应届毕业生档案转寄方式与流程

及注意事项

一、根据国家保密局有关规定，经教育部、人社部和邮政局共同协商确定，从2015年6月起，各高校每年毕业生档案都要改为邮政EMS渠道转寄。我校档案馆每年转寄毕业生档案的具体时间是从7月中下旬开始，转寄地址主要依据学校招就处提供的《毕业生报到证》上的相关收件地址信息。该信息最初应由各二级学院组织毕业生本人认真填写，核准无误后统一报送。

二、已与就业单位签订《就业协议书》的同学，在填写《报到证》转递档案的地址信息时，必须认真仔细，确保完整准确，务必填写全称。档案馆原则上按照《报到证》上所注明的接收档案地址寄发档案。

三、如果就业单位发生变动，请及时与学校招就处联系更改《报到证》信息，或重新换发《报到证》。档案馆只以最新《报到证》上收件地址信息为准转寄档案；而对学生口头或是其他书面形式的诉请概不直接受理。

四、由邮政EMS渠道转寄毕业生档案，收件单位必须要有签收。凡因故需要退回学校的档案，必须保证原档案袋密封完好。如果出现破损或开口，档案馆将一概拒收。

五、我校档案馆通过邮政EMS渠道转寄应届毕业生档案，一般在每年7月20日之前寄出，大概需要一周左右时间到达收件单位；当事毕业生一般在8月20日以后可向档案馆来电咨询本人档案转寄状态和转寄去向；10月1日以后可在异地直接登录学校档案馆网，点击《毕业生档案去向查询》，输入自己学号或姓名即可获知档案去向。  

六、毕业生去用人单位报到一个月后，应主动关心自己档案是否寄到。若在毕业当年12月底之前还无从获知其结果的，请立即与学校档案馆马老师联系（电话：0710—3590742），以便学校及时向邮政EMS渠道追索。需要特别注意的是，EMS底单在邮局一般只保存一年，过期就不易查找。

七、因特殊原因要求档案暂缓转寄的毕业生，应由个人写出申请，到所在学院学工办填写《毕业生自愿留档登记表》，写清缓寄事由，经审核无误后送交档案馆方可。按国家相关政策规定，学校为毕业生无偿保管档案期限不超过两年。逾期者，档案馆将统一寄往本人所在生源地人社部门及所属人才交流中心。

                   湖北文理学院档案馆

                  2018年4月