关于全面收集整理并移交疫情防控档案

和2019年度应归档文件材料的安排意见

各单位、各部门：

  为统筹做好疫情防控和档案建设工作，确保疫情防控档案材料和2019年度归档材料应收则收，应归则归，并及时整理和完整移交进馆，根据《关于做好当前新型冠状病毒感染肺炎疫情防控档案收集归档工作的通知》（校政发综〔2020〕4 号）和《湖北文理学院档案管理办法》等有关要求，现就有关事项安排如下：

  一、各单位部门疫情防控档案材料要单独组卷。按照办结性原则和有关通知要求，明确归档范围，落实归档责任主体和相关责任人，全面完整准确地收集并整理好疫情防控各类载体应归档材料，做好预立卷诸环节工作，经档案馆指导验收合格后移交进馆，最后汇总形成《湖北文理学院新冠病毒疫情防控专项档案》，永久保存，以资后世。具体要求详见《关于做好当前新型冠状病毒感染肺炎疫情防控档案收集归档工作的通知》（校政发综〔2020〕4 号）。

  二、各单位部门在2019年度工作中形成的各类应归档材料，原则上必须遵循《湖北文理学院档案实体分类实施细则》（即三合一制度），在档案馆专业指导下，认真完成好归档流程中的规定动作。具体归档范围等要求可参见档案馆网页上年通知通告中《关于认真做好2018年度文件材料立卷归档工作的通知》，或向档案馆咨询。

  三、各单位部门的归档工作要遵循疫情防控错时错峰的原则，按照以下规定时限，有序组织向学校档案馆移交：

  1、6月10日—6月15日，工会、离退休工作处、发展规划与政策法规处、质量监测与评估中心、国际合作与交流处、保卫处、档案馆、图书馆、网络中心、学报编辑部、计划财务处案卷移交进馆；

  2、6月16日—6月20日，纪委监察处、组织部·统战部、宣传部、学生工作处·团委、教师工作部·人事处、审计处、招生就业处、研究生处·研工部、资产经营公司·后勤集团案卷移交进馆；

  3、6月21日—6月25日，各二级学院（含所属研究机构）、继续教育学院、创新创业教育学院案卷移交进馆；

  4、6月26日—6月30日，学校办公室、教务处、科技处、后勤保障部（医院）、采购与招投标管理中心案卷移交进馆。

  四、在上述归档工作中，凡遇问题和困难者，可随时联系档案馆派人到场进行专业指导和咨询。同时，档案馆也要主动下沉，深入一线，有序安排好业务督促与指导工作。

  档案业务咨询联系人：

  胡鹏飞、梁晓玲、冷先慧（电话：3590206、3591819）

  档案系统安装调试联系人：

  陈令杰 （电话：3590742，620060）

  湖北文理学院档案工作群群号：62161423

                                                                                                        湖北文理学院档案馆

                                                                                                           2020年5月26日