各二级学院（部）：

毕业生合影是广大校友在校学习历程的见证，是学校具有重要保存价值的档案资源。为了确保毕业生合影材料能及时、准确、完整归档，结合学校毕业工作安排，现就做好2026届毕业生合影归档工作的有关事项通知如下：

一、归档范围

2026届毕业生（包含本科生和研究生）合影电子版，包括班级、专业合影以及学院（部）大合影。

二、归档时间

各学院（部）应在2026年7月3日前完成对2026届毕业生合影照片电子版的系统上传。

三、归档工作流程及要求

1.收集毕业生合影照电子版。各学院相关负责人须收齐2026届毕业生全部合影照片的电子版。照片电子版应为JPG或JPEG格式，需保持原始像素与尺寸，不得进行压缩处理，且须为经数字成像设备形成的原始底版，不得使用照片的二次拍摄或扫描件。

2.填写照片文字说明。对每张合影照片逐一填写一份统一格式的文字说明文档（见附件1），文档为docx格式文件，标题为“湖北文理学院2026届XXX学院XXX专业XXX班本科生（硕士研究生）毕业合影文字说明”，内容需包含拍摄日期、拍摄地点、拍摄单位及合影人员姓名等信息。

3.将照片及说明文档上传管理系统。各学院相关负责人在收齐全部的合影照和对应的文字说明材料后，登录档案馆系统网址（限内网）：http://szdag.hbuas.edu.cn:8080/esoaisapp/login.jsp，将每张照片的题名、拍摄时间、拍摄者等信息录入系统，生成照片目录条，然后上传其电子照片和说明文档。具体操作流程见附件2。

四、联系方式

各学院（部）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务指导。

联系人：葛婷，联系电话：15671309129

附件1、湖北文理学院2026届XXX学院（部）XXX专业XXX班本科生（硕士研究生）毕业合影文字说明

附件2、照片档案信息录入及电子版上传档案管理系统操作指南

附件3、湖北文理学院各二级学院（部）归档代码表

 湖北文理学院档案馆

                                          2026年5月15日

附件1：

湖北文理学院2026届XXX学院XXX专业XXX班

本科生（硕士研究生）毕业合影文字说明

附件2：

照片档案信息录入及电子版上传档案管理系统操作指南

一、档案管理系统登录

1.用户登录：http://172.33.38.116:8080/esoaisapp/login.jsp

（限校园网内登录）；

2.管理系统登录界面，如下图。登录人员使用本学期各单位兼职档案员在用的用户名（各单位代码，见附件3）和密码（可咨询本单位兼职档案员或档案馆人员）登录系统。

二、电子照片（含文字说明）档案录入

1.卷内目录录入（一张合影照片及其说明为一条目录）

进入接收中心→档案收集→声像档案→案卷目录→2026-“√”已录入的案卷目录（红色标注）→编辑录入（红色标注），弹出选中案卷的卷内目录数据录入对话框了（如下图所示）→保存（ctrl+S）。

进入接收中心→档案收集→声像档案→案卷目录→选中卷内目录（红色标注，上一步录入的需挂接或删除的目录条）→附加电子文件（见红色标注），弹出卷内目录数据录入对话框。

上传，点击“增加文件”，弹出本地文件夹（如果未弹出，按照第3步操作），选中需上传照片及其说明文档，确认，输入验证码，如下图。

删除，点击“删除”，“√”选只删除已挂接的电子文件条目，确认，输入验证码，如下图所示。

3、不能上传电子文件、照片

方法1：网页上方网址栏点击红色标注出的图标，切换极速模式为兼容模式。

方法2：如方法1没有效果，下载flash中心小程序（可在360安全卫士软件管家里下载安装），点击flash修复→开始修复→修复成功→关掉浏览器刷新→重开网页，重复上面的操作，如一遍不行，可多修复几次。如下图：

附件3：

湖北文理学院各二级学院（部）归档代码表