凝聚共识  大力加强馆藏基础建设

坚定信心  扎实推进档案达标升级

——在全校档案工作规范管理达标升级动员大会上的讲话

                        李文学

同志们：

今天，我们在这里召开全校档案工作规范管理达标升级动员大会，参加会议的有各单位部门分管领导和专兼职档案员、各二级学院“三办”主任以及达标工作专班成员等。会议的主要任务是部署在2010年年底之前学校档案实现AA达标的各项准备工作，动员全校各单位部门重新审视档案工作，进一步增强档案意识，直面落后，迅速行动，积极投身抢救性收集整理和丰富馆藏的活动，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，扎实做好各项准备工作，确保AA达标顺利实现。就此，我讲以下三个方面的意见：

一、全校上下必须统一思想，从科学发展观高度来认识档案工作规范管理达标升级的重要性和必要性。

（一）档案达标升级是深入学习实践科学发展观，贯彻落实《高等学校档案管理办法》的需要。2008年9月，国家教育部和国家档案局联合签署发布了《高等学校档案管理办法》（即第27号令）。该《办法》的发布实施，是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展而作出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，破解高校档案工作发展难题，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。

目前，我国正由教育大国向教育强国转变，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设；高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为切实贯彻落实“27号令”，本月初省教育厅、省档案局联合下发了《关于进一步做好高等学校档案管理工作的通知》，强调要认真贯彻落实《高等学校档案管理办法》，必须紧密结合学校档案工作实际，科学谋划学校档案工作发展的大局，主要精神有五点：①要建立健全档案工作由校长领导的集中统一管理体制机制，把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入学校各部门工作职责，与其他各项工作同步、协调、健康发展；②要进一步完善档案工作制度，加强档案队伍建设；③要严格执行档案工作的各项要求，不断提高档案管理水平；④要丰富档案利用工作的内容和手段，提升档案工作公共服务能力；⑤要确保档案工作所需经费和物质条件，加快档案现代化管理进程。

此外，省档案局还于2009年3月新修订出台了《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》，着重从管理机制、业务建设和信息服务三个方面分51个观测点对上述问题进行了量化诠释。我校档案工作属科技事业单位范畴，所以，我们只有真正贯彻落实好“27号令”的精神，才能正确把握我校档案工作的发展方向，明确工作思路，使档案工作焕发与时俱进的生机与活力，更好地服务学校教育教学和社会经济发展，从而也才能使档案工作本身由“三线”走向“一线”。这是我校档案工作达标升级的宏观背景。

（二）档案达标升级是档案工作贯彻落实首届党代会精神，实现学校下一步发展目标，建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要。办好省域副中心城市的二本一大学，核心的问题固然是要依靠师资队伍的高学术和教学科研的高水平来促进整体办学实力和核心竞争力的全面提升，但是，档案工作作为学校综合管理工作的一个重要方面，其基础性作用和地位不容忽视：①档案工作对大学文化与大学精神的积淀和凝炼至关重要；②档案工作涉及学校管理工作的方方面面，学校事业的科学发展，需要高水平的管理，需要规范化的管理，需要精细化的管理；③档案达标也是学校下一步创建最佳省级文明单位的重要考核指标。档案达标升级必将会极大地带动和促进学校各方面工作的进一步规范，促进学校综合管理水平和办学软实力的全面提升。

（三）达标升级是我校档案工作自身发展的需要。严格对照新的《高等学校档案管理办法》的建馆标准和要求，遍观省内外兄弟院校档案馆及档案工作，可以强烈地感受到我校档案工作的落后与差距，我们的馆藏数量质量，规范化立卷归档水平和数字信息化保管与利用服务水平，以及专兼职队伍业务水平和能力素质等方面，距离真正意义上的高校档案馆标准还有相当差距，我们的档案馆还缺乏作为大学档案馆应有的底蕴和内涵。达标升级对于我们既是机遇又是挑战，尽管时间很紧，困难很多，任务也很艰巨，但我们还是要充分利用好这一难得的发展机遇，在重启档案工作的良好发展开局基础上，再加一把劲，再烧一把火，从根本上把馆藏基础建设搞起来，从而促进我校档案工作实现高起点跨越式发展。

从档案工作属地管理特征上讲，我们襄樊学院地处襄樊市，按照襄樊市档案局、教育局的档案工作部署，全市中小学和幼儿园在2010年100﹪要达到A级，30﹪要达到AA级；到2011年100﹪要达到AA级。而我校作为办在襄樊市的唯一一所二本一大学，不能因为自己是省属高校就高枕无忧，以为只要市里不找就可坐视不理。我们无颜掉队拖后腿，那就别无选择地要参加达标升级，自我加压，迎难而上，奋起直追。从这个意义上说，我们参加达标升级不是有无必要，而是势在必行，行必有果。

（四）达标升级可以给全校教职工带来直接的经济实惠。据有关政策文件规定，如果AA、AAA级达标得以实现，就可参照省内党政机关事业单位档案达标升级奖励办法，为全校每位教职工增发一个月的奖励工资。

二、客观分析我校档案工作的现状实际，正确对待落后与差距，坚定对达标升级的必胜信心。

   （一）我校档案AA达标的有利条件。对照达标升级评定方案及评分标准，我校档案工作在以下几个方面具备一定优势条件：

1、领导重视。近年来学校党委行政对档案工作高度重视，2008年初学校在原隶属校办的综合档案室基础上，成立了独立建制的直属机构——档案馆，并将档案馆、校史馆和陈列馆建设纳入学校三期规划；从2009年起将档案工作纳入全校各单位部门年度目标责任考核。校党委行政领导多次召开座谈会、办公会，并深入档案馆实地调研，听取汇报，为档案工作解决实际困难和问题。全校档案意识明显增强。

2、设施到位。在学校领导和各部门支持下，馆内硬件设施基本到位：现有馆舍相对独立，基本达到三室（库房、办公、阅文）分离，现代化的档案密集架空间能够满足今后3—5年档案集中保存排放需要，安装了防盗监控设施，配备了温湿度仪、防火器、防磁柜、数码相机、扫描仪、刻录机、复印机、打印机、传真机、除湿机、办公电脑等。   

3、开局良好。通过近两年的工作实践，我校档案工作确定了先进理念，修订和完善了若干档案工作文件和制度，初步建立起了适应全校档案集中统一管理的体制机制和档案工作网络，实施了部门单位立卷归档制度。①目前《高校档案管理办法》中的11大类框架已初步建起；②今年上半年正式实施部门立卷归档制度，完成了2008年度文件材料的立卷归档和移交进馆任务；③通过大量艰苦细致的征集收集和整理指导工作，对自合并以来因工作中断而没有规范整理的零散案卷和文件材料重新进行了整理立卷（但尚待进一步完善）；④学生档案管理工作职能平稳划转，毕业生档案查询转递工作安全畅通有序；⑤校史馆的开放和正常运转，发挥了积极的宣传教育作用；⑥档案工作积极参与校史编撰和省资产审计活动等，在学校创建省级精神文明单位、接受省高校党建工作检查中积极组建了专项档案，发挥了重要作用；⑦档案宣传工作及时到位，在省档案局、省高校档案协会和众兄弟院校产生了较好影响，上月初成功承办了省档案工作协会鄂西片高校年会；⑧去年7月省档案局来校进行执法年检对档案馆的开局工作给予了充分肯定。

上述有利条件，促使我校档案实现AA达标成为可能。按目前现状基础，严格对照达标评审标准（达标方案满分为100分：95分以上为AAA，90分以上为AA，80分以上为A），我校自评分估计可达75—78分。

（二）我校档案AA达标的不利条件。上世纪九十年代中叶，原襄阳师专、襄樊职业大学和襄樊教育学院都曾先后被省档案局、省教育厅评为高校档案工作先进单位和合格单位。但由于历史的原因，我校在实现多校实质性合并过程之中和之后的七八年时间里，没有对档案工作引起足够的重视，致使合并前的原各校档案工作的一些好的经验和传统没有得到继承和发展，档案工作人员队伍极不稳定，加上体制机制不够健全，全校档案意识空前淡薄（少数单位部门如组织部、教务处、原体育系等除外），其后果是直接造成了我们今天档案达标升级工作的诸多“硬伤”，其中最大的“硬伤”就是这么多年以来，因为工作中断致使大量该收藏进馆的文字、声像和实物档案材料至今还散存于各单位部门或个人手中，一些珍贵的历史档案材料业已散失，再也无从查找；全校现在岗从业人员几乎没有一人具备档案专业技术职称。在这样的背景前提下，我们的达标升级不可避免地要受限于很多不利条件，概况起来主要有以下几个方面：

1、馆藏资源匮乏，现有馆藏数量极为有限。《高等学校档案管理办法》中的建馆标准在3万卷以上，而我校目前馆藏还不足1万卷盒。

2、2003—2007年的档案材料有待进一步收集和规范整理。

3、电子声像档案还有待系统地规范收集和整理。

4、档案保存和利用服务的数字网络化工作基本还处于未起步状态（此项分值12分）。

5、检索工具、大事记等基础编研工作薄弱。

上述几个方面的不利条件，客观地讲也就是我们与兄弟院校档案工作之间的差距，用数字和类比概念进行表述的话，那就是我们在档案工作上与同属省域副中心城市的三峡大学至少落后了5年，原本应在这5年做的工作我们没有做！今天我们提出档案达标升级，就是要在这些方面采取强有力措施，着力进行一些抢救性和补救性的工作。

三、加强对达标工作的领导，明确任务，强化责任，确保AA达标顺利通过。

（一）加强领导。11月27日召开的校长办公会，认真听取了档案馆关于达标升级工作方案的汇报，决定将达标升级工作列入2010年学校重要工作，并相应成立领导小组和工作专班（李儒寿校长任组长，李文学副校长任副组长，成员有档案馆馆长、网络中心主任和各单位部门分管领导等），下设办公室（档案馆）具体负责组织专班落实方案的各项工作任务，学校还将安排专项经费和引进专业人才，切实解决影响达标升级的软硬件设施设备问题。在此，我们要特别强调，档案达标关键在领导，领导重视了工作就好搞。希望各单位部门也要成立相应的领导小组和工作专班，会议结束后尽快将名单报送达标工作办公室。

（二）明确任务。大力加强馆藏基础建设是我们达标升级工作的着力点和主要任务，因为没有一定的馆藏数量和质量，就无法进行档案信息数字化处理，达标升级就无从谈起，这在学校达标工作方案已经很明确了。但方案中涉及的各工作专班小组及其各阶段的各项具体任务，还必须有全校各单位部门的密切配合才能完成。各单位部门最主要的任务就是要按照学校领导小组和工作专班的要求，迅速制定切实可行的工作计划，对历年来存放在本单位部门的零散文件材料进行一次全面彻底的清理，在鉴定、分类和区分保存价值的基础上按要求整理移交，各单位部门兼职档案员要积极主动地服从学校专班小组的工作安排和调度，尽一切努力，集中力量开展抢救性收集和补救性整理工作，把该收集的收集起来，该重新整理的重新整理好，该进馆的补充进馆。待收集整理工作完结后，学校工作专班还将协调档案管理系统软件专业公司集中安排档案信息录入和网上立卷归档业务培训，希望大家珍惜学习机会，积极参与，保质保量完成各项任务。

 (三)强化责任。档案工作涉及学校工作的方方面面， AA达标光靠专班人员和档案馆的几个人的力量是远远不够的，达标工作人人有责。方案确定AA达标的最后检查验收时间是明年12月底之前，从现在起，我们满打满算只有不到10个月的时间了，临近期末，各单位部门尤其是二级学院工作头绪很多，可能有人会说档案工作是不是可以再放一放，等到开年后再做，但我们在这里必须强调，再忙也不能忽视了档案达标的收集和整理工作，因为我们再也没有时间可以等待，事实上我们是在用一年的时间补过去至少5年的工作！时间之紧迫，任务之艰巨，是可想而知的，没有第一步的各单位部门材料的收集整理和移交，学校专班的大量后续工作就无法有序跟进，所以我希望大家要发扬“五加二”、“白加黑”的精神，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的劲头，把工作迅速抓起来。学校将实行奖励与问责并重的制度，谁工作滞后影响了达标工作的整体进程，就要拿谁是问。学校纪检监察部门要主动介入，为档案达标升级工作保驾护航。要对在此项工作中表现积极贡献突出的单位和个人进行表彰和奖励，对表现不好的要进行严肃的查处，直至扣发专项奖励工资。

同志们，厚基才能博用，档案工作的根本目的还是在于利用，为了将来更好的利用，为了对襄樊学院办学历史负责，我们今天再苦再难也要执着地追求达标升级。AA达标目前看来确实需要我们在人财物方面的很大投入，但投有所值，因为我们一旦拥有了AA的坚实基础，那么我们就完全可以自豪地说，AAA达标的目标就距离我们不远了。到那时，我校的档案馆不仅在襄樊市，而且在省内地市州高校也可称得上先进一流，这样才真正能与我们二本一大学的名分相符。相信只要大家齐心协力，共襄档事，我们的目标就一定能够实现！