合文书档案移交档案馆存档（其中，学生登记表因入学时只填写一份，故须补填一份）。
（二）硕士毕业生个人档案归档材料（与档案袋封面目录一致）：
1、入学前档案，已在学校档案馆建档并保存，有待毕业离校前后由研究生培养单位专人领回，并在档案馆指导下，一一对应，完成与毕业生本人硕士研究生档案的拼装；
2、研究生复试登记表（硕士研究生复试资格审查表），需加盖研究生招办公章;
3、研究生录取登记表，需加盖研究生招办公章;
4、研究生入学登记表，需加盖二级学院（部）行政公章：
5、研究生成绩单，需加盖湖北文理学院研究生成绩证明专用章；
6、研究生毕业登记表,需加盖二级学院（部）分党委及学校党委研工部公章；
7、研究生毕业体检表；
8、学生政审表，需加盖二级学院（部）分党委及学校党委研工部办公章;
9、党团材料。党团发展材料归档范围及封装要求须严格按照学校党委组织部和校团委统一规范要求整理归档;
10、士兵档案；
11、奖惩材料；
12、学籍异动材料；
13、硕士学位申请书，需加盖二级学院（部）行政公章；
14、学位论文评阅书，需加盖第三方平台公章或二级学院（部）行政公章;
15、答辩委员会决议书
16、硕士学位审批意见表，需加盖二级学院（部）行政公章及学校学位评定委员会公章;
17、高等学校毕业生档案转递单，一式三联，一联发毕业生，二、三联须归入档案；
18、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
注：归档材料中1-9、13-17为必装项，9—12、18为非事发不装项；另外：学生入学登记表、学生成绩单、毕业生登记表、硕士学位申请书、硕士学位论文评阅书、答辩委员会决议书、硕士学位审批意见表等材料需一式两份，一份归入毕业生档案，一份待来年随综合文书档案移交档案馆存档（其中，学生入学登记表若入学时只填写一份，须补填一份）。
二、收集整理毕业生档案材料规范要求
1、所有归档材料必须完整、真实和准确。档案材料不能有涂改痕迹，且内容要填写完整。档案材料形成单位对归档材料质量负责。
2、毕业生党团组织发展材料须按照校党委组织部和校团委的统一规范要求，单独整理核查并在其专用的独立材料袋封页表中对应打✔封装，之后与其学籍档案一并装入毕业生档案专用袋。
3、应归档材料归档入袋时，须逐一核查，需要加盖公章和粘贴照片（特别是《入学登记表》《毕业生登记表》等材料）的地方，不能遗漏。检查无误后，务必按照档案袋封面目录顺序放入袋中，并在封面表中对应目录后面打✔。档案袋封面目录与实物必须一一对应，不能错装漏装。
4、档案袋封面填写完整学生基本信息：右下角学号、专业、档案号必填。
5、检查确认无误后，将档案袋的白色缠绳绕好后贴封条。对必装项归档材料不全的毕业生问题档案不贴封条，待归档材料完整后再加封。问题档案也要移交档案馆，并在移交情况说明中写明具体原因。
6、封装完毕后，分专业并按照档案号由小到大排序，并填写毕业生档案移交情况说明、归档清单及考取研究生毕业生档案转递信息统计表（见附件1,3-5）。移交情况说明及相关表格务必采用本通知中附件的模板，且均有经毕业生辅导员审核后的手写签字并加盖二级学院（部）公章。
三、工作流程
1、5月25日至28日，各二级学院（部）毕业生辅导员须按照本科生院和研究生院提供的毕业生名单到档案馆领取入学前档案。
2、5月29日至6月12日，由各二级学院（部）按照归档范围组织毕业生认真准确填写个人信息及各类相关材料，所有应归材料必须做到填写规范、收集完整再组卷装袋。
3、6月13日至25日，各二级学院（部）在进行毕业生档案（学籍档案+党团组织发展材料+入学前档案）汇总拼装、检核、封装工作时，须一一对照归档材料填写毕业生档案袋封面目录。对不符合归档规范要求的质量问题要及时发现，及时解决，坚决防范问题隐患从源头单位→中端学校档案馆→终端社会。在此期间,档案馆将组织人员进行业务指导和质量抽检。
4、6月20日之前，经毕业生本人确认，各学院（部）初审，招生就业处及研究生院最终审核并分别提供准确的毕业生档案转递信息给档案馆。
5、6月29日至7月3日，档案馆错时错峰有序安排各院（部）毕业生档案移交进馆，同时递交移交情况说明及相关表格，并将投递信息录入管理系统，完成毕业生档案移交工作。
6、7月4日至8月10日，档案馆将整理好的毕业生档案按照档案转递信息邮递至毕业生去向档案接收单位。
四、注意事项
1、各学院须安排专人负责档案材料核查工作。档案封装前，应对照档案袋封面材料清单逐份检查、核对每份材料，杜绝填写不规范、存在涂改痕迹或材料不完整的情况；档案移交前，需仔细核对归档材料清单（附件3、4）、档案袋封面目录与袋内材料实物是否一一对应，避免错装漏装导致档案信息不符。
2、确保毕业生档案转递信息准确。“档案转递信息”来源于全国高校毕业生毕业去向登记系统，学生可选择毕业去向工作地或“生源所在地”。要提醒每一位毕业生务必仔细核对确认系统中档案转递信息，若信息有误，要及时进行更正，否则会直接影响后续档案投递。特别提醒注意的是：此处的“生源所在地”特指高考前户籍所在地，并非就读高中所在地或家庭现住所所在地。例如：某学生户籍位于樊城区，即便其曾在襄城区高中就读或目前居住于襄城区，档案若寄往襄城区人才交流中心，只会被退回。
3、《高等学校毕业生档案转递单》（见附件2）由各院（部）集中组织填写，所需信息内容由招生就业处和研究生院统一提供，必须与毕业生毕业去向登记系统中的毕业去向和档案转递信息保持一致，一旦系统中的信息发生变化，转递单必须同步更新。
4、为保证考研考博学生档案及时投递，各二级学院（部）将考研考博学生调档函汇总统计后交档案馆。调档函上需注明档案收件人详细地址、姓名和电话，并留下考研考博学生姓名、专业和联系方式。
5、因各类原因退回学校的毕业生档案需进行二次转递。请各学院毕业班辅导员在接到通知后，及时联系相关学生确认邮寄地址，并将信息反馈至档案馆，确保毕业生档案能够尽快完成转递。
6、学生档案转递信息将于9月份上传至“毕业生档案去向查询系统：http://xsdacx.hbuas.edu.cn:8080/studentInformation/studentSearchPage”， 请各毕业生辅导员提醒毕业生及时查询本人档案去向。
7、未尽事项可参见档案馆网页往年常规工作通知和业务指导文件，也可电话或网上咨询。联系人：罗老师，联系方式：办公电话3590742；手机15571190010（680010）；QQ 2507543373。
附件1： 学院2026届毕业生档案移交情况说明
附件2：《高等学校毕业生档案转递单》电子版
附件3： 学院2026届本科毕业生档案归档清单
附件4： 学院2026届硕士毕业生档案归档清单
附件5： 学院2026届考取研究生毕业生档案转递信息统计表
湖北文理学院档案馆
2026年5月16日
附件1：
学院2026届毕业生档案移交情况说明
档案馆：
我院2026届毕业生共计 人，档案具体移交情况如下：
1、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单及缺少材料：
2、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单及缺少材料：
3、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单及缺少材料：
4、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单及缺少材料：
移交单位辅导员/时间： 移交单位签章
附件2
高等学校毕业生档案转递告知书 |
转档字 号 |
2026 届毕业生 ： 您的毕业生档案已于 2026 年 8月 日寄往 ，请您适时与档案接收单位（机构）联系办理相关事宜。
经办人：学生档案室 发件单位（盖章） 联系电话：0710-3590742 2026 年 8月 20 日 |
（此联由高校填写，交高校毕业生本人留存） |
高等学校毕业生档案转递单 |
转档字 号 |
： 兹将我校 2026 届毕业生 （身份证号： ，转递编号： ）的档案材料转往贵处，请按档案所列目录清单查收，并将回执退回。 |
经办人（签名）：学生档案室 发件单位（盖章） 联系电话： 0710-3590742 2026 年 8 月 20 日 |
姓名 | 生源地 | 联系电话 | 转递 类型 | 就业单位名称 | 单位地址 | 档案 卷数 |
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| 壹卷 |
回执邮寄地址：湖北省襄阳市襄城区隆中路296号湖北文理学院档案馆学生档案室 邮政编码：441053
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（此联由高校填写，放入高校毕业生档案） |
高等学校毕业生档案转递回执 |
： 你处于 年 月 日转来高等学校毕业生档案转递单（转档字 号）所开列 同志档案共 卷已收到。现将回执退回，请查收。
收件人（签名）： 收件单位（盖章） 联系电话： 年 月 日 |
（此联由档案管理服务机构填写，反馈高校） |
