自档案馆代表学校档案达标工作领导小组办公室先后于5月20日和5月28日发出相关通知和指令以来，从已经掌握的情况看，下列6个单位部门工作进展和完成情况较好：

组织部：09年文书档案已整理移交。建议档案移交工作应放在4月,现在忙不过来，干部人事档案正按指令进行追索补救。

科研处：09年科研项目档案和文书档案已整理移交。08年及其以前的散存的科研档案已移交。

学科办：09年档案已于本周四整理归档规范移交。

宣传部：09年档案已基本整理完毕，待档案馆检查验收合格后移交。09年之前的归档材料已移交进馆

工  会：档案员多次到档案馆请教整理业务，现已通过最后检查验收。

后勤处：已按归档范围将材料收集整理，并打印好归档文件目录，只待检查验收。

校  办：学校办公室按通知和指令已收集好材料,现正在整理组卷和文件汇编。同时已发还上年度各单位部门发文原件，以利单位部门归档。09年学校大事记尚待整理。

纪监审处：已着手收集整理，目前只缺肖玲手中材料，保证本月底完整移交；干部人事档案也正在配合组织部门积极补救。该处因招投标工作职能，归档材料极为复杂，刘华琳和梅桂花等同志克服困难，正确处理本职与兼职关系，虚心请教，保证按期移交，值得表扬。

人事处：各科室近期工作很忙，09年档案正在整理中；干部人事档案所缺材料的追索和补救工作尚待加大力度。

发规处：2009年档案已分类，准备移交进馆整理。涉及过去历史档案整理达标任务的整理编目工作也正在配合我馆开始进行。

教务处：截止5月份按照档案馆的要求，应交的教学档案全部交清，。09年度的档案也按要求正在整理中。按时移交没问题。还有一点特殊情况：最近毕业生离校，学籍这块可能要稍晚。

发展联络处：分两块(基金会和校友会)正在整理，保证按期移交。

图书馆：没有什么材料移交。《襄樊学院档案工作手册》早已领也正在学习，图书采购单与帐目，图书采购合同，报帐时都交计财处了，由计财处提供，无其他正式档案。存在问题：①主要是对本单位归档范围不够明确，请参见档案馆网页公示公告栏《各单位立卷归档范围》②图书购买清册是作为财务凭证存档还是作为文书档案存档？

保卫处：按照学校的通知正在收集材料，现正在整理。

学报：2009年合订本已移交至档案馆，目前正按《分解指令》整理相关编辑出版工作文件和材料等。存在问题主要是对本单位归档范围不够明确，请参见档案馆网页公示公告栏《各单位立卷归档范围》

学工处：已接到通知，因6月12、13日召开两代会，18日左右毕业生离校等事情较多，保证在规定的时间内完成。

外事处、国际学院：按通知已收集好材料，现正在整理，下个星期交。

继教学院：历史档案材料还缺原襄阳师专成教部分未交。09年档案材料尚待整理，对本单位归档范围还不够明确。

招就处：待毕业生离校后开始着手收集整理，保证月底移交。

老干处：按通知要求已收集好材料，现在正在整理。

计财处：已收集整理好09年的会计档案，明年6月移交档案馆。对本部门09年的文书档案和过去历史上的本部门散存的文书档案尚待加大力度收集整理；对已进馆的会计档案尚需编制检索工具。

网络中心：李真同志本来出外看病，接到通知和指令后迅速回到工作岗位，于今天上午赶到档案馆送审了立卷材料。

高教所：兼职档案员调到另一部门，指令落实情况暂不清楚。

校医院：兼职档案员有事周一才能到校，指令落实情况暂不清楚。周六的会另派人参加

科研所：区域中心和三国所正在整理，神学所档案员联系不上。

机汽学院：截止09年度该移交档案已移交进馆，有移交单？09年年鉴正在编写中。但据档案馆查实，09年只交了部分应归档材料，这绝不是归档材料的全部。

建工学院： 09年档案也已移交档案馆，09年鉴正在编写中。09届的学籍卡已交。就还剩下原始成绩册没交。

化工学院：档案正在清收整理之中。

物电学院：档案正在整理中，年鉴正在编写。

管理学院：党政联席会会议记录本不是不要吗？

经政学院：今年的档案正在整理中，2010届毕业生的毕业照电子版和纸质片还未完全出来，毕业生学籍卡、成绩单、毕业资格审查表全部保存完好，等您一声令下，保证全部上交。

教育学院：档案员主动到档案馆咨询，目前正在整理。

文学院：档案员说，很忙，还没开始整理。

音乐学院：09年度该移交档案已基本移交进馆，有移交清单，现就差党政联系会议记录本，周六上午交。

美术学院：09年档案大都交清，只缺去年国际年会档案材料。

数计学院：正在整理。

外语学院：正在整理，下周五之前完成移交。

需要澄清和说明的几个问题

一、关于每年6月完成立卷归档和移交工作的时间问题。

几个单位部门都在提，因当下正值毕业生离校，事情头绪很多，这意见很好。需要说明的是每年6月底是完成上自然年度文件材料归档的最后时限，以后每年象学工、组织、招就、教务和各二级学院等与毕业离校工作联系紧密的单位部门可自行掌握，提前到4、5月份进行，甚至与教学工作密切的单位的档案，本来可以按照学年度时间即每年的12月底前移交，但今年我们的双达标档案达标验收等不到那时候，09年档案是必检范围，我们必须把基础整理工作尽量往前赶。今年已经是这样了，请大家克服困难，保证按时移交。

二、关于综合文书档案归档保存和财务报销凭证关系问题。

这个问题涉及图书、招标、基建、设备等诸多工作领域，从规范档案工作角度讲，只要涉及这些方面的原始文件材料必须作为文书档案材料来归档保存，财务凭证利用档案复印件加盖档案证明章即可。

三、关于一些单位“说再没有什么材料可整理归档”的问题。

回答这一问题不用我多讲，只需看看档案馆网页公示公告栏和《档案工作手册》三合一制度就明白了。另外，根据我们从校办打印室得知的情况，到周五下午为止还有以下一些单位部门的档案员没领取2009年各单位、部门发文的原始件：招就处、计财处、高教所、规划建设处、网络中心、校医院、继教学院、开发办、教育学院。按照“谁生成谁立卷”的归档原则，这些发文原件还没领走，那么我们说你单位的材料收集目前还是不完整的。这个消息在群内发出好多天了，可能有些同志还没入群没回应。这里我要讲一下，我们的群是工作群，群内杜绝与工作无关的聊天，我发现一次批评一次。希望没入群的兼职档案员尽快入群：62161423

四、关于二级学院应整理移交档案馆的五大类材料的明确问题。请大家翻开《工作手册》P108页，①重大学术活动材料，是指本院主办或承办的校级及以上学术交流会议活动材料；②重要会议，是指本院教代会和党政联席会等，教代会材料由各院在会议闭幕后1个月内完成整理并移交档案馆；党政联席会会议记录本由各院于次年6月底之前随本单位其他文书档案一起移交档案馆；③事业发展规划不是每年都交，但只要重新制定和修改了就必须交；④年鉴（大事记）是一年一鉴，一年一交；⑤毕业生成绩总册、毕业生集体照和学籍卡，成绩总册和学籍卡于次年由各院打印整理好后送学校教务处统一验收、加盖印章并规范立卷后移交档案馆；毕业生集体照由各院于次年整理好后直接移交档案馆。学位照暂不交；

襄樊学院档案达标工作领导小组办公室

档案馆代章

2010年6月12日